La pérdida de aproximadamente $100 millones anuales en IVA por facturas de proveedores no contabilizadas, se transformó en la principal razón para que SK Comercial optara, hace dos años, por implementar gestión documental. De esta forma, puso en marcha un servicio de custodia física de documentos y de digitalización, que se integró muy bien con su ERP contable SAP, proporcionándole una solución que le ha sido de gran ayuda para contabilizar oportunamente las aproximadamente 8 mil facturas que recibe cada mes.
Con filiales en Perú, Brasil y Chile, SK Comercial se dedica al negocio de venta y arriendo de maquinaria, comercialización de insumos y servicio técnico para una amplia gama de marcas de prestigio internacional. En nuestro país cuenta con sucursales desde Iquique hasta Coyhaique, por lo que su negocio es descentralizado, mientras que su contabilidad es centralizada. Por lo mismo, en el 2009 implementó el sistema SAP para tener un mayor control de su área contable y operativa; sin embargo, el alto volumen de operaciones, traducido en la gran cantidad de facturas recibidas al mes, impulsó a la compañía a analizar la gestión documental como una útil solución. Esto, dado que anualmente SK Comercial perdía entre $80 millones y $100 millones en IVA por facturas que, si bien se pagaban a los proveedores, quedaban fuera de plazo para registrar en los libros y rescatar el IVA. Por esta razón, se requería de un proceso que pudiera encargarse de administrar y almacenar la información contenida en estos documentos claves.
Así fue como la multinacional se decidió a incorporar el servicio de custodia física y digitalización de documentos, de Microsystem, que hoy le permite tener acceso centralizado a todas las imágenes y facturas que llegan a la compañía.
“La gestión documental no sólo nos brinda la posibilidad de recibir los documentos, sino que, además, permite que al digitalizarlos chequeemos si el proveedor tiene una orden de compra en el sistema SAP. Y en el caso de que sí la tenga, podemos verificar si el producto, bien o servicio que contrató, posteriormente fue recepcionado”, explica Rodrigo Morelli, Gerente de Recursos Financieros de SK Comercial.
Todo este proceso se efectúa mediante una oficina de partes en donde, después de recibidas las facturas, se archivan en una caja para luego trasladarse a custodia. Desde ese momento en adelante se manejan sólo imágenes, evitando así la pérdida de los documentos y todo el proceso engorroso asociado.
“Cuando comenzamos con el servicio, teníamos del orden de unas 5 mil facturas mensuales. Hoy contabilizamos más de 8 mil con el mismo equipo de personas y con la capacidad de seguir recibiendo más facturas”, asegura el experto. “Además -agrega- cuando se realizan 8 mil pagos al mes, es muy fácil que se pasen dos o tres. Pero con el servicio de gestión documental, que se ha complementado muy bien con nuestro sistema contable SAP, tenemos garantizada la consistencia en todo el proceso financiero”.
Un proceso que impulsa al Sello Propyme
Si bien la implementación de un sistema de gestión documental causó, en un principio, reticencia por parte de algunos empleados, que sentían que su labor ahora sería poco valorada, eso fue superado, pues con el tiempo pudieron percatarse de la importancia que seguían teniendo dentro del proceso. “Los trabajadores que se desempeñan en el área de finanzas están conscientes de que su gestión es imprescindible para que el servicio marche al cien por ciento”, asegura el profesional.
En la actualidad, los beneficios que ha generado este proceso se traducen en un significativo ahorro en la pérdida anual de IVA, disminución en los llamados orientados a consultas de pagos, así como también en un mayor orden y visualización rápida de las facturas, lo cual ha derivado en un flujo financiero correcto. Pero, sin duda, el mayor aporte de la gestión documental en SK Comercial tiene que ver con un tema de Responsabilidad Social Empresarial (RSE), en el marco del cual la compañía ha definido pagar a sus proveedores en un plazo no mayor a 30 días. Cabe destacar que no sólo se ha comprometido de palabra, sino que a través de un marco regulatorio en el que se está certificando para cumplir con esta modalidad de pago. Se trata del Sello ProPyme, una iniciativa creada por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo para garantizar mejores condiciones a las empresas de menor tamaño del país. Y no es un proceso fácil, puesto que las grandes compañías cuentan con procedimientos establecidos que se deben realizar antes y que pueden demorar el pago, como por ejemplo que la factura sea recepcionada y que se contabilice oportunamente, entre otros. En este contexto, si 50 proveedores reclaman que no recibieron su pago en el plazo estipulado, se pierde el sello, exponiéndose a la falta de credibilidad por parte de los proveedores y de la entidad gubernamental.
Sin embargo, el objetivo principal es contar con un marco regulatorio que ayude a la organización a pagar responsablemente para tener todas sus operaciones ordenadas. “Para crecer en este competitivo mercado, hay que buscar necesariamente la automatización, y la eficiencia en los procesos y la gestión documental ha sido un gran aporte en este sentido”, finaliza Rodrigo Morelli.
Ficha proyecto
• Problemática: Lograr reducir las significativas pérdidas anuales en IVA producto de facturas no contabilizadas oportunamente.
• Solución: Servicio de gestión documental de custodia física de documentos y digitalización.
• Proceso optimizado: Contabilización y gestión de facturas.
• Principales beneficios: Importante ahorro en pérdida anual de IVA por facturas no contabilizadas, reducción de consultas telefónicas por cobranza, mayor seguimiento y monitoreo de facturas, optimización del flujo financiero y opción a certificarse con el Sello ProPyme.
