Centralizar información fue el principal objetivo que la actual administración de la empresa chilena se propuso conseguir al implementar soluciones de Informat. Antes de la puesta en marcha de los sistemas de gestión, algunas unidades tenían sus propias modalidades de administrar recursos y llevar registro de gastos, lo que generaba una duplicidad de datos y funciones.
En 1999 y bajo el amparo de la empresa periodística El Mercurio, nació esta compañía especializada en el área gráfica que en un comienzo atendía exclusivamente las necesidades de impresión del periódico nacional. Sin embargo, con el tiempo, vendría una apertura comercial que la obligó a tener independencia administrativa, debiendo ser capaz de poner en marcha las distintas unidades que le dieran autonomía a su gestión.
Por ese motivo, se inició una evaluación de las soluciones informáticas, tanto nacionales como extranjeras, que permitieran una puesta en marcha expedita y rápida. Como señala Javier Vega, Jefe del Departamento de Sistemas de Gráfica Quilicura, “además del precio y la estabilidad, otro factor que se tomó en cuenta fue que la solución nos facilitara un crecimiento en el tiempo”. En este contexto, el ejecutivo agrega que la opción por Informat fue la adecuada, destacando que “la imple-mentación del módulo de contabilidad, incluyendo asesoría y capacitación, se completó en un mes”. Posteriormente, se sumaron los módulos de adquisiciones, ventas y existencias, además de herramientas de Business Intelligence.
Asimismo, Vega explica que las dificultades, no exentas en este tipo de cambios, se registraron a una escala pequeña y de modo específico en el área de logística, particularmente, en la adaptación al sistema, ya que las líneas de producción de empresas gráficas tienen un comportamiento complejo y notoriamente cambiante. “Incluso se hizo una evaluación para analizar si era más conveniente hacer un desarrollo propio, pero finalmente Informat nos entregó una herramienta con plataforma Windows y aplicaciones SQL”, comenta.
A la fecha, la unidad de producción no está integrada al ERP que provee Informat, pero sí a funcionalidades de las soluciones de Business Inte-lligence provistas por la misma empresa. “La industria gráfica tiene la particularidad de no ser moldeable, por lo cual para los requerimientos de cotización y otros manejos exclusivos de la planta la gestión se realiza con sistemas internos”, detalla Vega. En este caso, la exclusión se debe sólo a decisiones de los usuarios del módulo, quienes sin embargo hacen una rápida y sencilla integración al sistema central.
Negocios Inteligentes
La generación de informes y el manejo de datos fueron los dos factores que gatillaron la adquisición de herramientas de Business Intelligence de Informat. Más específicamente, por la dinámica del negocio y su comportamiento, la elaboración de reportes es una constante dentro del proceso de gestión. “Antes de la implementación de este tipo de aplicaciones, el encargado del área trabajaba con planillas Excel, demorando hasta tres semanas sólo en la recopilación de la información. Entonces, aún no se terminaba el primero y ya era necesario hacer un segundo informe”, narra Vera.
En paralelo, el ejecutivo enumera otra de las múltiples ventajas de haber implementado ERP por un lado y herramientas de Business Intelli-gence por otro. “Los datos que son almacenados en los módulos del ERP son automáticamente exportables a los cubos de Informat Business Intelligence. Además, a diario se crean nuevas funcionalidades, pudiendo entonces optimizar el tiempo, ya que no es necesario estar el día completo terminando el mismo informe”, precisa.
Agosto de 2003
