Juan Carlos Ugarte, Gerente de Ventas Xerox Global Services; Karen Alauf, Jefa Unidad Informática Serviu Región Valparaíso; Francisco Javier Pinto, Director Serviu Región Valparaíso; María Cecilia Lioi, Gerente Relaciones Comerciales Xerox; Wilma Alvarez, Xerox Global Services Sales Specialist; Andrés Barros, Sales Industry Manager Xerox.
En el marco de una modernización total de su infraestructura tecnológica, que permita a la organización ahorrar tiempo y recursos, el Serviu de la V Región confió a Xerox la renovación de los sistemas de impresión y manejo de documentos de la repartición, generando un ahorro cercano al 25% en gastos directos ($40 millones anuales), además de permitir la reducción de los plazos de entrega y maximizar la productividad de los recursos.
El objetivo que planteó Francisco Javier Pinto, Director Serviu V Región, fue el de simplificar los procesos y acortar los tiempos de entrega de los numerosos documentos que el Servicio y los usuarios demandan, para lo cual Xerox implementó una solución que incluye un centro tecnológico de reproducción de documentos in situ, que provee ploteo, escaneo, impresión y reproducción de documentos; todo lo anterior comandado por un software de administración y control de procesos.
Un ejemplo de los beneficios de esta solución tecnológica es el trámite de preparación y elaboración de bases para propuestas públicas que hace la repartición, en el cual el tiempo del proceso es crítico para todas las enti-dades involucradas.
Francisco Javier Pinto cuenta que desde un principio pensaron en Xerox, dada la experiencia de la compañía en esta materia, que inició el proceso con un servicio de consultoría para evaluar las condiciones del Serviu en lo relativo al manejo documental.
“A nuestro juicio, la fase más crítica fue la definición del proyecto, ya que somos usuarios de servicios, pero no expertos en esta materia. Por lo tanto, una buena definición del proyecto era clave para lograr los objetivos que nos habíamos propuesto. Tuvimos una buena experiencia, con el apoyo profesional constante de Xerox durante esta fase”, explica el ejecutivo. También señala que ya se aprecia el ahorro que produce, lo que los ha llevado a iniciar el desarrollo de la segunda fase del proyecto, que incorpora a las delegaciones provinciales.
Además del proyecto de administración documental, el Serviu de Valpa-raíso incorporó otros avances tecnológicos, como un portal de pago a proveedores, obtención de certificados de no expropiación vía Internet y disponibilidad de información de obras en la web, mejorando aún más los servicios que entrega a la comunidad.
Mayo de 2005
