El año 2001 Codelco inició la transformación de su abastecimiento hacia uno de clase mundial, eligiendo la plataforma Quadrem para realizar su comercio electrónico. Han pasado seis años y la Corporación Nacional del Cobre exhibe un alto grado de automatización de los procesos, alineada con la política corporativa de ir hacia un Codelco Digital. Muestra de esta consolidación del uso del e-commerce es que actualmente la entidad opera el 98% de todas sus solicitudes de cotización electrónicamente a través de este sistema, con 6.000 órdenes de compra mensuales; maneja casi 700 mil documentos electrónicos; y cuenta con 4.500 de sus proveedores conectados.
¿Cuáles fueron los objetivos de empezar a trabajar con una plataforma de e-commerce?
Principalmente tres: aumentar la eficiencia y visibilidad de los procesos, además de mejorar la transparencia de los mismos y las condiciones de compra. Durante los años 2001 y 2002 definimos el proyecto de Servicios Compartidos, dentro del cual dimos especial importancia a estos temas para abastecimiento; luego en el 2003 y 2004 iniciamos implementaciones parciales y desde el 2005 a la fecha estamos en la etapa de consolidación y masificación del comercio electrónico.
Actualmente, ¿qué es lo que Codelco canaliza a través de Quadrem?
Hemos abordado proyectos que implican una fuerte transformación de las adquisiciones, básicamente en tres ámbitos: la automatización de tareas transaccionales, es decir, todo lo relacionado con cotizaciones, envío electrónico de órdenes de compra y recepciones de las mismas; y en segundo lugar, el apoyo a proyectos no transaccionales, donde la iniciativa más importante ha sido la depuración, clasificación y catalogación del Maestro de Materiales de Codelco, que nos permitirá finalizar el 2007 con un catálogo sin ítems duplicados, con buenas descripciones y clasificaciones.
Adicionalmente, implementamos la creación estandarizada de los materiales, que es la segunda derivada del proyecto de depuración, donde logramos una alianza con Quadrem para que ellos creen los materiales a través de un portal nuestro donde recepcionamos todo, con plantillas y procesos estandarizados. Finalmente Quadrem entrega soporte a los servicios que damos, a través del ciclo de documentos electrónicos, donde estamos incorporando la orden de servicio, la integración con Regic (Registro de Contratistas), la hoja de entrada de servicios (que es la aceptación de prestaciones que nos brindan nuestros contratistas o proveedores) y, finalmente, la factura.
¿Cómo ha sido la evolución del uso del comercio electrónico en estos ámbitos?
En cotizaciones electrónicas hemos obtenido excelentes resultados. En la actualidad estamos operando el 98% de todas nuestras solicitudes de cotización en forma electrónica con los beneficios asociados de un aumento en el número de ofertas y, lo más relevante, una reducción sustantiva en el tiempo y costo de la administración. Adicionalmente, nuestros gestionadores han incrementado la cantidad de pedidos atendidos en forma mensual. En este sentido, un estudio realizado en División Andina muestra que se ha aumentado de 55 a 100 el número de pedidos por gestionador mensualmente, con una mayor estandarización y mejor servicio a nuestros clientes.
En términos de órdenes de compra pasamos de tener 10 electrónicamente en enero de 2002, a 6.000 gestionadas de forma electrónica por mes en la actualidad. Por lo tanto hoy, el 80% de las órdenes de compra de bienes las manejamos por esta plataforma.
Otro servicio es el aviso de recepción y confirmación al proveedor de la entrega de materiales. Iniciamos este proyecto en enero de 2006 y hoy tenemos sobre el 97% de estos avisos de recepción implementados electrónicamente.
Si hacemos un balance de los documentos transados electrónicamente por Codelco, de manejar muy pocos en enero de 2002, hoy estamos casi en 700 mil operados mensualmente a través de Quadrem.
¿Qué desafíos tiene Codelco en materia de comercio electrónico?
El desafío inmediato es aumentar las órdenes de compra electrónicas, ojalá sobre el 90%. También, potenciar lo que ha sido la depuración del Maestro de Materiales y empezar a trabajar en un Maestro de Servicios.
¿Qué beneficios ha traído para Codelco operar electrónicamente?
En el ámbito de licitaciones y cotizaciones claramente podemos mencionar una apertura del mercado, se ha notado una mayor eficiencia y confiabilidad de nuestros servicios y procesos. Creemos que hemos contribuido de manera sustancial en términos de una mayor transparencia y control de los procesos de cotizaciones y licitaciones.
Si miramos todo lo relacionado con gestión de contenidos y generación de catálogos, claramente hay mayor eficiencia, confiabilidad, un ordenamiento y normalización de la creación de materiales, con una reducción sustancial de los tiempos destinados a ello; y una mayor comunicación tanto con clientes internos como con proveedores.
Finalmente, en términos del ciclo electrónico de materiales P2P, hemos reducido éste y logrado mayor eficiencia, confiabilidad y mejor control.
