Crear, administrar, compartir, almacenar o enviar documentos son tareas que las empresas pueden realizar en forma sencilla y rápida, con las innovadoras aplicaciones que Xerox presentó, junto a sus socios de negocios, en el roadshow realizado los días Lunes 18 y Martes 19 de Junio en el Hotel Marriott. ¿Sus beneficios? Mejoras en el proceso de gestión documental, ahorro de costos y un uso más eficiente de los recursos.
En eventos para la prensa, para los gerentes del canal de distribución y su fuerza de ventas y para clientes, los asistentes pudieron conocer en directo las aplicaciones de esta innovadora gama de herramientas que prometen hacer más productivos los procesos de manejo de documentos dentro de las organizaciones.
“A través de este roadshow -explica Claudio Ortiz, Director Ejecutivo de Office, Xerox Latin South- Xerox y sus asociados ponen al servicio del cliente una nueva línea de soluciones que se integrarán efectivamente en los procesos comerciales y permitirán a los clientes maximizar sus inversiones en hardware”.
Compuesto por soluciones que simplifican los procesos de trabajo con documentos y que se integran en los MFPs de Xerox, el portafolio presentado incluye herramientas creadas por empresas socias de negocio como Equitrac, X-Solutions, FMAudit, LISVA y, por supuesto, Xerox, muchas de las cuales están desarrolladas sobre la Extensible Interface Platform (EIP) de esta compañía, que permite personalizar las aplicaciones de los MFPs Xerox para crear procesos de negocios según los requerimientos específicos, ya sea de una empresa, grupo de trabajo o, bien, de un usuario. Por ejemplo, MFPs en un hotel que posibilitan que el huésped seleccione en la pantalla el diario que desea visualizar para que luego el sistema lo descarge desde Internet y lo exhiba en la LED, permitiendo imprimir una copia.
“Estas aplicaciones generan valor agregado y mejoran el proceso de gestión documental, haciéndolo más eficiente en el uso de sus recursos”, agrega el ejecutivo.
Las soluciones en la práctica
Existen herramientas como Equitrac Office desarrollada por Equitrac y orientada al seguimiento de producción y control de costos de documentos, que posibilita -entre otras ventajas- reducir gastos de impresión y maximizar la eficiencia de los equipos de oficina.
También se cuentan ScanFlowStore de X-Solutions, aplicación middleware para escanear y almacenar de forma intuitiva documentos y enviarlos directamente al destino requerido, integrando fácilmente los archivos creados al sistema ERP que posea la empresa; y las herramientas de manejo documental y producción flexible de Lisva, como LisvaForms, Print Monitor o LisvaDoc.
Los asistentes también pudieron conocer la solución de FMAudit, USB Viewer, aplicación que permite obtener un rápido registro del parque de equipos conectados a la red de una oficina, tomando una ‘fotografía’ -denominada Evaluación de Impresión Rápida- del uso del equipamiento en cuanto a volúmenes de impresión, copia, fax y escaneo, lo que reduce drásticamente los tiempos de una auditoría que de otra forma podría tardar semanas.
Una propuesta integral
Destacaron también las soluciones Xerox SmartSend, para digitalización y enrutamiento de documentos escaneados en cualquier formato a donde se necesiten; Xerox Office Productivity Asssesment (XOPA), para evaluación de productividad en la oficina, que permite a los distribuidores de la marca analizar y comprender los costos de producción de documentos de los clientes; y Scan-to-PC-Desktop, que escanea documentos en papel, PDF y Microsoft Office, traspasándolos a formato electrónico y enviándolos en forma automática.
Complementando esta propuesta y para brindar una mayor seguridad de la información, Xerox lanzó en la oportunidad el Secure Access Unified ID System, orientado a proteger archivos confidenciales al momento de su impresión, los que pueden enviarse hacia una cola segura y son sólo liberados cuando autoriza el usuario identificado, a través de un PIN o del sistema de identificación de la empresa.
Adicionalmente, Xerox anunció un nuevo programa para desarrolladores -resellers, integradores y empresas con departamento de desarrollo TI-, a través del cual éstos pueden acceder de forma gratuita a los kits de desarrollo de software EIP, y así construir y ofrecer sus propias aplicaciones de acuerdo a las necesidades de cada cliente.
De esta forma, Xerox configura una propuesta integral, que según Pravat Mazumdar, Manager Solutions Marketing, Xerox, “responde a nuestro objetivo como compañía: entregar soluciones con mayor valor agregado a los clientes”.
“Como marca somos los únicos que podemos proveer una solución integral, llegando a los clientes, a través de nuestro canal, con una propuesta que incluye hardware, software, suministros y servicios, lo que se traduce en una relación ‘win to win’, que beneficia al usuario, al distribuidor y a Xerox”, agregó Claudio Ortiz.
