Lorena Meza, Gerente Enterprise Solutions de Ricoh Chile.
¿Qué enfoque dan a la gestión documental?
Buscamos incorporar una gestión documental automatizada y eficiente, para lo cual ofrecemos soluciones que permiten contar con tecnología de vanguardia para capturar, transformar y administrar la información con inteligencia avanzada. Además, hemos desarrollado un plan único de administración de servicios de impresión y de sistemas de administración de contenidos que brinda herramientas de control al área de TI, involucrando además la automatización y la optimización de procesos de negocio. Junto a esto, nuestros servicios de consultoría permiten evaluar la situación actual v/s la situación deseada en términos de gestión documental de la compañía, revisando (entre otros) cómo administra y gestiona esto, a fin de sumar valor y reducir la carga de trabajo de los departamentos de TI. El objetivo es que los clientes obtengan ahorros efectivos (o de costos) en la impresión de documentos, en espacio físico para almacenarlos y también eficiencia en la búsqueda y/o disponibilidad de la información.
¿Cuál es su propuesta en este sentido?
Muchas ofertas de Managed Printer System se enfocan en dispositivos y manejo de impresión. Sin embargo, los Servicios de Administración de Documentos (Managed Document System) de Ricoh contemplan un acercamiento más holístico, usando nuestro Modelo Adaptable en cinco fases: entender, mejorar, transformar, optimizar y gobernar el proceso de gestión documental de principio a fin, con el que entregamos una oferta única para cada cliente.
Adicionalmente, nuestra propuesta involucra procesos seguros que garantizan el cumplimiento de las normas de protección de la información, reduciendo el riesgo y proveyendo un completo control de los documentos y los datos. Con este fin incorporamos tecnología de autenticación de los usuarios, para un flujo seguro y controlado de la información; flujo de trabajo inteligente a través de integraciones más sencillas entre equipos o sistemas que capturan/generan información (MFP, scanners, ERP, etc.); y aplicaciones que procesan, analizan la información y la distribuyen y almacenan en forma segura pero colaborativa. Nuestras soluciones son integrables y escalables con diferentes aplicaciones empresariales (ERP, CRM, etc.) e intuitivas, permitiendo su rápida adopción e incrementando el uso y cumplimiento de las normas de seguridad.
¿Qué beneficios obtienen las empresas y cómo impacta sus procesos?
Muchas empresas ofrecen este servicio basado en la digitalización y archivo electrónico de documentos, por eso en Ricoh vamos al siguiente paso: la optimización del proceso como un todo, no solo incluyendo dónde o cómo almacenar la información, sino que también cómo optimizar la operación, mejorar sus comunicaciones llevándolas a todo nivel; con el usuario, con movilidad, seguridad, espacio virtual, y todo alineado con el simple objetivo de disponer de la información en tiempo, forma y calidad. Con esta propuesta, nuestros clientes se benefician de nuestros productos y soluciones con la calidad y seguridad de siempre, la confianza de nuestra transparencia, y la tranquilidad de que nuestras tecnologías son amigables con el medioambiente.
¿Cómo la gestión documental se inserta en la transformación digital de las empresas?
La transformación digital es un camino sin retorno que incluye cambios fundamentales que deben gestionar las empresas, como automatización de flujos de trabajo, mejora de procesos, optimización en la gestión de información, outsourcing de gestión documental o soluciones de Enterprise Content Management. Bajo este contexto, el valor agregado que brindamos es que nuestras soluciones abarcan todas estas materias, incluyendo mejoras efectivas en procesos de negocios que impactan directamente en las utilidades de nuestros clientes porque generan incremento de ingresos o bien reducción de costos.
