Una disminución de los costos asociados a los procesos de producción de documentos que bordea entre un 20% y 30%, y significativos incrementos en la productividad, son algunos de los positivos resultados que han obtenido aquellas empresas que han incorporado soluciones de administración de documentos provistas por Ricoh Chile. Respecto a las ventajas que este proveedor ofrece al mercado, a través de su amplio portafolio de hardware, software y servicios, conversamos con José Antonio Meca, Gerente Comercial de la firma.
¿Cuáles son las principales preocupaciones de las empresas en la gestión de sus documentos?
La problemática más común es la búsqueda de soluciones que se basen en las necesidades de administración eficiente de los documentos, tanto físicos como electrónicos. Estas deben cumplir con aspectos como flexibilidad, crecimiento, escalabilidad, integración con aplicaciones únicas de cada empresa, facilidad de uso y nivel de colaboración, además de la integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad de los documentos. Y, finalmente, deben garantizar el retorno de la inversión en un plazo de tiempo razonable.
¿Cómo impacta esto en sus procesos u operación diaria?
Si algunos de los aspectos mencionados en el punto anterior no se cumplen, repercutirá en los procesos de búsqueda y manipulación de los documentos, afectando la disponibilidad e integridad de éstos y con el consecuente aumento de los costos de búsqueda, riesgo de pérdida de información, costo de oportunidad, complejidad en los procesos y pérdida de productividad, impactando directamente en los resultados financieros de cada compañía.
¿Cuál es la propuesta y experiencia de Ricoh Chile en este sentido?
Es una propuesta de valor a la medida de las necesidades de cada empresa, basada en un proceso de consultoría que llamamos “Docutivity”, realizado por profesionales certificados por la industria, en función de los flujos de documentos y de los procesos de cada compañía. El resultado de esta actividad se traduce en soluciones que se enfocan en las necesidad de mejorar la gestión documental en las empresas.
Nuestra experiencia es que en las compañías en que se han aplicado nuestras soluciones se ha experimentado una disminución de entre un 20% y un 30% en los costos asociados a sus procesos de producción de documentos. Además de generar significativos aumentos en la productividad en aquéllas que han incorporado soluciones de administración de documentos.
¿En qué consisten sus soluciones?
En un amplio portafolio que incluye hardware, software y servicio de soporte.
En hardware disponemos de multifuncionales e impresoras con variadas funciones, para diferentes entornos de empresas y para distintos tipos de documentos. En software contamos con soluciones de impresión; manejo de documentos; monitoreo, control y seguridad de los equipos; seguridad de la información y de workflow. Además, ofrecemos servicios de outsourcing documental.
¿Qué ventajas obtienen las empresas con esta oferta de soluciones?
La maximización de sus recursos, simplicidad de sus procesos, facilidad y rapidez en el uso, aumentos de productividad, reasignación de recursos, control sobre la flota de dispositivos, control en la producción de documentos y, finalmente, validarse como una empresa comprometida con el cuidado del medioambiente, ya que nuestros equipos incorporan tecnología amigable con el ecosistema.
