Para responder a la necesidad de las empresas de optimizar sus operaciones en el ámbito de cuentas por pagar, ReadSoft desarrolló ReadSoft Documents for Invoices, una solución que ha sido aplicada por años en Europa y Estados Unidos, con excelentes resultados para las empresas, y hoy empieza a ganar terreno en Chile y el resto de Latinoamérica. Víctor Jiménez, Account Manager Latin America Operation de la compañía, nos entrega mayores detalles.
Entendiendo la problemática, el área de cuentas por pagar no es un ítem propio del negocio, sino más bien de soporte, sin embargo el impacto que puede tener una optimización del proceso en general se refleja enormemente en importantes ahorros y control de la operación.
ReadSoft Documents for Invoices, la solución de ReadSoft aplicada a cuentas por pagar, se basa en la automatización de los procesos, interactuando e integrándose con el sistema ERP implementado ya en el cliente. Su estructura se divide en tres partes principales, que incluyen el escaneo y digitación de la información de las facturas como fecha o número de orden de compra e importes, la que es captada automatizadamente y enfrentada a una posterior validación que corresponde al OCR (Optical Character Recognition) del documento. Luego, en una segunda etapa, viene la integración de los datos al sistema financiero, con el fin de validar temas como que la orden de compra realmente exista, que los productos que fueron pedidos hayan sido entregados, y que los importes y datos fiscales del documento estén correctos, lo que constituye una validación automática del contenido. “En esta fase -explica Víctor Jiménez- se puede tener un control del proceso global, con la información disponible de toda la transacción de la operación que se necesite realizar, junto con manejar excepciones o diferencias que presenten las facturas con respecto a los datos en el ERP”.
Por último, en una tercera parte, el trabajo se enfoca a establecer el flujo documental para hacer las aprobaciones de las facturas y poder realizar el manejo de excepciones. “En todo este proceso la circulación del papel se elimina desde el principio, la imagen de la factura y los datos quedan en formato electrónico disponible en todo momento, lo que supone un gran beneficio en términos de eficiencia, controles y costo para las empresas”, agrega el ejecutivo.
Un mejor proceso de negocio
En la experiencia de Jiménez, el principal beneficio para las compañías que deciden integrar esta solución radica en el mejoramiento de su proceso de negocio, logrando un control que les permite visualizar en todo momento dónde está su información o en qué etapa se encuentra cualquier pago a proveedores. “Adicionalmente, se obtiene un importante ahorro de tiempo en la digitación de los datos, lo que lleva a los funcionarios que trabajan en el área de cuentas por pagar a pasar de un estado de meros digitadores a verdaderos analistas de información y manejo de excepciones”, explica. Junto con todo esto, se mejora la calidad de la información, aplicando validaciones y detectando errores de origen en las facturas, las que generan un rechazo automático del documento y provocan la corrección del mismo antes de ser cursado. “Con esto, se evita todo un trabajo de procesamiento innecesario al interior de la empresa, lo que permite una mejor optimización de recursos, costos de operación y tiempo, en un rango que va del 50% al 70%”, indica.
Implementación en Latinoamérica
Gracias a sus excelentes beneficios, la solución de ReadSoft ha tenido una gran aceptación en Europa y Estados Unidos, donde se la utiliza hace ya varios años. En Latinoamérica el proceso de adoptación ha sido más lento, sin embargo, empieza a ganar terreno rápidamente en países como Argentina, Chile y México, con empresas que ya tienen soluciones en producción, algunas de ellas desde hace más de dos años.
