Luego de operar con un software americano por casi tres años, los responsables de la informática de RCL tuvieron que decidir si seguían con la misma herramienta, incorporándole valor agregado a través de nuevas tecnologías, o cambiaban a otra solución. Finalmente, se optó por la segunda opción, “ya que agregar mejoras tecnológicas a un sistema que ya estaba funcionando resultaba más costoso que implementar uno nuevo”, explica Sergio Quinteros, Jefe de Informática de dicha compañía.
Cuando la alternativa de cambiar el sistema se presentó como el mejor camino a seguir, los ejecutivos de RCL se inclinaron por Informat, básicamente, por una relación comercial preexistente y porque, como señala Quinteros, “estábamos hablando de un producto conocido que tenía aceptación por parte de los usuarios”. Concentrando esfuerzos
Antes de la nueva implementación, que terminó hace un año, se presentaban frecuentemente algunas dificultades. Por ejemplo, los usuarios de la herramienta debían recorrer distintos menúes para obtener la información requerida. También, el volumen de los reportes era inmenso y, por tanto, su corrrecto uso demandaba tiempo excesivo. “Cuando se instaló la solución de Informat se redujo notoriamente el número de personas que trabajaban en el Departamento de Informática (de 12 a 4 funcionarios). Ello, debido a que la eficiencia del software permitió concentrar esfuerzos en lo que nos correspondía, que es la distribución, y no en la prestación de servicios de informática, como en más de alguna ocasión ocurrió”, comenta Quinteros.
Respecto de este punto, es importante mencionar que el software americano demandaba mucho tiempo en nuevos desarrollos, especialmente por la falta de localización para la realidad nacional. Eso requería ingenieros, administrador de bases de datos, administradores de redes y otros especialistas.
Otro aspecto favorable fue la respuesta del usuario, que si bien en un comienzo no creía, por ejemplo, que él mismo podía obtener el ranking de sus principales y mejores clientes, el tiempo y el uso mismo de las aplicaciones del ERP, le permitió adquirir total seguridad de su propia gestión.
De otros impactos, también hay para detallar. Por ejemplo, contar con información precisa, es decir, ya no hay que comprobar datos que antes se duplicaban, ni revisar miles de facturas emitidas para tener la certeza de los números. Asimismo, las distintas gerencias y unidades de negocios de RCL están coordinadas para en un día hacer el cierre comercial del mes. Por otra parte, el departamento de contabilidad recibe la información depurada. Hoy, en síntesis, se tiene certeza del costo y del margen.
En tiempo récord
El cambio de un ERP a otro es un proceso que a veces resulta ser complejo y más si el tiempo para hacerlo es breve, como ocurrió en este caso: un mes para la implementación. El plazo, definido por aspectos financieros y gerenciales, fue un desafío. “No obstante, con un equipo calificado de profesionales y técnicos, y seleccionando a usuarios claves para someterlos a una capacitación intensa y puntual, se consiguió el objetivo. En este cambio todos los empleados de RCL fuimos partícipes, lo cual facilitó la puesta en marcha”, explica el principal responsable del aspecto informático de la corporación.
Hoy el total de usuarios del sistema de Informat adquirido por la Sociedad llega a 150 personas.
Marzo de 2003
