El ahorro de tiempo en sus procesos de búsqueda y almacenamiento de los documentos, fue una de las principales necesidades que tuvo la minera norteamericana Phelps Dodge para elegir la solución DocuShare 4.1 de Xerox, a través de la cual hoy puede digitalizar y agilizar su proceso de cuenta controlada, mejorando el servicio de pagos a sus proveedores. Para conocer más detalles de la solución adoptada por la compañía y las ventajas que genera, conversamos con Ernesto Cerda, Accounts Payable Shared Services Manager de Phelps Dodge Mining Services.
Sin duda, en una empresa en donde se trabaja con muchos proveedores, tanto nacionales como internacionales, los pagos a la fecha correspondiente son un requisito primordial para mantener una buena relación con éstos, obtener importantes descuentos y entregar un servicio óptimo.
Ante esta situación, Xerox de Chile propuso una solución de Enterprise Content Manager (ECM) basada en el sistema DocuShare, que se integró al ERP de Phelps Dodge.
“Decidimos trabajar con Xerox, por ser una compañía que siempre responde, posee una infraestructura de respaldo y el conocimiento necesario en soluciones para el manejo de documentos para grandes corporaciones, ya que trabaja hace mucho tiempo en ello”, explica Ernesto Cerda.
Integración entre el ERP y las facturas digitales
La solución de Xerox aplicada en Phelps Dodge comienza con la digitalización de las facturas centralizadamente en un multi-funcional Xerox, el que se comunica a través de la red con SmartSend, un servidor de distribución documental de Xerox. Este servidor, además de convertir automáticamente los archivos a formato PDF, los publica en el ECM (Xerox DocuShare), clasificándolos inmediatamente por faenas. “De esta forma, los operadores visualizan desde sus estaciones de trabajo -en dos ventanas- las transacciones en el ERP y las facturas asociadas en forma simultánea. Todo esto nos permite comparar este objeto documental -ahora digital- y asociarlo con el número de transacción. En caso de error en la factura también existe la posibilidad de cambiar su estado de forma que ésta vuelva a ser revisada”, agrega el ejecutivo.
De esta manera, la solución de Xerox permite que el área de finanzas de Phelps Dodge visualice todo el proceso de pago a proveedores y que opere bajo un esquema colaborativo. “Todos los involucrados pueden utilizar las herramientas de búsqueda que proporciona DocuShare para rastrear las facturas, esto por diferentes conceptos y estados en forma simultánea”, señala Gabriel Sánchez, Ingeniero de Proyectos de Xerox de Chile, generando no sólo un ahorro en el tiempo total del proceso, sino que además otorga a la minera un mayor poder de negociación con sus proveedores, al posibilitar pagos en un menor plazo.
El personal de Phelps Dodge que trabaja con la nueva solución, posee metas de ingreso, de pagos, y de re-solución de problemas, lo que demuestra su compromiso por ir mejorando el servicio y descubrir las facturas que quedan atascadas en alguna etapa del proceso.
“Antes, el proceso normal de una factura podía demorarse hasta 30 días. Hoy queremos acortarlo a cinco o 10 días máximo”, indica Ernesto Cerda, agregando que así pueden ofrecer a sus proveedores un pronto pago que sin duda beneficia tanto a la organización -al poder negociar descuentos importantes-, como a los proveedores, que podrán recibir los pagos sin las demoras usuales que existen en el mercado.
Ahorro comprobado
El rediseño y centralización de este proceso mediante la solución de Xerox, ha permitido significativos ahorros y eficiencias, los que se acrecentarán a medida que se integre la infraestructura de otras áreas a este sistema. En concreto, ya podemos mencionar que la inversión se recuperó prácticamente al inicio de la puesta en marcha.
Además, el APSS Manager de Phelps Dodge Mining Services, destaca que luego de haber implemen-tado la solución en la compañía minera, Xe-rox sigue entregando su apoyo. “La gente de ingeniería de Xerox continúa verificando si la solución está trabajando como corresponde y en la marcha han ido asesorándonos y modificando algunas aplicaciones según nuestras necesidades”, asevera.
“Gracias a la buena disposición y ayuda de siempre por parte de Xerox de Chile, hemos formado un excelente equipo de trabajo, que esperamos se mantenga con el tiempo”, comenta el ejecutivo.
Abril de 2006
