Cuando la Municipalidad de Las Condes materializó uno de sus proyectos más anhelados: la construcción del Edificio Consistorial, el proceso de mudanza a las nuevas dependencias puso en evidencia las falencias de su antiguo sistema de administración de inventario, el cual databa de 1990. Para solucionar esta problemática, la institución optó por la herramienta Sistema de Inventario de Equipos y Bienes de UNGASoft, proveedor que se encargó de la rápida implementación en la plataforma del cliente. Sobre el resultado exitoso de este proyecto nos entrega más detalles Juan Andrés Peña, Jefe Departamento Informática de la Municipalidad de Las Condes.
Con la finalidad de aunar la mayoría de sus dependencias y atender de forma más eficiente y cómoda a toda la comunidad, en Febrero del 2004, la Municipalidad de Las Condes se focalizó en el desafío de construir el nuevo Edificio Consistorial, ubicado en Avda. Apoquindo 3.400. Fue al momento de realizar el cambio a estas nuevas oficinas, cuando la Municipalidad se dio cuenta de que su sistema de administración de inventario presentaba falencias en su operación.
Basada en una plataforma main-frame, la aplicación con la que contaba había sido diseñada por una empresa externa en 1990 y generaba dificultades y lentitud en el control de los bienes inventariados. Esta situación se complicaba aún más con los nuevos artículos que había que registrar en el sistema, como equipamiento de computación y telefonía, escritorios, sillas, mesas y vehículos, entre otros.
Tal como recuerda el Jefe Departamento Informática de la Municipalidad de Las Condes, “era complicado hacer búsquedas o listados de bienes, ya que la aplicación era poco amigable y, además, dado el cambio al nuevo edificio, teníamos la necesidad de entregar información en forma más rápida, lo que no era posible con el sistema antiguo que teníamos”.
Interacción con código de barras
Ante este escenario, el municipio se abocó a evaluar las diferentes soluciones existentes en el mercado, planteando como requisitos que el producto no necesitara procesos de migración y que, además, tuviera un precio conveniente.
La unidad técnica de la Municipalidad concluyó que el Sistema de Inventario de Equipos y Bienes de UNGASoft era la herramienta ad hoc para sus requerimientos, considerando que el proveedor ya lo había implementado anteriormente con éxito en otros clientes, lo que le otor-gaba mayor confianza.
Una característica que principalmente determinó la decisión del Departamento de Informática de la Municipalidad es que el nuevo software brindaba la opción de poder etiquetar los bienes con códigos de barras e interactuar con capturadores de datos, dotando de mayor agilidad al proceso de inventario. “Para los usuarios, en tanto, también era un producto atractivo, por el hecho de operar con Windows, siendo más amigable”, indica el ejecutivo.
En un trabajo mancomunado con el Departamento de Informática, UNGASoft implantó la solución en su versión 7.4, proyecto que se extendió por dos meses y que consideró la migración de algunos pará-metros para identificar los bienes, además de la implementación y capacitación, y luego un acabado servicio de monitoreo y puesta en marcha.
Mejor control gracias a sistema de alarmas
Tras esta implementación, algunos de los principales beneficios que ya ha podido constatar la Municipalidad es la automatización y mayor control, tanto de la información de sus bienes como de los gastos. “Toda vez que se requería inventariar un nuevo bien o agregar algún dato, había que llenar una plantilla, entregarle una copia al auditor y luego ingresarla a la base de datos. En cambio ahora el sistema admite la nueva ficha en forma inmediata y posibilita la búsqueda de bienes de acuerdo a diversos criterios como centro de costo, marca, ubicación, proveedor y fecha de compra, entre otros, permitiendo la extracción de diversos reportes de gestión”, explica el profesional.
“Para comprobar si en el sistema están inventariados los bienes de un determinado departamento, sólo es necesario apuntar al código de barras que posee el artículo, mediante un capturador de datos, y luego conciliar la información almacenada en el capturador con la que presenta la base de datos del sistema de inventario”, indica.
Otra de las fortalezas de la nueva herramienta es que “incluye funciones de alarmas que avisan cuando la garantía de un bien ha caducado, incluso, también alerta el vencimiento de los contratos asociados a los bienes”, comenta el ejecutivo. En forma adicional, el software entrega imágenes escaneadas de diversos documentos como facturas, guías de despacho, contratos y fotografías de los bienes, entre otras aplicaciones gráficas.
Hoy el municipio destaca la rápida implementación desplegada por UNGASoft, y la facilidad en el uso de la solución, lo que se tradujo en una breve y eficaz capacitación a los usuarios. Todo lo anterior contribuyó a dar continuidad al proceso de inventario de los bienes, mejorando desde ese momento la administración y control de éstos.
Julio de 2005
