Con el fin de proporcionar información más específica sobre carreras profesionales e instituciones de educación superior, además de contar con un mayor control y seguimiento de los fondos para la reparación de la infraestructura de los colegios dañados por el terremoto, el Ministerio de Educación (Mineduc) decidió emprender dos importantes proyectos: Portal Web “Mi Futuro” y “Sistema de Infraestructura Escolar”. La elección del proveedor que les permitiera tanto gestionar ambas iniciativas como delegar el desarrollo y mantenimiento de software de éstas, se tomó analizando varias propuestas, entre las cuales, factores como costo, tiempo, experiencia y, sobre todo interés, hicieron que GST se adjudicara ambas tareas. Sobre los detalles, conversamos con Paola Valderrama, Jefe de Proyectos de la Coordinación Nacional de Tecnología, Información e Innovación del Mineduc.
El desarrollo de Portal Web “Mi Futuro” fue adjudicado en septiembre pasado, mientras que el “Sistema de Infraestructura Escolar”, en octubre. Para elegir al proveedor, el ministerio debió ceñirse al protocolo interno de selección que considera efectuar los procesos de compra a través de Convenio Marco de ChileCompra. De esta forma, se estipuló una serie de requerimientos y se invitó a participar a los proveedores interesados. De acuerdo a los rangos de precio y tiempos de entrega de ambos proyectos, en un primer momento se seleccionó una terna de compañías, pero la tarea quedó finalmente en manos de GST porque, tal como explica la ejecutiva, “a diferencia de las demás empresas, que sólo se remitieron a enviar una cotización, GST nos invitó a participar de varias reuniones para profundizar en el proyecto y así ver la mejor forma de asesorarnos. De hecho, nosotros estábamos buscando un servicio de contratación de dos profesionales y esta compañía nos ofreció un equipo de trabajo por el mismo valor que quizás hubiéramos tenido que invertir en dos profesionales. Por supuesto que todos esos factores reflejaban que esta empresa se estaba preocupando más que el resto”, explica Paola Valderrama.
Los requerimientos
El proyecto Portal Web “Mi Futuro” consistía en levantar un sitio con datos sobre ingreso de carreras, aranceles y acreditación de educación superior, entre otros. La idea era que los estudiantes pudieran encontrar información de carreras profesionales, orientación vocacional y un simulador de beneficios. Y si bien la institución contaba con ese tipo de información, ésta se encontraba dispersa en distintos sitios. Entonces se necesitaba que fuera centralizada en un solo lugar y bajo un único “look & feel” (diseño de portal).
El proyecto Sistema de Infraestructura Escolar, en tanto, contempla implementar un software de control de los fondos destinados a establecimientos que fueron dañados por el terremoto. Sin embargo, los beneficios se ampliaron y desde los próximos meses podrán participar también escuelas que quieran mejorar su infraestructura. Si bien el Mineduc contaba con un sistema de gestión al respecto, éste había quedado obsoleto y ya no estaba soportando la información, siendo además inestable, lo que ponía en riesgo los datos.
Por ende, se requería de un software más robusto con acceso a distintos perfiles, tanto de nivel central como usuarios externos. El objetivo principal es que, apenas se seleccione una entidad escolar, se ingrese al sistema y de esa forma se dé el OK para otorgarle los fondos. Luego de esto se podrá hacer un exhaustivo seguimiento, sacar reportes de estado y monitoreo en línea de las etapas en que va cada institución. En la actualidad, el proyecto está en la fase de desarrollo y se espera que en marzo de 2012 comience a operar al cien por ciento.
Metodología altamente probada
La metodología que GST ocupó en el desarrollo de ambos proyectos está altamente probada y se basa en el control y seguimiento diario de los avances. Para ello cuenta con una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos), desde donde controla y monitorea la información, enviando informes y reportes a la entidad pública. Eso, según explica Paola Valderrama, es un gran aporte para el ministerio, ya que recién está instalando una oficina de proyectos. “De todas formas, hoy una PMO nos ayuda a implementar metodología y estandarizar procedimientos para poder construir, en un futuro cercano, una oficina interna, lo que es una necesidad hoy en día”, afirma la profesional.
Si bien ninguno de los dos proyectos ha finalizado aún, la disposición de GST ha sido excelente: “Cada vez que lo hemos contactado para que nos ayude con alguna gestión, ha estado dispuesto a asesorarnos. Eso sin duda que demuestra su seriedad como empresa y le otorga un plus distintivo, ya que muchas veces nos hemos encontrado con proveedores que cuentan con determinados momentos para trabajar con el cliente. Además, tienen una PMO, lo que es sumamente importante en un rubro como éste. A través de ésta puede controlar todas las etapas del proyecto: levantamiento, ejecución, desarrollo, pruebas de desarrollo y pruebas de usuario”, señala Paola Valderrama.
A futuro, según adelanta la ejecutiva, esperan seguir extendiendo su relación comercial con GST, por lo que ya se encuentran evaluando algunos proyectos en conjunto.
Adicionalmente, a la fecha de la publicación de este artículo, GST ya ha sumado otro proyecto en el Mineduc y tres grandes proyectos en el Ministerio del Interior: para el control del presupuesto, extranjería y para la división de estudio.
Ficha proyecto
• Problemática: El Ministerio de Educación requería centralizar la información de educación superior, a través de un solo portal web, además de diseñar un nuevo sistema de infraestructura escolar, para lo cual decidió emprender dos proyectos: Portal Web “Mi futuro” y “Sistema de Infraestructura Escolar”.
• Solución: Servicios TI de GST, que incluyen gestión de proyectos y desarrollo y mantenimiento de software. Además, el proveedor puso a disposición del Mineduc una metodología probada (incluyendo una PMO) y un excelente equipo de profesionales para llevar a cabo ambas iniciativas.
• Empresa cliente: La misión del Mineduc es fomentar el desarrollo de la educación en todos sus niveles; asegurar a toda la población el acceso a la educación básica; estimular la investigación científica y tecnológica y la creación artística, y la protección e incremento del patrimonio cultural de la nación.
• Empresa proveedora: GST es una compañía de servicios TI creada en 1993 para satisfacer necesidades en este ámbito al interior de grandes empresas.
