Durante sus tres décadas de trayectoria, Microsystem ha creado una oferta de servicios que cubre el ciclo de vida del documento en su totalidad, ya sea en formato físico o electrónico. Para conocer su propuesta, entrevistamos a José María Hurtado Larraín, su Presidente Ejecutivo.
¿Cómo entiende Microsystem la problemática de gestión documental?
Gestión documental es un término amplio. Una forma de entender la complejidad del tema es visualizando el ciclo de vida típico de un documento, que representamos en la figura. Ahí se grafica la frecuencia de uso de éste en función del tiempo. El documento nace, sufre modificaciones y consultas, y eventualmente muere. Durante su vida inicial, es altamente consultado y modificado: según sea el caso hay redacción, distintas versiones, puede haber timbres, firmas, ser sujeto a aprobaciones o rechazos, etc. En el proceso hay personas que asumen responsabilidades y que deben ser notificadas y comúnmente deben cumplirse plazos. De esta forma, el documento puede pasar por el mundo físico y electrónico, como imagen o como texto, incluso puede imprimirse varias veces y alterarse físicamente con firmas o enmiendas, para después volver a digitalizarse, etc. Después de este período de alta actividad, pasa a un período de custodia (física y electrónica), en que es consultado de forma esporádica. Finalmente el documento muere, al ser destruido.
¿En qué se enfoca la oferta de Microsystem dentro de todo este ciclo de vida?
En sus 30 años de trayectoria, Microsystem ha creado una oferta de servicios que cubre el ciclo de vida del documento en su totalidad, en formato físico o electrónico. En las fases de mayor uso, que dependen de procesos de negocios y protocolos complejos, otorgamos servicios de modelamiento, workflow, interoperación con sistemas legacy del cliente y paneles de control (Microsystem BPM).
Las soluciones BPM permiten que los clientes puedan automatizar procesos como afiliaciones, liquidaciones de siniestros, aprobación de garantías, suscripción de productos, y otras.
Cuando los volúmenes de procesamiento son altos, los plazos estrictos, y sobre todo las reglas de negocio son altamente sistematizables, la opción de outsourcing de procesos para aliviar la carga y los riesgos de los clientes también forma parte de nuestra oferta (Microsystem BPO).
Ya sea en su etapa de alto nivel de actividad, como en la fase de latencia hasta su destrucción final, la custodia y respuesta de consultas, tanto de documentos físicos como electrónicos, complementan la oferta de soluciones para procesos documentales.
¿Cómo cambiará la gestión documental en el siglo XXI?
La revolución digital no sólo mejoró las formas de almacenamiento y búsqueda de contenidos, sino que hizo posible tipos de documentos enteramente nuevos, que eran ciencia ficción en los 70’. Por ejemplo, hoy existe el documento electrónico (en formatos como XML) que no sólo permite un intercambio de información entre personas, sino entre sistemas, lo que se conoce como interoperabilidad. El documento electrónico será la piedra angular de la gestión documental en el futuro. La factura digital es un ejemplo; otros ejemplos que están surgiendo son los certificados electrónicos en procesos inter-empresa y trámites en organismos públicos.
Lo que sí ha cambiado de manera profunda es el foco del problema, migrando hacia los procesos y las personas o sistemas que los ejecutan, dejando en segundo plano los flujos documentales que los sustentan. La tendencia es optimizar los procesos, haciendo transparentes las responsabilidades humanas y automatizando la mayor cantidad de tareas posible.
Por ello pensamos que las empresas demandarán soluciones que les permitan soportar de mejor forma la toma de decisiones inherente a dichos procesos. Proyectamos un futuro en el que los datos disponibles a partir de la informatización de los procesos, tanto por su calidad como por su cantidad, tendrán un rol esencial en las soluciones requeridas en esta nueva realidad empresarial.
