“El 2001 ha sido un año de cambio para los sistemas de información orientados a la mediana empresa. Su mercado objetivo, aquellas compañías que facturan entre US$2 y US$10 millones, desaceleraron sus proyectos de inversión a partir del 2000 y, actualmente, estudian cuidadosamente el tema de traspasar su gestión a una aplicación estandarizada, colocan plazos para comprobar su efectividad real y a diferencia de años anteriores, exigen especificar el tiempo que transcurrirá desde la implantación del software hasta el retorno de su inversión. Para conocer las estrategias de los proveedores para hacer frente a este nuevo escenario y el valor agregado que están incorporando a sus soluciones y servicios, conversamos con los más destacados representantes del mercado local en el desayuno organizado por la Revista Gerencia & Sistemas. “
Que sólo el 10% de los empleados de una compañía utiliza las aplicaciones de un software tipo ERP o de una solución para la administración de su gestión, es un premisa que suena fuerte en el mundo empresarial local y mundial. Las compañías proveedoras están conscientes de ello y para volver la mirada hacia las distintas fortalezas de sus soluciones, han comenzado a generar nuevas aplicaciones, distintas fórmulas de parametrización para adaptar la realidad de las empresas a los software, integración a Internet y especialmente, nuevas instancias de comunicación con sus clientes.
Hacia la integración de aplicaciones
Para derribar el argumento recién mencionado y conseguir que la mayor parte de la empresa tenga una relación cotidiana con el sistema de información implantado, los asistentes señalan que es vital que las distintas aplicaciones que componen el software estén integradas y se comuniquen entre sí. En este sentido, Darío Castex, Gerente General de Exxis, representante en Chile de Macola, indica que un ejemplo de integración «es hacer que el flujo de documentos esté relacionado con el módulo de e-commerce, porque se unen las actividades diarias de quienes trabajan en la empresa con una aplicación específica del sistema de información. De esta manera, la gente aprende a conocer la herramienta, no se resiste a incluirla para llevar a cabo su trabajo y la compañía -que actualmente no está en condiciones de hacer una inversión importante para que sólo una minoría de su personal la aproveche- se siente satisfecha al saber que un gran número de sus empleados la integra de manera efectiva».
Para Rodrigo Zenteno, Gerente General de Sistemas Relacionales, compañía desarrolladora de Delfos, lograr que la empresa en su conjunto saque partido de una solución de software, «pasa porque exista un buen puente de comunicación entre una aplicación y otra, pero, principalmente, porque éstas sean capaces de compartir información. Esto, significa que el pilar de la aplicación debe ser una herramienta workflow que cruce todos los módulos, que haga posible que las distintas divisiones de la empresa compartan la información que le es común y necesaria para llevar a cabo su gestión y que, en términos concretos, permita, por ejemplo, tanto al departamento de ventas como al área de facturación de una compañía, acceder a su lista de clientes».
Otra manera de sumar más usuarios a los sistemas de gestión de las empresas es, a juicio de Rodrigo Ready, Gerente Comercial de Great Plains, propietaria de Solomon Software y Dynamics, «incorporar a los ERPs herramientas que sean comunes a todos los usuarios como las aplicaciones contenidas dentro del Office de Microsoft. De esta manera, la solución de software no obliga a los empleados a cambiar de manera radical sus conductas cotidianas, porque no es fácil lograr que las personas trabajen en un ambiente distinto al que están acostumbradas. Por eso es que como empresa, incorporaremos en nuestra próxima generación de productos aplicaciones totalmente integradas con esta suite de productividad, las que van a permitir a través de un e-mail, por ejemplo, hacer link con alguno de los módulos de la aplicación, y conectar tanto al usuario como al cliente de la compañía, directamente desde su herramienta de escritorio al sistema de información».
Para creer en el retorno de la inversión
La rentabilidad presupuestada versus la realmente obtenida, luego de la implantación de un software de gestión, es un aspecto que hoy preocupa mucho más que antes a las empresas. Esto, porque según explica Javier Rengifo, Gerente Comercial de FlexWin, «en tiempos en que los efectos de la crisis económica aún se sienten, las compañías son mucho más cautelosas al invertir en una aplicación para mejorar su administración interna y buscan un sistema que les permita cuantificar en términos reales los beneficios que van a obtener. En otras palabras, es necesario que los proveedores garanticen a las compañías en qué porcentaje verán incrementada la eficiencia en su gestión y en cuánto tiempo». En este sentido, Hugo Rodríguez, Gerente de Negocios de SAP, señala que en el caso específico de este software World Class «es posible recuperar entre un 30% y un 40% de la inversión, luego de transcurridos tres años desde la implantación».
Como señala Enrique Tietzen, Gerente General de Contab DosMil, «para que las compañías puedan obtener la rentabilidad proyectada al momento de decidir la implantación de un software de gestión, es necesario que el proveedor sepa realmente qué es lo que espera el cliente de la solución y que finalmente, la aplicación satisfaga esas expectativas». Esto, a juicio del ejecutivo, se logra entregándole al cliente -a través de un proceso de consultoría- las herramientas para que a partir del software pueda diseñar sus propios sistemas informativos, las bases de datos particulares de su negocio y en definitiva, establecer su enfoque de negocios único en base a la aplicación o ERP.
Otra variable que puede garantizar el retorno de la inversión está dada por el conocimiento que las empresas tienen respecto al potencial de las herramientas que forman parte de un software de gestión. Al respecto, Jorge Ríos, Gerente General de IT Software, representante de QAD, explica que en Chile no se conocen las capacidades que pueden llegar a desarrollar algunas aplicaciones y como prueba de ello, señala que «tres divisiones de negocios de una compañía chilena, sin saber compraba un producto a un mismo proveedor pero a distinto precio, y al comenzar a utilizar el módulo Compras Centralizadas, se percataron de que dos de ellas estaban pagando un sobreprecio por un producto que la otra adquiría a un precio muy ventajoso. Una vez operando con el sistema, terminaron por unificar el precio y disminuyeron sustan-cialmente sus costos».
Arturo Arancibia, Gerente General de Microsiga Chile, indica que una de las razones que dificultan que las empresas logren obtener la rentabilidad presupuestada, radica en la preevaluación que las compañías hacen de los software que existen en el mercado. Como señala, «muchas veces se adquiere un software porque funcionó bien en alguna compañía conocida, aunque no necesariamente sea el más indicado para el negocio», agregando que es preciso que «las empresas identifiquen cuáles son sus necesidades reales y de acuerdo a ellas, considerando las características de su giro y a partir de una evaluación mesurada, tomen la decisión».
La planificación del cambio
A pesar de que, como señala Juan Luis Andrade, Consulting Director de Oracle, «son pocas las firmas que toman una consultoría para evaluar las alternativas del mercado antes de optar por una solución de software, principalmente, por el tema costos», proveedores como Baan destacan la importancia de que a nivel local las compañías lleven a cabo un estudio respecto de la aplicación más adecuada para satisfacer sus necesidades, y es así como Pablo Cal-cagno, Gerente de Ventas de la empresa en Chile, indica que «un proceso de consultoría previo a la adquisición del software es un paso que no se debería omitir, porque cuando las compañías adoptan un sistema de información están modificando la forma de operar de su negocio».
Al respecto, Luis Alberto Erazo, Gerente General de Softland Grupo SP, señala que la importancia de la preevaluación de las soluciones radica en que «existen software que representan una alternativa efectiva para un cierto nicho de empresas y otros que sencillamente no se ajustan a un determinado negocio, a pesar de que todos dicen estar orientados a la mediana empresa».
Los asistentes coinciden en que de ser posible llevar adelante un proceso de consultoría previo a la compra del software -decisión que le compete exclusivamente a los clientes- hay un punto a favor para que el proceso de implantación sea exitoso. Muchos de ellos señalan que entre sus experiencias, las más emblemáticas corresponden a casos de empresas que han realizado evaluaciones tomando en cuenta el criterio de un profesional externo y especializado en el área de sistemas de información, la opinión de la gerencia de la empresa y los requerimientos del personal que finalmente va a operar con la aplicación, siendo esta suma de visiones la clave del éxito.
Darío Castex,
EXXIS.Rodrigo Zenteno,
SISTEMAS
RELACIONALES.Rodrigo Ready,
GREAT PLAINS.Javier Rengifo,
FLEXWIN.Hugo Rodríguez,
SAP.Enrique Tietzen,
CONTAB DOSMIL.Jorge Ríos,
IT SOFTWARE.Arturo Arancibia,
MICROSIGA.José Luis Andrade,
ORACLE.Luis Alberto Erazo,
SOFTLAND
GRUPO SP.Pablo Calcagno,
BAAN.
