En el 2000, el Liceo Eduardo de La Barra de Valparaíso se enfrentó a la problemática de procesar una gran cantidad de información generada por las evaluaciones realizadas a sus cerca de 2.300 estudiantes, de 1º a 4º medio, lo que requería más tiempo del que sus docentes estaban en condiciones de destinar. En este escenario, el establecimiento evaluó la necesidad de aplicar una herramienta tecnológica que le ayudara a hacer más eficiente el proceso, y decidió implementar la tecnología ReadSoft Documents For Forms, desarrollada y provista por ReadSoft. Roberto Pantoja, Director del liceo, profundiza en los detalles de esta experiencia.
El Liceo Eduardo de La Barra de Valparaíso es un establecimiento de educación municipal, que día a día enfrenta el desafío de gestionar de la mejor manera los limitados recursos con que cuenta. En este sentido, el tiempo de sus docentes es uno de los más valiosos y escasos, razón por la que hace poco más de siete años evaluó la incorporación de herramientas tecnológicas que ayudara a ser más eficiente la aplicación de estrategias de mejoramiento pedagógico y administrativo.
“Enfrentábamos la necesidad de capturar información en forma rápida y expedita, cuyo objetivo es propiciar una mejora en los procesos de aprendizaje de nuestros alumnos, aplicando estrategias en los tiempos adecuados, que se desprende de los desafíos que plantea la Reforma Educacional”, recuerda Pantoja.
De esta forma, lo que buscaba el centro educacional era una herramienta que le ayudara a capturar y procesar la información de pruebas estandarizadas por nivel y subsectores de aprendizaje y realizar oportunamente la evaluación, en qué medida se estaban cumpliendo los objetivos en cada nivel y subsector, y en términos de cobertura curricular y logros de aprendizaje, sin que esto implicara una gran inversión de recursos, eminentemente de tiempo de sus académicos. Un tema no menor, considerando que al liceo asisten cerca de 2.300 estudiantes, distribuidos en 48 cursos en cuatro niveles de enseñanza media, donde se dictan 13 asignaturas en cada uno y algunos aumentan por la formación diferenciada en sus planes de estudio.
Formaron entonces un equipo de trabajo con la misión de encontrar en el mercado la alternativa tecnológica más adecuada a sus necesidades. “Queríamos dar con una solución apropiada, pero además con un proveedor confiable, que entendiera nuestros requerimientos y que fuera capaz de adecuarse a la realidad de un liceo público de Valparaíso, donde los recursos son escasos y donde una inversión de este tipo implica un gran sacrificio y responsabilidad con la comunidad educacional”, asevera el profesional.
Luego de una investigación de mercado, la solución a sus problemas llegó de la mano de la oferta de ReadSoft, que destacó por la confiabilidad de la compañía y por entregar información precisa, que les permitió tomar la mejor decisión. “Los ejecutivos de ReadSoft nos dieron mucha confianza porque era evidente que manejaban en detalle el tema, y porque no estaban empeñados en vendernos un producto sino en entender nuestra problemática para resolverla. En este sentido, nunca nos sentimos presionados por optar por el producto que nos ofrecían, sino que más bien experimentamos el apoyo de especialistas en tecnología de punta”, indica.
Junto con esto, la oferta de ReadSoft se hizo altamente atractiva porque no sólo resolvía la necesidad de procesar las evaluaciones de los alumnos, sino que además planteaba alternativas para otras actividades internas, como la aplicación de cuestionarios de intereses y encuestas vocacionales, cuestionarios y encuestas de satisfacción en diferentes procesos de gestión e, incluso, la posibilidad de dinamizar el proceso de admisión de alumnos.
Herramienta eficiente y precisa
Gracias a la implementación de ReadSoft Documents For Forms, la institución educacional ha visto automatizado todo su sistema de evaluación, con el consiguiente ahorro de tiempo y costos que esto supone. “Antiguamente, los profesores tenían que invertir parte valiosa de su tiempo en corregir cientos de pruebas, lo que además de ser lento era poco preciso porque, por más concentrado que estuviera el docente, los errores se sucedían con bastante regularidad, además de ser agotador y estresante”, explica Pantoja.
La solución implementada por ReadSoft es una herramienta para la captura automática de datos, un OCR que registra información de cualquier tipo de documento; entiende, extrae, clasifica e interpreta ésta; gestiona y realiza el seguimiento de los documentos; se integra con sistemas de negocios/ERP; e intercambia documentos electrónicamente. Funciona a partir de un software que ofrece una gran cantidad de funcionalidades, que permiten automatizar los procesos de captura de información, además de conectarse directamente con las bases de datos y realizar validaciones de los mismos, junto con validar automáticamente la información contenida en formularios y enviarla a un sistema de destino en el formato apropiado para cada aplicación.
“Estamos muy satisfechos de los resultados obtenidos, porque además se trata de una herramienta muy amigable con el usuario; cualquiera puede aprender cómo funciona y aprovechar sus beneficios”, agrega.
Servicio de excelencia
Para el Director del Liceo Eduardo de la Barra, junto con poder contar con un sistema que realmente resuelve sus problemas de manera efectiva, lo más importante ha sido disfrutar el apoyo de una empresa confiable, que está enfocada en el servicio a sus clientes, con la que se puede contar en todo momento.
“ReadSoft nos ha entregado siempre respuestas precisas y oportunas, pero por sobre todo ha sido muy consciente con nuestra condición de institución pública, ofreciéndonos una serie de alternativas de financiamiento, muy acordes y accesibles para nuestra realidad”, enfatiza el profesional.
En la actualidad, y gracias a la implementación de ReadSoft Documents For Forms, la institución no sólo realiza la corrección de pruebas y evaluación de encuestas, sino que además ha integrado a la solución todo el proceso de corrección de ensayos de la PSU, en Lenguaje, Matemáticas, Historia y Ciencias. Esto permite a los docentes destinar más tiempo a la organización de los procesos de enseñanza, además de optimizar la información que se les entrega a los alumnos para la toma de decisiones, tanto durante sus procesos de aprendizaje, como en su continuación de estudios superiores. “Gracias a la eficiencia que hemos logrado en el trabajo de los profesores, este año fuimos beneficiados con el Premio a la Excelencia Académica, lo que significa un gran reconocimiento a nuestra gestión y al camino por la tecnología que hemos tomado”, destaca Pantoja.
Ahora, en el liceo están enfocados en integrar a sus docentes en el uso de la herramienta y en seguir aplicando las múltiples funcionalidades que ésta ofrece.
