Entre un 20% y 40% de los formularios preimpresos es destruido por obsolescencia, debido a cambios en la información que contiene. Estas cifras grafican una de las mayores problemáticas que se deben enfrentar hoy en el manejo de documentos en las oficinas, donde éstos son parte de la cotidianeidad. Para evitar dichas pérdidas, Lexmark ofrece una propuesta de valor basada en Lexmark Document Solutions Suite (LDSS), una completa línea de soluciones de manejo de documentos que ofrece implementaciones flexibles de formato electrónico, captura de documentos e impresión a demanda, y que es compatible con sistemas ya instalados.
Esta suite, que complementa las soluciones de hardware del fabricante, está compuesta por tres módulos principales: Lexmark Document Distributor, que es donde se realiza la automatización de los procesos; Lexmark Document Producer, que permite construir los formularios en formato electrónico; y Lexmark Document Portal, para el acceso y la gestión de éstos. “Los clientes pueden optar por los módulos que necesiten, dependiendo de su problemática puntual”, explica Patricio Prado, PSSD & Channels Distribution Account Manager de la marca.
Automatizando procesos
“Nuestra propuesta de valor es simplificar procesos y consolidar dispositivos, a través de la automatización, lo que es posible con el módulo Distributor”, indica el ejecutivo. Este trabaja con los MFPs Lexmark, posibilitando la captura de documentos en papel y electrónicos, y convirtiendo su formato para distribuirlos de la manera en que se necesite.
“En el ambiente de oficina actual conviven formularios preimpresos, e-documents y documentos del tipo PDF con información relacionada al trabajo, los que se distribuyen de múltiples formas: se imprimen en diferentes tipos de equipos, se copian, faxean o scanean, y son distribuidos por variados medios, como correo interno o e-mail”, ejemplifica el ejecutivo. Ante este escenario, se requiere de una simplificación de los procesos, que es la que propone Distributor, mediante una distribución escalable y un control centralizado, todo en un entorno workflow. “Como resultado es posible acceder a la visualización, distribución y almacenamiento electrónicos de los documentos, además de impresión, pero bajo demanda, es decir, sólo cuando es necesaria”, comenta.
Complementando lo anterior, Distri-butor integra funcionalidades de OCR; manejo de códigos de barra: lectura y creación; ingreso de datos dinámicos; y producción de script o procesos de aplicación de trabajo automatizado. “Así, es posible que un documento sea scaneado y faxea-do; se genere un OCR con formato Word de éste y una copia para ser guardada en un archivador; además de ser almacenado en una base de datos; todas tareas que se realizan automáticamente, con sólo apretar un botón”, señala Prado. Los beneficios de esta automatización son claros: menores tiempos y costos de procesos, mayor disponibilidad de la información, la posibilidad de enviar documentos a varias ubicaciones y manejar el indexado y archivo de documentos sencillo.
Adiós al costo de los formularios preimpresos
Un segundo módulo es Producer, que se basa en un servidor para la generación de formularios electrónicos y trabaja tanto con impresoras de la última línea de Lexmark, como con MFPs, permitiendo múltiples destinos para los documentos, tales como fax, e-mail, archivado, envío al servidor Distributor, e impresión a demanda. Se trata de la elaboración de formularios con calidad profesional, donde es posible incorporar elementos como texto color, bar-codes, objetos gráficos, logos y marcas de agua. “Con esto es posible eliminar los formularios pre-impresos, reducir los gastos de almacenamiento y de la distribución de éstos”, comenta el profesional.
Por último, complementa esta suite el módulo Portal, una aplicación que provee acceso fácil a los documentos para impresión a demanda, a través de una aplicación en el PC o el panel de la impresora o MFP, reduciendo también los costos de almacenamiento y la obsolescencia de formularios preimpresos.
Mayor información solicitar a Patricio Prado al fono 2809500 o al e-mail pprado@lexmark.comNoviembre de 2005
