La burocracia es uno de los aspectos más tradicionales y característicos al que debe enfrentarse una persona que realiza un trámite con una organización gubernamental.
Con el objetivo de facilitar estos procesos, Lexmark presentó la solución MFP Kiosk para el sector gobierno, proporcionando a los ciudadanos un valor agregado que se traduce en mayor rapidez y precisión. Y es que, a pesar de los esfuerzos de muchas agencias para simplificar los procesos capturando formularios en línea o a través de canales móviles, los largos tiempos de espera siguen siendo un desafío, y terminan derivando en errores, ineficiencias y con esto ciudadanos y funcionarios menos satisfechos.
Por este motivo, MFP Kiosk de Lexmark simplifica los obstáculos mediante siete beneficios:
Tradicionalmente, los funcionarios de una oficina pasan mucho tiempo procesando documentos manualmente, y con frecuencia carecen de visibilidad y acceso a la información que necesitan. Dado que muchos procesos gubernamentales carecen de la tecnología o integración para digitalizar la documentación al principio del flujo de trabajo, a los funcionarios se les deja información incompleta con frecuencia o se les exige que realicen tareas redundantes. Al capturar la documentación de los ciudadanos a su llegada y enrutarla inmediatamente a la persona correcta, MFP Kiosk pone en marcha el procesamiento y permite comenzar a trabajar antes.
Dado que la información se está convirtiendo de papel a digital en el proceso con antelación, pasos como la clasificación de documentos y la verificación de datos pueden automatizarse para aumentar la velocidad y la eficiencia. Eso se traduce en funcionarios más productivos y flujos de trabajo con menos cuellos de botella.
Al aprovechar las funciones de la MFP, los ciudadanos pueden enviar y recibir información fácilmente desde el momento en que llegan a la institución. La tecnología de captura permite a los solicitantes escanear de forma segura la información y la documentación personal, de modo que el procesamiento puede comenzar inmediatamente.
La información y los formularios almacenados directamente en el dispositivo se pueden acceder e imprimir en cualquier momento, lo que permite a los usuarios obtener las indicaciones, instrucciones y documentos que necesitan sin la larga espera.
Almacenar información en papel, es arriesgado. Los documentos en papel se pueden perder fácilmente, extraviar o incluso robar. Y cuando se trata de realizar auditorías y garantizar el cumplimiento, todo ese documento puede ser una pesadilla para analizar. Al capturar y almacenar digitalmente la información de los ciudadanos y las formas gubernamentales en el MFP, podrá minimizar el riesgo de pérdida física.
La digitalización permitirá eliminar los problemas de cumplimiento asociados con los errores manuales, sacar a la luz los datos ocultos con una integración perfecta, rastrear y archivar automáticamente la información para facilitar las auditorías y una visibilidad más completa.
Los Kioscos tradicionales son costosos y tienen capacidades de impresión limitadas. Por el contrario, los MFP Lexmark cuestan una parte del valor de compra y mantenimiento, y permiten una amplia gama de capacidades de impresión. No solo los dispositivos son menos costosos, sino que utilizan papel de fotocopia básico, lo que ayuda a ahorrar en insumos. Además, debido a que están diseñados teniendo en cuenta sus necesidades, permiten realizar impresiones a color y de tamaño completo, lo que le permite imprimir en una amplia variedad de medios, en varios idiomas y con instrucciones para facilitar su uso.
