“Más de 40 años han pasado desde que Las Brisas nació como una rotisería en Temuco. Actualmente, con 17 locales en todo Chile, a los que sumará próximamente otro en Concepción, esta cadena de supermercados ha ido creciendo paulatinamente, motivo por el cual, entre otras determinaciones, ha debido mejorar su sistema con el objetivo de fortalecer el control de su gestión y optimizar el flujo de información entre los locales y la central. En este contexto, se enmarca la implementación de la herramienta ODBMS de JDA Software, proyecto que conocimos a través de Nelson Muza, Gerente de Sistema de ADEM, empresa de servicios financieros, recursos humanos e informática de Las Brisas.”
Antes de optar por la solución propuesta por JDA, Las Brisas contaba con un modelo de gestión muy antiguo, que como explica Muza «escasamente cubría la funcionalidad operativa de nuestra cadena y estaba compuesto por servidores ubicados en cada local, lo que ocasionaba un desorden en el sistema de códigos de productos e inventario, además de un exceso de independencia al momento de comercializar determinados productos». Fue así como luego de una evaluación, la empresa seleccionó la herramienta ODBMS (Open Database Merchandising System), especialmente, por la especialización y el prestigio mundial que este proveedor de software tiene en el área retail.
Un paso adelante
Básicamente, ODBMS es un sistema abierto de comercialización que a través de diversos módulos abarca toda la problemática de la empresa, desde la adquisición de productos hasta su ubicación en las tiendas, incluyendo definición de políticas de precios y gestión comercial. El software posee interfaz gráfica, navegación intuitiva, sistema de ayuda en línea a nivel de procesos comerciales en formato HTML y fue diseñado para reducir al mínimo el tiempo de aprendizaje de los usuarios.
En Abril del 2000, Las Brisas designó un grupo de profesionales para que estuviera a cargo del proyecto, determinando también que éste sería encabezado y supervisado por los gerentes generales de Las Brisas y ADEM y por el Departamento de Sistemas de esta última empresa. El grupo conoció en profundidad la herramienta, definiendo los tiempos y esquemas de configuración, además del trabajo en cada uno de los módulos a imple-mentar, elaborando, posteriormente, los manuales para el futuro entrenamiento.
En cuanto a los plazos, se fijaron ocho meses para disponer el software y el hardware que sería necesario, escogiéndose luego un supermercado en Santiago para el plan piloto, el cual duró 30 días. Posteriomente, el proceso de implantación propiamente tal se llevó a cabo en un período de cinco meses, ya que era necesario replicar el sistema en todos los locales restantes.
Una sólida plataforma
Realizada por el mismo grupo a cargo del proyecto, la capacitación contempló un curso rápido de Windows y otro especialmente orientado a que los usuarios del sistema conocieran los módulos y sus funciona-lidades, teniendo este proceso como señala Muza «muy buenos resultados, ya que como se dividió al personal en dos grupos, no se produjo ningún desmedro en la productividad laboral».
Actualmente, los servidores en los locales fueron eliminados y la arquitectura de la plataforma se centraliza en Santiago, componiéndose por los software ODBMS de JDA; Tarantella de SCO, que les permite optimizar el ancho de banda entre la central en Santiago y los locales en regiones; Oracle, para base de datos; y finalmente, los sistemas operativos Unix y Win-dows NT. El hardware contempla un servidor IBM M80 y dos equipos Dell con procesadores Intel. La comunicación hacia y desde los PCs de cada uno de los locales y el servidor, se realiza a través de enlaces digitales de 256 KB.
Crecer sin restricciones
Además de la decisión de no modificar la solución ajustándose al ciclo comercial impuesto por JDA, otra de las premisas que determinó Las Brisas para este proceso fue que la puesta en marcha de los módulos se realizara en forma simultánea y no gradual. Como comenta Muza, «la implementación de los módulos en forma paralela permitió a la empresa ahorrar trabajo, tanto a niveles administrativos, pues no han tenido que reingresar los mismos datos, como en el área de sistemas, evitando crear una
gran cantidad de interfaces necesarias para conectar cada etapa del proyecto con los sistemas actuales, que dejarán de ser usados cuando ODBMS se implemente en todos los locales». Por otra parte, respecto de las expectativas, el ejecutivo agrega que «éstas se relacionan con las metas que nos hemos propuesto, como lograr implantar la reposición automática para al menos un 50% de los productos que trabajamos y reducir los quiebres de stock en un 4,5%, lo cual se verá reflejado en la venta y en el incremento del margen bruto en un 0,2%. Lo primordial es que el sistema de JDA nos garantiza que podemos crecer sin restricciones».
