Flexibilidad era uno de los requisitos claves que la Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos de Chile exigía de un sistema de gestión, pues por las características de su trabajo y actividades como entidad privada sin fines de lucro y de colaboración con la labor bomberil, una aplicación cerrada no le era útil. Fue por esta razón por la cual decidió optar por Flexline ERP, software de gestión desarrollado por The Flexline Company, cuyos beneficios hoy son fundamentales para apoyar su quehacer. Luis Noriega, Jefe Departamento de Tecnología, Información y Comunicación, nos entrega más detalles al respecto.
“La principal problemática que nos afectaba y que nos llevó a optar por esta implementación, fue que la herramienta con la que contábamos era muy cerrada. Dada la naturaleza de nuestra institución, que es la única del país con características de corporación privada de ayuda a los cuerpos de bomberos, los flujos y procesos son muy particulares”, explica Noriega. Ante tales especificidades, un software cerrado como el que tenían, no cumplía con aspectos como registro de la información u obtención de informes, ya que los reportes que se generaban con éste eran insuficientes para los requerimientos del Directorio o de los Consejos Ejecutivos.
El ejecutivo agrega que “por su labor, que implica la venta a los cuerpos de bomberos de todo tipo de material bomberil -que puede variar desde una manguera a un carro bomba o máquina de salvataje, entre otros-, a costos menores a los reales, pues hay un porcentaje de los precios de los productos que es subvencionado con fondos públicos; los procesos contables son difíciles de asimilar en un sistema cerrado”.
Flexibilidad y base de datos abierta: Dos factores claves
El primer semestre del 2003, la institución analizó las alternativas de ERP existentes en el mercado, evaluando no sólo el aspecto costo, sino que otros atributos como flexibilidad. “Lo que principalmente buscábamos en una solución era que fuera flexible, es decir, que se adaptara a nuestros procesos y no viceversa, y que la base de datos incluida fuera abierta, ya que, dado que contamos con un Departamento de Informática, queríamos tener la libertad de generar nuestros propios informes y por estas razones nos decidimos por Flexline ERP”, comenta.
“Lo que nos llamó la atención y fue otro factor que nos hizo decidirnos por esta herramienta fue la posibilidad de participar en todo el proceso de implantación, no sólo nosotros a nivel de jefatura y la Gerencia, sino que también el resto del personal, el cual se sintió muy conforme por el hecho de participar más allá de la capacitación, en el proceso de implantación, y ser parte de la solución que estábamos integrando”, expresa el profesional. Así, luego de realizar la fase de implementación y de capacitación a los usuarios, durante el segundo semestre de 2003, en enero del siguiente año los procesos contables y administrativos de la entidad comenzaron a realizarse a través de esta herramienta.
“El proceso de implementación no fue para nada traumático, como puede resultar en un proyecto de este tipo, principalmente porque teníamos muy acotadas nuestras necesidades y el consultor de The Flexline Company nos guío en cómo era factible realizar cada proceso que requeríamos. Esto es fundamental, porque reduce drásticamente el tiempo al momento de la implantación y parametrización del software”, añade. Y si bien, luego se realizó un reforzamiento del entrenamiento a los usuarios con el sistema ya en marcha, -según Noriega- éste fue un proceso natural debido a que la interfaz amigable e intuitiva de Flexline ERP, permite al usuario resolver sus problemas básicos con las herramientas que el mismo sistema le entrega.
Hoy en día cerca de 60 usuarios utilizan la solución, quienes se conectan desde Arica a Punta Arenas a través de VPN y de sólo 20 licencias concurrentes, lo que ahorra costos para la entidad.
Libertad en la generación de reportes
Al momento de comprar la licencia de la herramienta, la Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos, que opera desde 1970, adquirió también el diseño de la base de datos, lo que en la actualidad le permite elaborar los distintos reportes que solicita la Gerencia o el Directorio. “Sin lugar a dudas, la apertura de la base de datos ha sido fundamental, pues con la herramienta de generación de reportes que tenemos nos es posible construir cualquier tipo de informe sin la necesidad de recurrir al soporte de The Flexline Company y sólo actualizando los datos, lo que nos provee una gran economía”, indica.
Desde el punto de vista operativo, Flexline ERP ha permitido reducir los tiempos de respuestas y calidad de la información en la generación de informes al Departamento de Contabilidad, pues antes había que desarrollar cada tipo de reporte, lo que demandaba mucho tiempo, en cambio con este ERP permanecen las plantillas. Actualmente, la institución elabora, entre otros, informes de tipo presupuestario, de entrega de materiales, contables, de importaciones (de material mayor y menor), y principalmente para auditorías, pues además de un contralor interno, la Junta Nacional es auditada por una consultora externa, así como puede serlo por la Contraloría General de la República y la Superintendencia de Valores y Seguros. “Es importante -subraya Noriega- la facilidad y rapidez que nos ofrece Flexline ERP para obtener reportes eficientes y seguros para la entrega de este tipo de auditoría. Esto, pues se trata de bases de datos sólidas que nos permiten brindar informes confiables en tiempos óptimos, lo que se traduce en una mejor gestión”.
La flexibilidad del soporte, disponible en varias alternativas, también resalta como una de las ventajas tras Flexline ERP, “porque la implementación de un software de gestión es un proyecto a largo plazo y es esencial el respaldo detrás; cada vez que se nos presenta alguna duda en los procesos, el soporte de The Flexline Company nos permite solucionar el problema”, explica.
Hoy la Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos se encuentra evaluando la incorporación de nuevos módulos durante el segundo semestre de este año, como Control de Proyectos y CRM, los que se sumarían a los ya operativos: Gestión, Comercial, Contabilidad, Tesorería, RRHH y Activos Fijos, maximizando los actuales beneficios de esta herramienta.
