Como una alternativa al almacenamiento de documentos en papel, Isapre Fundación implementó hace tres años la solución de gestión documental DocuRed, provista por la empresa nacional Alniti, con el objeto de digitalizar sus archivos. De esta forma, tal como afirma Marcelo Barrios, Subgerente de Operaciones y Gestión de Isapre Fundación, hoy la entidad de salud cuenta con un mecanismo de búsqueda y de entrega de información asequible y seguro, que le ha permitido modernizar radicalmente la administración de sus documentos.
Con 22 años de presencia en el mercado local, esta institución ligada a BancoEstado y sus trabajadores, cuenta con más de 13 mil afiliados y una cartera total de 26 mil beneficiarios, siendo una de las entidades de salud cerradas más grandes del país.
Como parte de su política de crecimiento y modernización, Isapre Fundación ha llevado a cabo una serie de proyectos tecnológicos con el fin de ofrecer mejores servicios a sus clientes, tales como bonos electrónicos I-Med y pago de cotizaciones por medio de Previred, ambos disponibles desde el año pasado. “Previamente, en el 2004, incorporamos el sistema DocuRed a fin de contar con una alternativa al manejo de elementos físicos, tales como el papel”, afirma Barrios. “Carecíamos de un sistema de documentación digital o de una aplicación informática de apoyo a la gestión en esta materia. Simplemente, trabajábamos con muchos papeles”, añade.
El ejecutivo sostiene que uno de los aspectos relevantes que llevó a la entidad a integrar esta aplicación, tuvo que ver con el alto número de documentos que debía manejar el área de Afiliaciones, departamento a cargo de establecer la relación contractual con cada uno de los clientes. “Cada vez que se requería verificar los contratos o los formularios únicos de notificación (FUN), tanto por nuestra parte como de los organismos fiscalizadores, se debía acudir a los archivos en salas operadas por funcionarios dedicados exclusivamente a manejar esta documentación”, recuerda.
Fue así como el proveedor local Alniti, que desde hace cerca de 10 años ofrece soluciones TI a los problemas de manejo de información, propuso el sistema DocuRed. “Los documentos históricos fueron digitalizados a partir de 2004 con el apoyo de Alniti, operación que duró tan sólo tres meses, y que fue un desafío de vital importancia para la institución. Carecíamos de las herramientas y conocimientos para llevar a cabo dicha labor”, señala. “Junto con la rapidez de la implementación, el costo también fue muy razonable”, acota Barrios.
Seguridad y ahorro de tiempo
DocuRed es un sistema de administración que permite ingresar a una base de datos una serie de documentos digitalizados (como imágenes TIF, JPF, GIF y BMP, entre otras), archivos electrónicos, planos en formato CAD o documentos en PDF, con el objeto de visualizarlos de manera rápida y segura cuando sean requeridos.
“Es una solución que aporta las funcionalidades demandadas por nuestra empresa, mientras que otro tipo de sistemas tienen un costo bastante más elevado y ofrecen una serie de aplicaciones que no necesitamos”, señala y agrega que “la herramienta posee una muy buena relación costo y servicio, que satisface plenamente nuestras necesidades en cuanto al manejo de la información”.
Las ventajas para Isapre Fundación, a juicio del profesional, están dadas por la menor cantidad de horas dedicadas por el personal a administrar estos documentos, al ahorro generado por un inferior volumen de emisión de fotocopias y, en menor medida, a contar con menos espacios físicos para almacenamiento. “Sin embargo, creo que los mayores beneficios provienen del alto grado de seguridad de los datos, al poder consultar determinados tipos de documentos sin tener que tenerlos físicamente en la mano. A ello se suma la posibilidad de mejoramiento de los tiempos de respuesta de los usuarios al solicitar un archivo específico”, explica.
Debido a que la institución constituye una isapre cerrada y ofrece mayores beneficios a sus clientes aportados por el BancoEstado, posee una rotación de afiliados baja, motivo por el cual éstos registran documentaciones históricas que en muchos casos sobrepasan los 20 años. “Integrar esta aplicación es casi un estándar de mercado necesario para modernizar efectivamente la gestión de la empresa”, indica el ejecutivo.
Menores costos, más servicio
El ejecutivo destaca el hecho que Alniti sea un proveedor nacional, razón que le permite siempre mantenerse muy cerca del cliente a la hora de resolver problemas de funcionamiento o de contingencia.
La elección de este proveedor se concretó a partir de las funcionalidades que requería la isapre en cuanto al manejo de archivos digitales asociados al RUT y mecanismos de búsqueda y de entrega de información de manera asequible, los cuales debían estar basados en dos aspectos: costo y servicio de postventa.
“Alniti fue una de las alternativas más razonables en términos de costo, mientras que el servicio que entrega se basa en gran medida en saber escuchar las necesidades de una empresa mediana como ésta”, explica el Subgerente de Operaciones y Gestión de Isapre Fundación.
Según detalla el ejecutivo, la entidad “opera con un esquema de licencias concurrentes y el sistema permite laborar con cinco licencias simultáneas, sin embargo, contamos con cerca de 20 usuarios conectados a dicha aplicación, que vienen de las áreas de Afiliaciones, Archivos, Informática y Servicio al Cliente”.
El profesional agrega que la isapre tiene en carpeta la implementación, a corto plazo, de esta solución en otras áreas, como Crédito. “Actualmente estamos integrando la digitalización de licencias médicas con DocuRed, las que normalmente son requeridas por fiscalizadores y otras unidades de nuestra empresa, como Contraloría Médica”, concluye Barrios.
