Uno de los grandes desafíos de cualquier organización, y en especial de aquellas de mayor tamaño, es mejorar los niveles de comunicación tanto internos como externos, por lo que contar con herramientas que permitan utilizar y compartir información eficientemente para la correcta toma de decisiones y la mejora constante de la productividad resulta fundamental. En este sentido, una correcta implementación de SharePoint, plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft, ofrece muchas posibilidades de interacción dentro de una empresa.
El escenario chileno
En América Latina, existen 42 partners certificados por la marca, clasificados según su modelo de negocios (venta de licencias v/s desarrollo e implementación de soluciones) y su nivel de expertise. Esas diferencias, según Nelson Avilés, Director Ejecutivo de Fractus, “hacen más simple para el cliente entender qué ofrece cada empresa y dirigirse a quien corresponda según sus necesidades”. Con las posibilidades que entrega cloud, contar con una implementación Share- Point ya no es privilegio de las grandes compañías. “Su adopción por parte de empresas medianas es hoy un camino factible. De hecho, han disminuido los valores de las licencias y la posibilidad de utilizar la nube elimina la necesidad de contar con una infraestructura interna para montar este tipo de soluciones”, asegura el ejecutivo.
Nelson Avilés, FRACTUS. Pedro Oyarzún, EGS.CL. Gian Carlo Zamboni, COLABRA. Dorian Lizama, SOFTLINE. Drago Eterovic, CMETRIX.
Coincidiendo con lo anterior, Pedro Oyarzún, Gerente General de Egs.cl, añade que “vemos en la utilización del cloud computing, una oportunidad muy interesante para los partners de Microsoft. Por ejemplo, Office 365 nos abrió posibilidades muy significativas con su nuevo licenciamiento, que incluye toda una estructura de servicios en la nube; es una herramienta muy productiva -que incluye SharePoint- a la que antiguamente solo las grandes empresas tenían acceso, pero que en la actualidad encuentra su mercado en el amplio espectro de las Pymes, que también requieren este tipo de plataformas para mejorar sus negocios, ser competitivas y crecer”.
En ese contexto, afirma Gian Carlo Zamboni, Gerente General de Colabra, “debemos tener en cuenta que en EEUU, 7 de cada 10 compañías utilizan SharePoint, y que en Chile, de las 1.000 empresas más grandes, un 80% cuenta con esta plataforma”. El ejecutivo agrega que “quizás no todas la están usando correctamente o aprovechando todas sus potencialidades, por lo que su desarrollo futuro es innegable”.
De acuerdo a Nelson Avilés, este crecimiento se consolidará “gracias al cloud, donde el concepto fundamental es pagar por lo que efectivamente se usa”. Por su parte, Dorian Lizama, Solution Specialist de Softline, agrega que “esa es una de las barreras que Microsoft ha tratado de derribar para levantar nuevos servicios para las empresas, sobre todo en las medianas y pequeñas que no cuentan con holgados presupuestos para adquirir infraestructura tecnológica, pero que sí pueden utilizar la nube”.
La importancia del cliente
Como en otro tipo de soluciones, una de las problemáticas que enfrentan los actores de este mercado, es hacer percibir a sus clientes los beneficios y ventajas de lo que están ofreciendo, considerando que hoy en día la búsqueda de las empresas se dirige hacia la adquisición de tecnologías que mejoren su negocio. En ese sentido, uno de los aspectos claves es quién asume dentro de la compañía el control del proyecto. Según el ejecutivo de Softline, “actualmente la mayoría de los proyectos de implementación de SharePoint no nacen de los departamentos técnicos o de las áreas informáticas, sino que surgen de las necesidades de otros sectores como recursos humanos y marketing, que tienen claros requerimientos de comunicación y colaboración tanto internos como externos”.
Por esa razón, Drago Eterovic, Gerente General de CMetrix, señala que “es importante tener claro que estas soluciones van mucho más allá de la instalación de un software, porque se trata de herramientas que involucran procesos de negocios que cambiarán la manera de trabajar de las empresas. Por esa razón, el sector que tiene la necesidad dentro de la organización generalmente es el que tomará la decisión de adquirirla, lo que en ocasiones puede generar dicotomías con las áreas de TI, que aún piensan solo en instalar sistemas”.
En este contexto, para el ejecutivo de Fractus hay un “nuevo empoderamiento” de las áreas internas de las empresas. “Antes era el sector informático el que veía todos los temas asociados a tecnologías, pero las organizaciones han evolucionado y actualmente son las áreas de negocios las que gestionan este tipo de proyectos y TI pasa a ser un proveedor interno de servicios que disponibiliza la plataforma”. Una mirada similar tiene el Gerente de Egs.cl, quien coincide en que esa es una de las razones por las que es necesario comprender que “SharePoint es el nombre de una herramienta y esa herramienta tiene que ver con el negocio de una empresa, asociado a conceptos relacionados con colaboración, productividad, control, integración, etc”.
Un abanico de posibilidades
Aunque en este momento los principales usos de SharePoint están concentrados en las áreas de gestión documental e Intranet -para temas de recursos humanos e indicadores de gestión-, sus posibilidades son mucho más extensas. Esto puede ser un arma de doble filo, ya que al abarcar muchas problemáticas, si no hay una correcta implementación, su potencial puede perderse, por lo que resulta fundamental el trabajo de quienes la venden, desarrollan e implementan. Según el ejecutivo de Colabra, “podríamos describir coloquialmente a SharePoint como ‘una navaja suiza’, y eso -que podría parecer extraño o complejo- es una gran oportunidad si es manejada por expertos. También es interesante el hecho de que uno puede desarrollar soluciones sobre SharePoint, agregándole valor a dicha plataforma”. Como afirma el profesional de CMetrix, “Microsoft también está impulsando significativamente la posibilidad de usar SharePoint como base para el desarrollo de aplicaciones más complejas”, acotando que esa versatilidad puede volverse negativa si no es bien aprovechada. “Como puede usarse para múltiples aplicaciones, la desventaja de SharePoint es que una organización puede pensar que no sirve para nada y es ahí donde falta madurez de parte del cliente para comprender qué es una herramienta de cierta complejidad que requiere una asesoría profesional para desplegarse”, señala.
En torno a esta plataforma, “se genera un ecosistema en el que participan distintos actores, y el que hoy día está en desarrollo junto al mercado, que también está aprendiendo y conociendo sus características. Es nuestro deber como proveedores transmitir cómo explotarla de la mejor manera”, asegura Nelson Avilés.
Por eso, para Dorian Lizama, es esencial “en la primera parte del proyecto, dar una asesoría integral al cliente, es decir, hacer un levantamiento de los procesos de negocios de la empresa, comprender su manera de trabajar y ver cómo plasmarla en SharePoint, lo que dependerá de cada cliente y de su madurez”.
Lo interesante, destacan los participantes, es que muchas empresas ya poseen SharePoint, por lo que es relevante el rol de los proveedores que la impulsen y ayuden a utilizarla. “Ese es un cambio que tenemos que hacer, porque en definitiva un gran número de clientes ya poseen el licenciamiento y nosotros debemos acercarnos y convencerlos de que tienen una oportunidad de mejorar algunos de sus procesos, además de rentabilizar su inversión, ya que tienen algo que ya fue pagado y no lo están aprovechando”, comenta Pedro Oyarzún.
Para el ejecutivo de Fractus, “el éxito se basa no solo en la plataforma, sino que hay dos elementos fundamentales dentro de todo proyecto: la experiencia del usuario, es decir, hacer que participen de ella convirtiéndola en un canal de comunicación y colaboración; y la gestión de la misma, en el sentido de que quienes la administran internamente, la mantengan viva y no la dejen estar pasada la novedad de su implementación”.
Futuro en la nube
Aunque aún falta madurez en algunas empresas y queda mucho trabajo por realizar, lo que sí está claro es que el futuro está en la nube. Para Drago Eterovic, “la madurez de las empresas respecto a sus problemáticas de negocios y sus desafíos organizacionales, determinan los profesionales que tienen, tanto en las áreas de negocios como en las de TI. En Chile todavía hay muchas organizaciones que no han alcanzado el nivel de profesionalismo que uno esperaría, por lo que todavía queda trabajo por realizar impulsando estas soluciones”.
Para el ejecutivo de Sofline, una clara señal de este futuro es que “el mundo y las tecnologías van hacia el cloud computing. Un ejemplo de esto es el hecho de que Microsoft haya reducido el precio de las licencias cloud, lo que beneficia directamente a las pequeñas y medianas empresas”. Por su parte, el ejecutivo de Fractus agrega que “hay una oportunidad para que las Pymes puedan adoptar una tecnología como esta, ya que la nube permite ahorros importantes en infraestructura, mantención y seguridad, entre otros aspectos”. Una de las claras ventajas de esta herramienta es su capacidad de integrar la información que atraviesa la organización, haciéndola disponible en un modo simple y global para los usuarios, lo que beneficia la productividad y reduce los costos asociados al mantenimiento de una plataforma de este tipo. Por eso, el trabajo de los integradores guiando a sus clientes en su total aprovechamiento será garantía de su crecimiento y desarrollo futuro.
SharePoint: Líder en el mercado ECM
En su reporte “Magic Quadrant for Enterprise Content Management” (septiembre de 2013), Gartner ubica entre los líderesdel sector a Microsoft, afirmando que esta marca estableció una presencia de liderazgo en el mercado ECM con SharePoint 2007, la hizo crecer en 2010 y aprovecha esta historia para avanzar con el release 2013. “El logro más sobresaliente de Microsoft ha sido su fuerte penetración de mercado. Aproximadamente, la mitad de las interacciones de Gartner con clientes ECM involucraron SharePoint en algún modo”, afirma la consultora. Entre las fortalezas de esta plataforma, los analistas destacan el sólido ecosistema a su alrededor, ejemplificado por los software vendors que ofrecen extensiones para SharePoint, y el éxito financiero de los integradores que llevan a cabo implementaciones y customizaciones. Asimismo, Gartner ve mucho interés por parte de las organizaciones “comprometidas” con la plataforma en la versión 2013, que incluye mejoras en varias áreas, incluyendo la búsqueda y las interacciones sociales. “SharePoint, muchas veces visto como una ‘navaja suiza’ de la información, todavía tiene un sólido lugar en muchos ambientes corporativos. Microsoft continua invirtiendo en sus capacidades ECM con implementaciones cloud privadas e híbridas”, agrega.
