Inglobo se caracteriza por la búsqueda constante de nuevas y mejores tecnologías para asegurar a sus clientes los estándares de calidad que requiere un rubro tan sensible como la exportación de frutas. Se trata de velar por la calidad de toneladas de productos que diariamente salen de nuestro país a los exigentes mercados internacionales, donde el manejo de información, contenida en extensos formularios de control de calidad, es vital. En este contexto, hace cuatro años la compañía optó por la solución ReadSoft Documents for Forms, una herramienta para la captura automática de datos, desarrollada y provista por ReadSoft. Para conocer cómo ha funcionado en la práctica esta tecnología, conversamos con Mariano Allende, Socio Director de Inglobo.
Inglobo -empresa chilena con más de 17 años en el mercado- se dedica al control de calidad de frutas de exportación, tanto en el origen como en el destino de los productos, además del manejo de la temperatura de los mismos. Todo un completo proceso que se inicia en Chile y que termina en distintos puertos marítimos y terrestres de Asia, Norteamérica y Europa, donde parte fundamental del éxito del recorrido depende del correcto manejo de la información que se acumula en detallados formularios de control que se llevan en registros físicos.
“Para nosotros -explica Allende- el uso de papel es inevitable, porque necesitamos dejar registro tangible de toda la información, con copias tanto para el que entrega como para el que recibe la carga”.
De esta forma, durante años la compañía buscó una tecnología que le permitiera seguir trabajando en papel, pero accediendo a las ventajas de la digitalización y el manejo computacional de su información, un proceso para el que probó distintas alternativas hasta encontrar la solución que ofrecía ReadSoft.
“Fue hace cerca de cuatro años cuando conocimos ReadSoft Documents for Forms y el prestigio mundial de su desarrollador, especialista en software para automatización documental. No había muchas alternativas en el mercado y ésta se ajustaba completamente a lo que nosotros necesitábamos, por lo que optamos por conocerla en detalle y luego implementarla en nuestros sistemas”, explica el ejecutivo.
Información precisa y confiable
ReadSoft Documents for Forms funciona como una herramienta que captura automáticamente datos, un OCR que escanea e ingresa información de cualquier tipo de documento y formato, como papel, fax, archivos HTML, ficheros XML, imágenes digitales TIFF, JPG, PNG y BMP, entre otros. Junto con esto extrae, clasifica e interpreta textos manuscritos, impresos, códigos de barra, casillas, círculos, tablas, matrices; además de gestionar y realizar el seguimiento de los documentos.
Una de sus principales ventajas es que se integra con facilidad a distintos sistemas de negocios y ERP e intercambia documentos electrónicamente, ordenando la información e inyectándola en los sistemas. “Concretamente -describe el ejecutivo- hoy día tenemos un scanner de alta velocidad, un programa muy inteligente que permite acotar cada campo de datos”.
El uso de la herramienta permite procesos mucho más eficientes y optimiza los recursos, permitiendo por ejemplo reducciones de costos administrativos y de tiempo cercanas a un 75%. Sin embargo, para Inglobo lo más importante ha sido contar con información más confiable, elemento clave en un proceso donde intervienen muchas personas en distintos puntos del mundo; además de la posibilidad efectiva de disminuir los errores.
El proceso completo considera el llenado de las planillas de control a mano, luego el escaneo y la interpretación de los datos, para después efectuar la verificación de éstos y su posterior exportación a una base de datos. “La información y las imágenes quedan disponibles en los sistemas y en la web de la empresa. Este es un proceso muy rápido y confiable en comparación con el ingreso manual de ésta a las bases de datos, velocidad que con frecuencia impresiona y satisface a nuestros clientes”, asevera el ejecutivo.
“Tenemos a distintos trabajadores en diferentes puertos de mundo, los que tienen que llenar una gran cantidad de información detallada de cada contenedor, por lo que la precisión que nos permite ReadSoft Documents for Forms es clave para el éxito de la operación. El proceso es muy sensible a los errores, sobre todo si consideramos que cada contenedor de fruta puede llegar a los US$40 mil, donde un quiebre en la cadena de frío puede ser fatal”, explica.
Junto con esto, Allende destaca la facilidad con que los usuarios se adaptan al sistema luego que la conocen. “En nuestra planta de trabajadores regularmente se incorporan nuevas personas, por lo que la capacitación nunca se detiene, pero los resultados siempre son los mismos: una vez que se acostumbran a la herramienta la exigen como un elemento indispensable en su trabajo”, agrega.
Respaldo y experiencia
A nivel de la implementación, Allende destaca que durante el proceso siempre contaron con el respaldo de ReadSoft, que los asesoró en cada etapa y les entregó toda la información que necesitaban. “Este proveedor resalta por ser una empresa muy seria, que en todo momento demuestra su gran experiencia en el área y que siempre está disponible para atender a sus clientes. Junto con esto, cuenta con un servicio técnico de excelente nivel, con respuestas oportunas y a través de distintos canales -teléfono, e-mail o presencial- según sea la necesidad específica”, afirma.
Otro punto esencial ha sido la buena disposición de ReadSoft, que siempre se ha acomodado a las necesidades planteadas por Inglobo. “Desde un principio y hasta ahora ha demostrado una gran adaptabilidad a todos los escenarios, planteando las mejores alternativas y soluciones a todos nuestros requerimientos”, indica el ejecutivo.
