Iansa ingresó al mundo de la videoconferencia hace cerca de cinco años, a partir de una implementación y una gestión propia, herramienta de la que disponía para algunas de sus sucursales. Durante ese tiempo sus ejecutivos pudieron conocer en parte los beneficios de esta tecnología, sin embargo, hace cerca de un año decidieron profesionalizar el sistema con el fin de acceder a su verdadero potencial. De esta forma, contrataron los servicios de videoconferencia gestionados por CV-Net de Colaboración Virtual. Para conocer los detalles de este caso de éxito, conversamos con Eduardo Alcaíno, Subgerente de Tecnología de Iansa.
A poco andar, la opción de Iansa de mantener una solución de videoconferencia gestionada por ellos mismos empezó a mostrar insalvables deficiencias. Tiempo y recursos económicos y humanos destinados a resolver problemas para los que no estaban técnicamente preparados, los llevaron finalmente a contratar un servicio profesionalizado. Antes, la compañía había trabajado con Colaboración Virtual en algunos proyectos -como el servicio de conectividad de videoconferencia multipunto- donde los buenos resultados obtenidos y la confianza que les generó este proveedor determinaron que fueran responsables de liderar este nuevo proyecto.
“Hace un tiempo -explica Alcaíno- desde nuestra área de tecnología introdujimos un criterio de selección de proveedores, donde prima el servicio por sobre la compra de hardware. De esta forma, en el caso de la videoconferencia queríamos un aliado que nos proveyera de todo el servicio de conectividad, gestión de la demanda y resolución de problemas y requerimientos que la herramienta necesita y, en este sentido, la oferta de Colaboración Virtual se adecuó completamente a este criterio”.
Menores costos y mayor cercanía
En la actualidad, el servicio de videoconferencia en Iansa es una herramienta de uso cotidiano para todos los niveles de la estructura jerárquica de la compañía -desde los directivos hasta el personal del área productiva- a partir de tres instancias, que son la comunicación entre dos puntos al interior de la compañía, que se maneja de manera autónoma usando la plataforma de Colaboración Virtual, con una regularidad de al menos una vez al día; la comunicación simultánea entre tres puntos o más, donde se accede a la gestión de CV-Net con una periodicidad de dos o tres veces por semana; y por último, la comunicación hacia fuera de la empresa, para la que también cuentan con la gestión de la mesa de ayuda de Colaboración Virtual, en instancias de al menos una vez por semana.
“Este sistema nos ha permitido movilizar buena parte de nuestra comunicación entre las gerencias corporativas ubicadas en Santiago y las unidades de trabajo en regiones, donde destacan las interacciones de nivel operativo y productivo; además de temas relacionados con el directorio, como la relación con nuestro controlador en Londres y las sesiones de gerencia, que se realizan una vez al mes, en un 80% de las ocasiones utilizando la videoconferencia”, agrega.
Con una oficina central en Santiago y diferentes sucursales desde la Región Metropolitana hasta Osorno, y manteniendo una constante relación con empresas asociadas en Londres y Estados Unidos, Iansa requiere de un alto nivel de comunicación, la que se espera sea lo más directa y cercana posible. “Contar con un sistema eficiente de videoconferencia -explica el ejecutivo- nos permite alcanzar esta cercanía, con costos significativamente menores en comparación con el traslado físico de los ejecutivos. En este sentido, es de un valor incalculable poder comunicarse con otra persona, viéndose a la cara, en el momento y a la hora en que se necesita”.
Junto con esto, el profesional destaca la simpleza del sistema, que le permite a cualquier tipo de usuario acceder a un ejecutivo de atención, al que se conecta vía control remoto del equipo y que aparece directamente en pantalla.
Una atención de primer nivel
Pese a los evidentes beneficios, la implementación de esta solución ha debido enfrentar cierto nivel de resistencia al interior de la compañía, eminentemente producto de temas culturales donde la reacción natural frente a una reunión es trasladarse físicamente; sin embrago, estas barreras poco a poco han ido cediendo frente a las bondades del sistema.
A nivel de servicio, el ejecutivo destaca dos niveles de atención: por un lado está la gestión de la videoconferencia y la resolución de problemas que se realiza a través de la mesa de ayuda y funciona las 24 horas del día, siempre disponible; y por otro, el apoyo permanente de Colaboración Virtual para alcanzar mayores beneficios de la solución. “En ambas instancias hemos recibido una atención de primer nivel. En nuestra experiencia, el servicio de Colaboración Virtual ha sido excelente desde todo punto de vista y lo recomiendo ciento por ciento porque nos ha permitido contar con una solución integral, donde todo funciona sin problemas y está disponible cada vez que lo necesitamos”, añade.
Actualmente, el área de tecnología de Iansa se encuentra enfocada en demostrar al interior de la compañía los beneficios de la solución de videoconferencia y determinar el impacto económico específico de su introducción como una práctica cotidiana, proceso en el que ha contado con la ayuda de Colaboración Virtual. Alcaíno concluye que “no nos cabe la menor duda de que la videoconferencia es una gran oportunidad para rebajar costos y ser más eficientes, y ahora queremos estar en condiciones de llevar esa certeza a números concretos”.
