Diversos estudios a nivel mundial señalan que los niveles de crecimiento de la información continuarán multiplicándose, siendo fundamental para las empresas administrar y gestionar este valioso recurso de la mejor forma posible. Las actuales tecnologías dan la posibilidad de adoptar criterios sistemáticos para la gestión de documentos, que son capaces de respaldar la información; realizar actividades de una manera ordenada y eficaz; además de proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión; garantizando la continuidad en caso de pérdida; algo en que HQB tiene una vasta experiencia por el hecho de haberse formado a partir de AQB, empresa especialista en el tema.
Como una de las pocas empresas chilenas certificadas ISO 9001:2008, HQB ofrece al mercado desde el 2004 un servicio integral de gestión documental, que abarca desde la captura de documentos hasta la implementación de herramientas de workflow, pasando por la custodia digital y desarrollo de aplicaciones específicas para cada cliente e incorporando los servicios de externalización de procesos y custodia física.
La empresa decidió transformar el concepto de administración de la información, pasando del tradicional almacenamiento de documentación en un único lugar físico, a la posibilidad de disponer de ella, de forma instantánea, en cualquier momento o lugar. Asimismo, complementa esta oferta con los servicios de custodia de información que brinda junto a Mega Archivos, compañía que cuenta con la infraestructura necesaria para el resguardo de documentos físicos tanto en bodegas como bóvedas de última generación y también certificada en ISO 9001:2008 e ISO 27.001.
Jorge Hess, Gerente General de la compañía, explica que “el incremento de la información, tanto física como digital, demanda procedimientos de gestión y administración adecuados, y en HQB brindamos procesos de alta calidad, con la tasa más alta de la industria en disponibilidad documental, lo que garantiza óptimos resultados”.
En relación a las últimas tendencias en la materia en nuestro país, el ejecutivo agrega que “actualmente se ve un movimiento fuerte por parte del sector estatal muy asociado a la transparencia y agilización de procesos, y en el área corporativa, en la digitalización de documentos”. A juicio de Hess, la gestión documental se encuentra en un período de transición, del paso del documento en papel al formato electrónico puro. “Existe una real oportunidad para las empresas de ordenar la manipulación de su información no estructurada, de hacerse cargo de la gestión de documentos para una mejor toma de decisiones”, indica.
Tecnología de punta
Para la digitalización de documentos, HQB cuenta con una base instalada de una capacidad superior a las 400 mil hojas/día y hasta 800 mil imágenes día en doble faz. Con este objetivo, posee 10 scanners Fujitsu fi-5900 con una capacidad nominal de 100/200 imágenes por minuto, además de diferentes modelos que van desde scanners de escritorio, de planos y especializados en documentación histórica o altamente delicada.
En tanto, para los servicios de captura de datos, utiliza tecnología ABBYY, siendo capaz de superar los 10 millones de caracteres por día; y para custodia digital, dispone de un data center propio que le permite almacenar y custodiar no sólo copias de documentos capturadas desde papel, sino que cualquier objeto computacional, desde simples archivos de texto, hasta complejos conjuntos de componentes fuentes de una aplicación, videos, respaldos, etc. Este se encuentra replicado en línea en la modalidad activo-activo. Además cuenta con un site de contingencia en la modalidad pasivo, asegurando así la permanencia de la data de sus clientes, así como las exigentes políticas de respaldo.
“Finalmente, para el desarrollo de aplicaciones y la implementación de sistemas de workflow, HQB cuenta con personal con experiencia internacional en la puesta en marcha de éstos, utilizando para ello productos de clase mundial”, agrega el ejecutivo.
