Como una forma de lograr una solución al manejo y resguardo de archivos y hacer más eficiente el proceso de envío, recepción y respuesta de documentos, la compañía de distribución eléctrica Grupo Saesa, que opera en la zona sur del país, decidió adquirir en 2006 el sistema de gestión documental DocuRed, desarrollado por el proveedor local Alniti. Rodrigo Lauterbach, Gerente de Recursos Humanos del Grupo Saesa, entrega más detalles de esta aplicación que posibilita guardar y rescatar en forma rápida, segura y oportuna, todo tipo de documentos digitales.
Entre Lebu, en la VIII Región, y Villa O’Higgins, en la XI Región, se desarrolla la operación de distribución de electricidad del Grupo Saesa a más de 610 mil clientes. También es en esa amplia extensión geográfica, donde deben circular centenares de documentos, cartas y oficios, la mayor parte de ellos con carácter de urgente.
Precisamente, para hacer más eficiente el proceso de envío, recepción y respuesta, es que esta empresa del sur del país escogió implementar la solución DocuRed provista por el proveedor local Alniti. “Hace poco más de un año funcionábamos con los documentos respaldados por fotocopias y multicopiado para cada destinatario, con todo el gasto de papel, tiempo y aumento de costos que ello involucraba”, recuerda el Gerente de Recursos Humanos. “Hoy este proceso ha cambiado sustancialmente con la administración de toda la documentación mediante DocuRed”, agrega.
El ejecutivo afirma que la empresa requería una herramienta de gestión de documentación más eficiente en tiempo y en costos, de manera que permitiera registrar e ingresar documentos directamente en todas sus oficinas, además del reenvío expedito al receptor final. “Con DocuRed hemos alcanzado este objetivo. Por ejemplo, un documento oficial que llega desde la Superintendencia de Electricidad y Combustibles y se recibe en nuestras oficinas en Santiago, pero que va dirigido al Jefe Comercial en Coyhaique, es digitalizado, ingresado al sistema y se notifica de inmediato al destinatario. Con el método tradicional, ese envío habría tardado dos o tres días”, sostiene.
Otro aspecto importante a destacar, a juicio de Lauterbach, es la posibilidad de recuperar documentos de manera muy rápida. “Antes, necesitábamos buscar en un archivador el documento que se requería, luego fotocopiarlo y después reenviarlo a quien lo hu-biera solicitado. Si era un documento antiguo, había que buscar en una bodega”, ejemplifica.
Aplicación sencilla y eficiente
La tarea de buscar una solución al manejo y resguardo de archivos del grupo se asignó a la Gerencia de Recursos Humanos, que en conjunto con la Subgerencia de Sistemas se volcó a buscar un software en el mercado local. Después de un tiempo de investigación se encontraron con dos proveedores que ofrecían herramientas con características algo similares, uno de ellos era Alniti, empresa que ofrece soluciones tecnológicas a los problemas de manejo de información.
“La decisión por la opción DocuRed, se debió a una importante diferencia en cuanto a la simplicidad del sistema, además de la relación precio-calidad v/s las otras propuestas”, señala el ejecutivo.
La solución se instaló en la empresa eléctrica en mayo de 2006 y cruzó a toda la organización. “Definimos que el grupo de usuarias operativas estaría conformado por todas las secretarias de la compañía y que -adicionalmente- habría un equipo de consulta, que son los destinatarios internos de toda la documentación. Este último grupo ha ido creciendo con el tiempo y el sistema se ha podido ajustar sin inconvenientes, para lo que hemos contado con el apoyo permanente de Alniti”, afirma Lauterbach.
Una de las características más importantes de esta herramienta de administración informática, radica en que permite ingresar a una base de datos, documentos digitalizados (como imágenes TIF, JPF, GIF y BMP, entre otras), archivos electrónicos, planos en formato CAD y documentos PDF, con el fin de poder visualizarlos en forma rápida y segura cuando se requieran.
Cuidando el medio ambiente
Otra de las ventajas de la solución que subraya el Gerente de Recursos Humanos de Saesa, es la disponibilidad de documentación para todos los interesados de manera simultánea y casi instantánea desde cualquier punto de la red. “Un documento puede ser de interés o tener como destinatario a varios trabajadores, para lo cual basta con que la secretaria agregue a varios de ellos en el despacho del mensaje”, señala. “Ya no hay tantas fotocopias, impresiones, ni altos de papeles, lo que se relaciona directamente con nuestra política interna de responsabilidad y compromiso con el medio ambiente”, asevera.
En cuanto a la etapa de adaptación, el ejecutivo indica que fue un proceso bastante expedito. “Una vez definida la documentación que sería registrada en el sistema y las fichas de almacenamiento y envío de documentos, proceso en el cual participó todo el grupo de secretarias, la puesta en marcha se efectuó sin grandes dificultades y con rapidez. Con el tiempo hemos integrado otra documentación y mejorado el uso del servicio, obteniendo mayor provecho de él”, concluye Lauterbach.
