Desde que comenzó sus operaciones en Chile, en el año 2008, GetNet Chile llevó a cabo un plan estratégico en el que estipuló que, en el momento en que su negocio creciera, internalizaría su proceso de contabilidad. Luego de siete meses de trabajar con esta área externalizada, concretó su objetivo e integró el sistema de gestión Defontana, software que eligió principalmente por tres factores: seguridad de la información, costo y acceso 100% web. Esta última característica fue clave para que los usuarios de la casa matriz en Brasil tuvieran acceso transparente a la actividad financiera en Chile. Leonardo Cáceres, Gerente General de la firma, ahonda en los detalles de esta implementación.
Su rápido crecimiento en el país, con más de 9 mil clientes, hizo que GetNet Chile se rigiera prontamente por su plan estratégico e internalizara el proceso de contabilidad que, hasta ese minuto, funcionaba bajo un modelo de externalización. Como se trataba de una operación crítica y delicada, que debía administrarse mediante un sistema de gestión, la firma estableció tres requisitos primordiales para seleccionar la mejor alternativa entre los software disponibles. En primer lugar, era fundamental que el nuevo sistema garantizara la seguridad de la información, tanto de los clientes como de la facturación y de los procesos. Segundo, era necesario que tuviera un valor accesible; y tercero, que contara con acceso web, dado que la casa matriz, ubicada en Brasil, también tendría participación en la materia. Asimismo, esto permitiría que los usuarios pudieran conectarse las 24 horas del día, durante los 365 días del año y desde cualquier parte del mundo.
Con estos criterios, GetNet Chile comenzó a evaluar diferentes soluciones en el mercado, eligiendo al ERP Defontana, sistema que calzaba totalmente con las características buscadas. A esto se sumó el hecho de que el proveedor (Defontana) era una compañía con presencia internacional, por lo que la propuesta se hizo más interesante aún.
El proyecto contempló implementar los módulos de Ventas y Facturación Electrónica, Nómina, Tesorería y Contabilidad en el último trimestre de 2009. De este modo, la plataforma de gestión quedó operando formalmente a partir del 1º de enero de 2010. “Durante todo este período, el equipo técnico de Defontana nos asesoró y apoyó permanentemente respecto del software. En este sentido, asistimos a diferentes reuniones y capacitaciones, tanto en nuestras oficinas como en las dependencias de ellos, lo que es sumamente valorable”, afirma Cáceres.
Automatización, eficiencia y productividad
El ERP Defontana es un sistema administrativo estándar, que permite automatizar y optimizar todos los procesos de negocio de las empresas, aportando eficiencia y productividad a éstas. Asimismo, entrega la posibilidad de tener un control en línea y la información crítica en tiempo real.
Para GetNet Chile cada uno de los módulos implementados son cruciales para el giro de su negocio y para dotar de eficiencia y agilidad sus procesos, lo cual finalmente redunda en una mejor gestión y mayor productividad para la empresa.
Por ejemplo, Ventas y Facturación Electrónica está a cargo del proceso de facturación semanal o mensual de su amplia red de clientes; “sin el apoyo de esta herramienta, esta operación se volvería demasiado compleja”, especifica el ejecutivo. La aplicación de Nómina, en tanto, tiene la misión de procesar toda la nómina de los empleados de la compañía para que el banco realice las respectivas transferencias de pago de los sueldos. Y el módulo de Tesorería posibilita administrar todo el flujo de caja financiero, mientras que el de Contabilidad opera como una suerte de “termómetro” para medir la rentabilidad económica.
Entre los beneficios que se han logrado gracias a la implementación del ERP -que actualmente es administrado por siete usuarios: cuatro en Chile y tres en Brasil- Cáceres es claro en señalar que “dado el volumen financiero de la firma, este software nos ha permitido cumplir oportunamente con nuestras obligaciones tributarias ante los organismos fiscalizadores. También nos ha ayudado a optimizar los controles de nuestros procesos financieros, gracias al eficaz acceso a la información que brinda”.
Un caso de éxito al cien por ciento
“Este proyecto ha sido íntegramente un caso de éxito: se cumplieron todos los plazos y la disposición por parte de Defontana fue y sigue siendo excelente. Además, el equipo de técnicos es de primer nivel, los tiempos de respuesta han sido muy rápidos y el ERP implementado es de alta calidad. Definitivamente estamos muy conformes y contentos con los resultados”, indica el ejecutivo.
Hoy GetNet Chile se encuentra, junto a Defontana, en la etapa de incorporación del módulo de Activos Fijos y próximamente espera integrar el de Gestión e Inventario. Y dado el exponencial tamaño empresarial que han alcanzado, la compañía evalúa la posibilidad de sumar más usuarios para administrar el sistema.
