Muchos clientes se dirigen a nosotros para pedirnos apoyo en el proceso de selección de una herramienta BPM. Algunas otras empresas ya están a punto de comprar una BPMS y quieren respaldar su decisión preguntándonos sobre la imagen, seriedad y prestigio que pueda tener el proveedor de software. En ambos casos pregunto: ¿Una herramienta BPM para hacer qué cosa? Las respuestas son tan variadas como la cantidad de áreas de aplicación que pueda tener la disciplina de gestión por procesos (BPM). Veamos algunas de éstas:
• Bueno, primero tenemos que levantar y diseñar nuestros procesos de negocio.
• Queremos empezar con un prototipo para adquirir experiencia.
• Tenemos que integrarnos en tiempo real con la superintendencia de XY.
• La competencia se demora cinco días menos en aprobar una solicitud de crédito hipotecario.
Areas de aplicación
La pregunta crucial es, entonces, ¿podemos responder a todos estos requerimientos adquiriendo sólo una suite de BPM? Si bien es cierto el término suite nos indica que se trata de una plataforma integrada que contiene varias componentes, no es menos cierto que a pesar de que se trata de una suite siguen siendo entornos especializados y, por ende, no universales. Si estamos pensando en diseñar o modelar procesos, estamos hablando de un proceso de análisis. Si estamos pensando en BPM Governance, estamos hablando de una metodología de gestión. Si estamos pensando en realizar un prototipo, estamos hablando en probar un entorno de implementación o de automatización de procesos. Y si estamos pensando en acortar el ciclo de duración de un proceso, estamos hablando de técnicas de optimización y control a través de indicadores.
Todos estos objetivos se refieren a diferentes áreas de aplicación en BPM. Cada área de aplicación es una especialidad en BPM y se apoya en diferentes conceptos. Entonces, difícilmente encontraremos una herramienta universal que cubra todos estos ámbitos; por el contrario, sería una aberración intentar construir una suite universal para BPM. Piense en un ejemplo práctico: un Ferrari o un Porsche no nos servirá para jeepear y es impensable que un Jeep o un Land Roover gane una carrera de Fórmula 1. Así es también en BPM: una suite de BPMS no nos servirá para representar un mapa estratégico y alinearlo con los procesos de una empresa. Tampoco para describir las políticas y reglas de negocio en forma independiente de los procesos que las utilizan.
En el primer caso estamos hablando de una suite BPA (Business Process Analysis) y en el segundo caso de Motores de Reglas, llamados BRMS (Business Rules Management Systems). Como el lector se habrá dado cuenta, la BPMS es sólo una componente de todas las áreas de aplicación en BPM: la de implementación técnica o de automatización de procesos.
En general podemos segmentar el mercado de herramientas para BPM en:
• Herramientas que apoyan los procesos de análisis y Gobierno Corporativo (BPM Governance), llamadas plataformas BPA (Business Process Analysis) o también EA (Enterprise Architecture Tools).
• Herramientas que apoyan la implementación técnica o automatización de los procesos llamadas BPMS.
• Herramientas que apoyan la administración y ejecución de reglas de negocio en forma independiente de los sistemas que las utilizan, llamadas Motores de Reglas o BRMS (Business Rules Management Systems).
• Herramientas que permiten implementar junto a los procesos los indicadores de control de gestión en tiempo real, llamadas BAM (Business Activity Monitoring).
• Herramientas que permiten la orquestación de servicios entre los sistemas de BPMS con los sistemas del back-office, llamadas SOA Suite.
• Herramientas que permiten analizar los datos históricos de los procesos ejecutados para detectar desviaciones del comportamiento deseado o descubrir nuevos patrones. A estos entornos analíticos se les llama herramientas de minería de procesos o Process Mining Tools.
Varios niveles
Los expertos de BPM saben que, dependiendo de la exigencia o la complejidad de una organización, puede hacerse necesario una descomposición más fina aún; por ejemplo, separar la capa de presentación de una BPMS o descomponer una suite SOA en varios entornos especializados (ESB, SOA Repository, etc.).
Todas estas herramientas las podemos posicionar en tres niveles o capas de un marco de arquitectura empresarial moderno como lo muestra el diagrama. La capa de negocio abarca todo el ciclo de planificación, análisis, gestión y control de la estrategia y del modelo de negocio. A aquéllas que apoyan todas las funcionalidades para planificar, analizar, modelar y llevar el control de cambios de requerimientos bajo modelos integrados en una base de datos común, se les denomina en inglés EA o BPA Tools.
El lector no debe confundir BPA Tools con herramientas que sólo fueron concebidas para modelar procesos, como la tan difundida aplicación libre de licencia BizAgi. Tampoco debe confundir aquéllas de diagramación como MS Visio con aplicaciones BPA. Con MS Visio puede diagramar lo que se le ocurra con una buena calidad de impresión, pero no tiene ninguna otra funcionalidad que se necesita para BPM Governance, como administración de versiones, de atributos, de usuarios, análisis de impacto, animación y simulación, etc.
¿Qué herramientas se pueden clasificar como verdaderos BPA Tools? Yo le voy a nombrar algunas: ARIS, Idungu, Telelogic, Troux Technologies, Caseweise y Metastorm.
La segunda y tercera capa llamada en inglés BPE (Business Process Execution) abarca tanto la ejecución técnica de los procesos como la orquestación e integración SOA (Service Oriented Architecture) con aplicativos del back-office. Aquí nos encontramos con las tan conocidas BPMS, como la BPM Suite de Oracle, Tibco, AuraPortal, Intalio y Lombardy (IBM), entre muchas otras.
Algunas de estas plataformas incluyen una suite SOA o motores de reglas, pero algunos proveedores sólo ofrecen entornos para “Human Workflow”, es decir, orquestar procesos con usuarios pero no orquestar servicios con el back-office (SOA). Si bien es cierto la mayoría de las BPMS integra modeladores de procesos, al lector le debe quedar claro que estas componentes no reemplazan un entorno de BPA. Los modeladores de procesos de las BPMS fueron diseñados para la especificación de un proceso que ejecutará técnicamente, razón por la cual son muy técnicos y no sirven como ambientes analíticos o para gente de negocio. Muchos vendedores de BPMS declaran que su oferta tecnológica es universal, que cubre todas las capas y funcionalidades, pero créame que no lo son. Las BPMS son entornos especializados para especialistas de TI, no para usuarios de negocio (ver artículo sobre “El círculo mágico de la BPM Suite” en la edición Nº157, Agosto 2011, de Revista Gerencia).
En resumen, podemos concluir que en BPM existen muchas áreas de aplicación, algunas de las cuales, las más importantes, tratamos en este artículo, y cada área de aplicación requiere de una herramienta especializada que apoye las funcionalidades requeridas. Herramientas para BPM existen muchas y la pregunta esencial es: ¿con qué finalidad fueron diseñadas y qué área o especialidad del BPM apoyan?.
Sobre el autor
Bernhard Hitpass Heyl es autor de la versión hispana del libro internacional BPMN 2.0 Manual de Referencia y Guía Práctica.
