A través de sus cuatro áreas de negocios: Ingeniería, Soluciones, Consultoría y Capacitación, EXE Ingeniería apunta a entregar valor al negocio de sus clientes con un claro énfasis en innovación en negocios emergentes. Ya ha desarrollado sistemas como Oficina de Partes Virtual; Libro de Clases Virtual, con firma digital y biometría; y Módulos de Licitación para empresas privadas. Desde esa concepción, y a través de fondos Innova-Corfo, creó EXE DOC, una herramienta altamente flexible para la gestión documental. Sobre sus ventajas, conversamos con Antonio Villalobos, Gerente General de esta compañía chilena.
¿Cómo surgió EXE DOC?
EXE DOC comenzó con el Proyecto de Mejoramiento de Tecnologías de Información de la Contraloría General de la República -donde desarrollamos una plataforma básica de gestión documental-, en el que todas las resoluciones y oficios necesitaban tener firma digital, en ese entonces aún no estandarizada. Ese fue el punto de partida de EXE DOC, un sistema que desarrollamos gracias a financiamiento Corfo; un proyecto de gran éxito a nivel local y regional.
Es un sistema que permite modelar, automatizar, operar y gestionar el ciclo de vida de los documentos de una organización, desde que se inicia, agregándole valor en cada una de sus etapas; lo que se traduce en timbraje, autorizaciones, integración con otros, juntarlos en un sobre o agruparlos dentro de un expediente, hasta que termina su ciclo.
¿De qué modo opera?
A través de un workflow que se encarga del manejo del flujo documental y que permite crear el documento, editarlo, transformarlo y guardarlo. En cada una de sus etapas se almacena en un repositorio documental, una base de datos que permite guardar las versiones y saber qué se hizo en cada paso. Todo esto integrado a un sistema de securitización o firma digital, para resguardar su integridad.
¿Cómo se integra a la plataforma de los clientes?
Poseemos la capacidad de integrarlo a plataformas ya existentes, podemos desarrollar el sistema ciento por ciento desde cero y también estamos en condiciones de dar el servicio; de manera que los clientes, sin tener el hardware ni el software en sus instalaciones, puedan acceder al data center de última generación que tenemos en alianza con S&A Chile y conectarse de manera segura con su EXE DOC a través de Internet.
¿Qué distingue a EXE DOC?
Nuestro sistema se diferencia por la securitización y la gestión de tracking. Eso nos hace innovadores porque hemos desarrollado la firma electrónica, el folio electrónico, el timbre electrónico, el sobre y el expediente.
Mediante su poderoso motor work-flow, EXE DOC permite sistematizar los flujos de trabajo, así como sus soportes documentales. Cuenta con automatización de procesos de negocios, alarmas de operación y mensajería, además de un robusto repositorio documental, que posibilita la definición y creación de documentos, búsqueda, visualización y manejo de versiones.
¿En qué proyectos han participado?
En el Ministerio de Obras Públicas implementamos EXE DOC para el manejo de denuncias e infracciones en las concesiones urbanas, un conjunto de proyectos de ventanilla única para el Ministerio de Economía (Sernapesca, Sesma y Subsecretaría de Transporte), la tramitación inter-
institucional para las concesiones acuícolas, la Oficina de Partes de Gendarmería de Chile y la Subsecretaría de Desarrollo Regional, por mencionar algunos. En estos días estamos en la etapa final del proyecto de Modernización del Puerto de Valparaíso, EPV, para integrar documentalmente las guías de despacho, las facturas y las certificaciones de los distintos servicios, junto a un sistema que ‘trackea’ el camión desde el centro de distribución hasta el puerto.
