Perteneciente al grupo francés Lafarge, Empresas Melón está compuesta por Premix, Mega Aridos, Presec y la tradicional Cemento Melón, con casi 100 años de trayectoria. Con el fin de conservar y superar aún más el sitial que mantiene en el mercado, trabaja permanentemente en la implementación de nuevas estrategias de administración. Una de las últimas fue la adquisición del software de inventario de equipos y bienes UNGASoft, que le ha permitido al grupo tener bajo control sus más de 700 computadores y 45 servidores, distribuidos en cerca de 40 puntos de Iquique a Punta Arenas. Para conocer este proyecto, conversamos con Willy Schumacher, Jefe del Departamento de Operaciones y Servicios, y Claudio Leiva, Administrador de la Mesa de Ayuda del Departamento de Operaciones y Servicios, ambos de Empresas Melón, y Pedro Hidalgo, Gerente General de UNGASoft.
La división TI de Empresas Melón tiene a su cargo las áreas de sistemas, telecomunicaciones y telefonía, infraestructura com-putacional y los servicios de help desk para cerca de 725 computadores -de escritorio y notebooks-, 45 servidores y más de 40 centrales telefónicas, además de equipos de comunicación. Como señala Willy Schumacher, la administración de esta infraestructura era una tarea compleja, “especialmente considerando que estos equipos están distribuidos a lo largo de todo el país y que nuestros usuarios se trasladan permanentemente. Entonces, se hizo insostenible administrar un parque de equipos de esta envergadura con herramientas estáticas, como planillas electrónicas o simples bases de datos, porque este es un tema dinámico que requiere de actualizaciones y revisiones permanentes. De todas maneras tratábamos de llevar un registro de los equipos que teníamos, pero en el fondo estábamos conscientes que no eran datos reales ni efectivos. Nos dimos cuenta que para contar con información confiable de nuestra infraestructura teníamos que buscar otra manera de trabajar y nos pusimos, entonces, la meta de implementar durante el 2002 un sistema de inventario”.
Adaptaciones al sistema: La gran ventaja
Los primeros meses del 2002 fueron de intensa búsqueda de un software compatible con los requerimientos de Empresas Melón. Según explica Claudio Leiva, “analizamos las alternativas de varios proveedores y fuimos probando los distintos software que nos ofrecían. Más que una solución que nos permitiera registrar y mantener almacenada información respecto al equipamiento, necesitábamos una herramienta que nos ayudara en nuestra gestión diaria de administración de infraestructura. Empezamos a estudiar la solución de UNGASoft y nos dimos cuenta que era un software que tenía bastantes facilidades desde el punto de vista operacional, que era una aplicación amistosa y que reunía características que para nosotros eran fundamentales, porque resolvía muy bien el tema de la distribución geográfica, lo que nos permitiría inventariar en línea equipamiento de cualquiera de nuestras sucursales, además de registrar el traslado de equipos, crear nuevos sitios y trabajar bajo un sistema multiempresa”.
Además de cumplir efectivamente con los requerimientos de Empresas Melón, en opinión de Willy Schu-macher fue decisivo en la determinación de la compra la posibilidad que UNGASoft tenía de hacer adaptaciones a sus módulos. “A diferencia de software extranjeros, que son muy eficientes pero que vienen en paquetes cerrados, UNGASoft nos dio la posibilidad de adaptar algunas funcionalidades a nuestras necesidades específicas y eso fue una gran ventaja. Entre las modificaciones al sistema estuvo la posibilidad de inventariar por rangos de direcciones IP e incorporar datos adicionales de cada equipo con relación a su ciclo de renovación. Todo lo que UNGASoft no hacía y que era relevante administrar desde el punto de vista de Empresas Melón fue incorporado sin costo adicional”, señala el Jefe de Operaciones y Servicios.
Soporte y garantía aseguradas
El sistema incluye el Módulo de Catastro Automático de Hardware/Software UNGAScan y el Módulo Intranet del mismo sistema. Como señala Pedro Hidalgo, “esto le permite a Empresas Melón mantener actualizado su inventario en forma permanente y generar una serie de informes de gestión, con la posibilidad, además, de realizar búsquedas y actualizaciones de equipos a través de Intranet”.
En opinión de Claudio Leiva, el sistema de inventario también ha permitido ordenar y normalizar los procesos. “Para la implementación del sistema realizamos una nueva clasificación de nombres, una nomenclatura específica para los equipos del grupo de Empresas Melón, la cual solicitamos a UNGASoft incorporar al sistema, para que pudiésemos registrar información administrativa relacionada a un equipo en particular en forma totalmente automática. Esto, entre otras cosas, hizo posible que implemen-táramos un plan de toma de inventario que hemos mantenido hasta el día de hoy”.
Por otra parte, el sistema facilita el control del traslado de equipos y el licenciamiento de software. Asimismo, agrega valor al área de soporte, ya que los técnicos pueden conocer las características y la ubicación de los equipos en cuestión de segundos a través de la Intranet, lo que les permite entregar un servicio más rápido y eficiente a los usuarios. Claudio Leiva explica que desde el punto de vista de gestión, el sistema es muy beneficioso porque, entre otras cosas, avisa a través de una alarma qué equipos están próximos a cumplir el período de renovación, de acuerdo a los plazos definidos internamente. Asimismo, cuando un equipo presenta fallas el sistema nos indica si está en garantía, a través de un informe preciso y detallado”.
Actualmente, Empresas Melón ha integrado al sistema de inventario UNGASoft sus PCs, notebooks e impresoras y durante este año espera implementar centrales telefónicas, servidores, equipos de comunicación y periféricos. Como señala Willy Schumacher, “la imple-mentación de UNGASoft ha sido muy satisfactoria. El sistema es muy eficiente y el servicio postventa muy dedicado, ya que en la medida que hemos operado la aplicación, hemos resuelto dudas y pequeños inconvenientes muy rápidamente. Estos resultados son fruto de un proceso de implantación muy profesional, que incluyó una muy buena capacitación inicial, soporte permanente vía teléfono o e-mail y garantía del sistema de por vida”.
Abril de 2003
