Equipos y Maquinarias S.A.(EMASA) es una empresa conformada por ejecutivos chilenos, de origen alemán, cuya principal labor es la distribución de productos de marca. Como una forma de modernizar y racionalizar su sistema de impresión, la compañía adquirió a mediados de este año siete equipos multifuncionales de Lexmark. Para conocer más detalles de este proyecto, conversamos con Luis Mella, Jefe de Informática y Procesamiento de Datos; Patricio Hernández, IT Manager, y Jaime Gutiérrez, Programador, todos de EMASA.
Fundada en 1958, EMASA inició sus operaciones con el objetivo de desarrollar negocios a través de la representación en Chile de productos del grupo alemán Bosch. Actualmente, la compañía -que cuenta con capitales ma-yoritariamente locales- centra sus áreas de negocio en las divisiones automotriz, herramientas eléctricas, hogar (electrodomésticos), taller y software para la educación. A mediados de los ‘90, EMASA comenzó la internacionalización de sus operaciones con la adquisición del 80% de la compañía Autorex de Perú.
Con su sede central ubicada en Ñuñoa, la empresa cuenta con una sucursal en Iquique, un punto de venta en Santiago Centro y una bodega en Maipú, totalizando cerca de 350 empleados y un stock permanente de aproximadamente 23 mil artículos.
Dentro de este marco, hace algún tiempo, Bosch Brasil recomendó a EMASA operar con los servicios multifuncio-nales que ofrecía Lexmark, ya que la transnacional germana tenía un contrato internacional con el fabricante y distribuidor de soluciones de impresión. Por tal razón, la empre-sa adquirió sie-te equipos mul-tifuncionales modelos Optra T 632 y W 820, los que incluyen servicios centralizados de impresión, fotocopia, fax y scanner, y operan en red y bajo la modalidad de outsourcing. “Si bien recibimos una indicación a nivel internacional, con Lexmark traíamos ya una historia, porque nos proveía de impresoras matriz de punto para documentos como facturas, guías y boletas”, señala Mella. “Además, nuestra decisión se fundó básicamente en que este proveedor ofrecía una solución integral, que no dejaba fuera el sistema de impresión de matriz de punto que tenía nuestra compañía, el que aún utilizamos para ciertas labores”.
Mayor control y reducción de costos
Los equipos antiguos no sólo eran ruidosos, sino que únicamente ofrecían servicio de impresión y no permitían operar en red. Al evaluar las soluciones de Lexmark, EMASA se dio cuenta de que el traspaso podía ser inmediato y fácil de implementar, sin generar cambios dramáticos en la administración y operación de la compañía. “El proceso de configuración de las máquinas fue bastante transparente y sencillo de realizar bajo nuestro sistema”, señala Hernández.
Con el esquema antiguo, en EMASA no existía ningún tipo de control al momento de imprimir y se desconocía la información que se obtenía. “Ahora sabemos detalladamente quién imprimió, qué documentos, cuántos y a qué centro de costo se está cargando ese gasto. Además, podemos traspasar cualquier impresión por la red a través de este servicio”, sostiene Gutiérrez.
EMASA cuenta con un servidor central que controla todas las impresiones y que permite centralizar y racionalizar la administración de este proceso. Asimismo, la incorporación de este sistema permitió eliminar cerca de 40 impresoras hogar, entre matriz de punto e inyección a tinta, reduciendo un costo importante para la empresa, ya que los gastos por concepto de insumo y mantención eran demasiado altos.
Según afirma Hernández, este producto tiene un programa auditor que permite manejar cuentas de cualquier tipo de impresión y solamente en el tema de racionalización de impresión, la compañía redujo el costo casi un 50%. “Desde el punto de vista de la seguridad, es importante entender que no se saca nada con tener respaldado en disco o CD cualquier tipo de información, como un listado de costos, sino se tiene controlada la impresión del papel”, agrega Mella.
Cabe destacar que la compañía desarrolló un sistema que maneja el spool por cada usuario, el que queda resguardado sobre una aplicación, permitiendo mantener el control sobre la información que se va a imprimir. “Antes cualquier persona se introducía a las colas de spool y podía ver la impresión del otro. Ahora se puede vi-sualizar lo que se va a imprimir, sele-ccionando específica-mente la impresión; además existe la posibilidad de guardar esta información como archivo, ante la eventualidad de querer utilizarlo más adelante”, añade Gutiérrez.
Capacidad y óptimo funcionamiento
Según sostienen los entrevistados, la relación con Lexmark ha sido transparente y nítida, acercando ambas compañías sus políticas comerciales. “Se han preocupado mucho de ayudarnos y otorgarnos soporte cuando lo hemos necesitado; y ellos mismos nos han guiado en la imple-mentación del sistema”, sostiene Hernández.
Agrega que Lexmark no sólo capacitó a los usuarios, sino que también invirtió gran cantidad de horas solucionado cualquier tipo de inconveniente o duda, y ayudando además a configurar el sistema de manera correcta y oportuna. “Una de las cosas que más nos preocupaba al momento de firmar este contrato de outsourcing fue que en caso de ser necesario, Lexmark tuviese la flexibilidad para cambiar el servicio y entregarnos máquinas de mayor capacidad, garantizando su óptimo funcionamiento los cinco días de la semana”, afirma Mella.
El ejecutivo concluye señalando que lo más dramático del cambio fue el factor cultural, ya que el personal manifestó su molestia por no contar con su propia impresora en el lugar de trabajo, y que además debía organizarse para imprimir documentos. “Sin embargo, estamos confiados en los beneficios que tiene generar una cultura para utilizar de forma óptima nuestros recursos. Sabemos que así seremos más eficientes, y que al mismo tiempo eso nos permitirá tener una mejor posición dentro del mercado”.
Noviembre de 2003
