Destinar recursos humanos a la cotización de impresoras, insumos y servicios técnicos, junto con la supervisión diaria del proceso de impresión al interior de las empresas, es una tarea de la que muchas compañías en Chile se están desligando. Tal como el agua, la luz y el teléfono, la impresión puede pagarse hoy día como cualquier servicio a través de una factura mensual que detalla cuántas hojas se imprimieron por sección o departamento, incluyendo suministros y asistencia técnica. Por control, claridad y comodidad, este modelo se está imponiendo en las empresas, sumándose como una variable más del outsourcing informático, tan común en estos días. Para conocer por qué las corporaciones están cambiando el esquema de compra por el de arriendo de equipos y servicios y las proyecciones inmediatas de este nicho de negocios, conversamos con los principales actores de este mercado en el Desayuno organizado por la Revista Gerencia & Sistemas.
Lejos de lo que se pensó, hoy se imprime más que antes en el hogar y en las empresas. Hace algunos años, cuando recién se anunciaban los efectos que podría tener Internet en la industria del hardware, las predicciones eran que la impresión disminuiría drástica-mente por el uso del correo electrónico. Sin embargo, las nuevas tecnologías demostraron ser una inyección de energía para los fabricantes de máquinas, insumos y papeles, principalmente, porque parece haber una relación proporcional entre cantidad de información e impresión. Es por eso que las empresas están adoptando nuevos esquemas como el outsourcing para optimizar sus procesos de impresión y controlar sus costos.
Como señala Leiby Mardones, Gerente Area Manejo de Documentos de Vigatec, representante en Chile de Kyocera y Konica, «dentro del mercado local son, principalmente, las medianas y grandes compañías las que están demandando servicios de impresión y por política ya no están comprando equipos. Las más pequeñas, en cambio, no ven en este nuevo esquema todavía grandes ventajas, básicamente, porque su volumen de impresión es menor». Esto se explica, a juicio de Ignacio Aldunate, Director Comercial de Imdi, representante local de Hitachi, Printronix, Compuprint y PSI, «porque para las grandes corporaciones se vuelve complejo administrar de manera eficiente un parque de 100 o más impresoras y controlar al mismo tiempo, cuánto imprime cada una de ellas. Es por eso que ante la posibilidad de externalizar esta operación, que les ofrece reducir la cotización, compra y mantención de equipos de impresión al pago de una factura mensual, junto con un Non Stop del proceso de impresión, optan por contratar un outsourcing sin pensarlo dos veces».
Las ventajas del outsourcing
El arriendo de fotocopiadoras y sistemas de host, son los principales orígenes que se le atribuyen al esquema de outsourcing de impresión que hoy se conoce. Según Víctor Hugo Gavidia, Gerente General de Impresión Uno-Flexible Service, fueron especialmente los equipos copiadores los que pavimentaron el camino para el arriendo de soluciones de impresión globales, las que además de mejorar la productividad «tienen grandes beneficios tributarios para las empresas porque trasladan este ítem de la inversión al gasto y, al mismo tiempo, no invierten en la compra de equipos».
La reorientación de los recursos humanos que antes se utilizaban en la administración de la impresión a tareas de mayor importancia dentro de las organizaciones es, en opinión de Iván Magdic, Product Manager de Epson, otra de las ventajas que ofrecen las soluciones de impresión. Asimismo, Arturo Castillo, Gerente Comercial de Canon, señala que dentro de los servicios que incluye el outsourcing, «destacan las distintas herramientas de administración, que permiten entregar a las empresas el detalle de qué imprimió cada departamento, en qué tecnología y en qué papel, por lo tanto, el control de los costos aumenta y se hace mucho más eficiente».
Frederico Terenas, Commercial Program Manager de Hewlett-Packard, comenta que dependiendo de las necesidades de las empresas, «existen distintos esquemas de outsourcing, los que van desde el cobro del costo por página impresa hasta los que incluyen además del soporte técnico, la renovación tecnológica de los equipos». En este sentido, Christian Dettleff, Ejecutivo Area Cuentas Corporativas de Epson, explica que además de distintos modelos de servicios de impresión, «existe una gran cantidad de empresas integradoras que ofrecen al mercado la garantía de un buen servicio, ya que son entidades que están capacitadas técnicamente por los fabricantes y respaldadas por programas de financiamiento diseñados por las propias marcas».
El láser color se impone
Junto a las soluciones de impresión, distintas variables como el trabajo en red y tecnologías que aumentan la productividad y disminuyen el costo por página, acompañan este nuevo esquema de operación. Según Carlos Guzmán, Gerente Desarrollo de Canales de Epson, «el trabajo en red es cada vez más frecuente porque las empresas están imprimiendo grandes volúmenes y necesitan centralizar la operación. Para determinar cuándo el trabajo en red es más apropiado, es preciso contar con la asesoría de empresas especializadas como integradores que se encargan de hacer el levantamiento de las necesidades de la empresas y diseñar el esquema de outsourcing más conveniente para la organización».
Guido Vallejo, Vicepresidente Ejecutivo de Datanet, representante en Chile de OKI, señala que dentro de las tecnologías de impresión es el láser color la que hoy se presenta con mayor fuerza. A juicio del ejecutivo, «cuando las necesidades de impresión son satisfechas en las empresas a través de máquinas con tecnología inkjet, los costos por página impresa son muy altos porque la inyección de tinta está pensada para usuarios hogareños o profesionales que utilizan el color sólo como un complemento a sus documentos. Para optimizar recursos, en cambio, la mejor opción para una empresa es la tecnología láser, y como actualmente el diferencial entre un equipo láser monocromático y color es cada vez más pequeño, es el momento para que las empresas opten por ella».
Otra tendencia en el mercado de la impresión, la constituye el desarrollo de nuevos multifuncionales que permiten satisfacer las necesidades de copiado e impresión. Como señala Carlos Boffito, Gerente General de Lexmark, «actualmente, existen en el mercado equipos con un alto nivel de prestaciones a precios muy ventajosos, a diferencia de hace un tiempo atrás donde las alternativas de máquinas todo-en-uno eran prohibitivas en términos de costo para la mayoría de las empresas. De esta manera, estamos muy cerca de la convergencia entre el mundo ana-lógico de la copiadora y el digital de los equipos de impresión».
Por un outsourcing sustentable
La renovación tecnológica es uno de los grandes beneficios que deriva de los servicios de impresión, ya que a través de éstos las empresas pueden acceder a tecnologías de última generación sin tener que invertir y sólo por el pago mensual de una factura. Sin embargo, la tasa de obsolescencia del hardware en general y de las impresoras en particular es cada vez mayor -de 2 a 4 años-, lo que poco a poco se ha transformado en un problema tanto para las marcas como para quienes entregan el servicio. Por eso, a nivel mundial las empresas ya han empezado a tomar los resguardos necesarios para asegurar
Carlos Boffito,
LEXMARK
la sustentabilidad del sistema de outsourcing en el tiempo. En este sentido, José Miguel Lavín, Director de Canales de Xerox, señala que «es muy probable que en el corto plazo se establezca un sistema de contratos diferenciados, es decir, uno por el servicio y otro por el activo. Se trata de un leasing irrevocable a varios años plazo para que sea igualmente conveniente para el cliente y, que a la vez, asegure la vigencia de un sistema que sea tan ventajoso en el tiempo para el proveedor del servicio como lo ha sido hasta hoy para las empresas».
Leiby Mardones,
VIGATECIgnacio Aldunate,
IMDIVíctor Hugo Gadivia,
IMPRESIÓN UNOIván Magdic,
EPSONArturo Castillo,
CANONFederico Terenas,
HPChristian Dettleff,
EPSONCarlos Guzmán,
EPSONGuido Vallejo,
DATANETJosé Miguel Lavín,
XEROXVisite las páginas de nuestro Especial “Soluciones de Impresión” con las empresas participantes de este artículo: • Servicio de Impresión Epson: Garantía de
continuidad operacional • IMDI: Outsourcing de impresión en todas las
tecnologías • Lexmark: Versatilidad y know how en soluciones de
impresión • Minolta-QMS: Liberando el tráfico de la red • Xerox: Soluciones llave en mano en impresión • Hewlett-Packard: Ambientes de impresión a la
medida • Canon: La diferencia del servicio
