Por estos días, el instituto profesional DuocUC celebró 39 años al servicio de la educación chilena. Además de la rica historia que quienes han pasado por sus aulas han ido acumulando en éstas, la institución durante el transcurso de los años cumplidos también almacenó una gran cantidad de documentos institucionales y legales que naturalmente requirieron de su archivo físico, alcanzando un volumen cuyas dimensiones dificultaba un manejo expedito y eficiente. Para solucionar este aspecto, la entidad decidió integrar la solución Enterprise Content Management de Xerox. Al respecto, conversamos con Gian Franco Rosso, Prosecretario General de DuocUC; y Michael Bustos, Ingeniero de Proyectos de Xerox.
Títulos de propiedad; decretos, resoluciones, oficios y correspondencia de diversos ministerios (especialmente educación) o de otras autoridades nacionales, regionales y comunales; decretos, resoluciones, reglamentos e instructivos de las autoridades de la institución dirigidos a alumnos, profesores y funcionarios; contratos y convenios con organismos públicos y privados; además de antecedentes e informes de variados proyectos; entre otros, forman parte del conjunto de documentos institucionales que dan cuenta, a través del papel acumulado, del desarrollo institucional durante 39 años.
La Secretaría General de la institución, encargada de gestionar toda la documentación indicada, decidió implementar una solución a las dificultades que un almacenamiento como el descrito genera, permitiéndole administrar eficientemente la documentación archivada, en especial, el fácil y ágil acceso a la información guardada. Dicha solución consistió en la digitalización de toda la documentación existente en los archivos de la Secretaría General. Una tarea no menor si se considera la trayectoria que ya tiene el instituto.
“Había un volumen documental histórico incalculable almacenado en los archivos de DuocUC con todas las dificultades que ello conlleva. Su número hacía difícil la consulta expedita, exigiendo tiempo y personal dedicado a la búsqueda de información frente a los requerimientos contingentes institucionales”, comenta el Prosecretario General de DuocUC.
Agrega el profesional que a ello se unía “el problema del conocimiento de la información existente, como consecuencia lógica de la cantidad de años del instituto y de la sucesión de autoridades y funcionarios. Quienes asumen en épocas posteriores en cargos relacionados con el archivo no conocían toda la documentación existente, resultando muy difícil, por la inversión de tiempo que significaba, la revisión acabada de ésta, situación que trae aparejada por defecto, la pérdida de la memoria histórica de la institución”.
Frente al panorama descrito, y dada la tecnología existente en nuestros días, la Secretaría General de
DuocUC visualizó la posibilidad de desarrollar un proyecto a través del cual la documentación física, sin perjuicio de mantenerla en las respectivas bodegas clasificada, fuese digitalizada y archivada en un nuevo formato, pudiendo acceder a ella de una manera fácil y rápida, incluso a distancia vía web, especialmente a través de la búsqueda por contenido de la documentación. Este fue el especial requerimiento que se le hizo a Xerox, implementador definitivo de esta solución.
Exploración amistosa
Su desarrollo comenzó en mayo de 2006, una vez que el Departamento de Tecnología seleccionó a la empresa y el posible sistema a utilizar, conforme a los requerimientos efectuados por la Secretaría General de DuocUC. “Nos reunimos con el proveedor seleccionado y le detallamos las especificaciones que debía tener el sistema. Una vez que se nos dio respuesta efectiva a las observaciones formuladas, tomamos la decisión de comprar el sistema Docushare de Xerox”, comenta Rosso.
El Ingeniero de Proyectos de Xerox, indica que luego de que el instituto profesional DuocUC resolvió implementar el servicio ofrecido por la compañía, el proceso se dividió en tres etapas. “La primera, fue hacer un levantamiento y asesoría para determinar la estructura y los requerimientos del sistema del cliente. A continuación, se digitalizó toda la documentación existente en la Institución y luego se complementó el sistema con los documentos digitalizados”, señala.
La solución implementada por Xerox es un sistema Enterprise Content Management, el cual soporta documentos electrónicos de cualquier formato, en particular aquéllos digitalizados. El proceso de digitalización utiliza scanners, que son parte de la solución implementada, que permiten la conversión a formato PDF con contenido de texto que admite, una vez publicada, la búsqueda por cualquier información contenida en el documento.
Este nuevo sistema integrado por Xerox ha permitido la creación de los archivos digitales oficiales de
DuocUC de acceso vía Intranet, junto a los archivos físicos que se mantienen en la institución. Al ingresar los primeros, el usuario utiliza una plataforma de exploración amistosa, que permite una búsqueda fácil y conocida por el personal de la institución.
La utilización de la solución contempla dos variantes: el acceso directo de la persona que requiere la información, que se denomina sistema de autobúsqueda, y a través de la Secretaría General, la cual puede enviar por correo electrónico una copia en formato PDF del documento, entregando una pronta respuesta a los requerimientos formulados. “Hemos disminuido la respuesta de días a minutos, en lo que dice relación con la búsqueda de un archivo digital requerido. Esa es la radical diferencia que el sistema implementado ha permitido, especialmente cuando la petición proviene de regiones, pues en la mayoría de las ocasiones la solicitud se satisface a través del envío en formato PDF del archivo, con lo cual en minutos lo recibe el requirente”, comenta Rosso.
Para todas las sedes
La aplicación si bien está montada en los servidores centrales de la institución, beneficia tanto a la Casa Central como a las 10 sedes de DuocUC. Primero, porque las autoridades de todas ellas tienen acceso en línea al sistema, con independencia del lugar físico en que se encuentre el usuario; pero en segundo lugar, porque el sistema ha permitido el almacenamiento en formato digital de la documentación propia de las sedes, mejorando con ello los procesos internos de manejo de ésta, de manera que los archivos físicos a nivel de sede también tienen un respaldo digital. Para ello, las dependencias deben enviar los respectivos documentos al administrador central a efecto que se proceda a su digitalización. Así, las mismas dificultades que había a nivel central, se solucionaron local-
mente en las sedes.
El sistema ha contribuido desde el área del manejo documental al mejoramiento de la eficiencia y flexibilidad de los procesos de la institución, en cuanto a que a partir de la implementación del sistema Docushare de Xerox, DuocUC está cada vez más integrado internamente, como asimismo en su relación con instituciones educativas o empresas a nivel global.
“Esta implementación deja a DuocUC como una institución de clase mundial en el sistema inteligente en manejo de documentos”, reflexiona Rosso, agregando que las problemáticas enunciadas y enfrentadas a través de la nueva aplicación, fueron solucionadas de manera satisfactoria.
