DuocUC, institución dedicada a la formación técnica-profesional, con más de tres décadas de trayectoria, decidió hace poco más de un año automatizar el procesamiento de encuestas dirigidas a sus alumnos y docentes a través de la solución de captura automática de formularios ReadSoft Documents for Forms. Conversamos con Gustavo Igor, Jefe de Explotación y Mantención de Sistemas de DuocUC, acerca de los resultados obtenidos con la implementación de este nuevo sistema y de su experiencia trabajando por primera vez con ReadSoft, especialistas en el área de la gestión documental.
Fundado en 1974 por la Universidad Católica para impartir educación superior técnica-profesional, DuocUC atiende en sus 10 sedes a más de 36 mil alumnos y cuenta con cerca de 1.700 docentes. Parte importante del proceso de toma de decisiones y el compromiso de esta institución con la excelencia académica y el buen servicio, está basada en las encuestas que realiza regularmente tanto a estudiantes como a profesores para evaluar tales aspectos.
“Tomamos la decisión de automatizar un poco más este proceso, porque para las 300 mil encuestas que procesamos al año, cada una de nuestras sedes debía contratar digitadores”, explica Igor. El ejecutivo agrega que “se generaban errores humanos y debíamos insistir para que enviaran la información a tiempo. Ante eso, decidimos implementar una solución que agilizara el proceso y evaluamos varias alternativas chilenas, pero eran muy específicas, sólo eran capaces de leer casillas. Entonces, llegamos a ReadSoft, proveedor que nos dio a conocer la experiencia de Avon, cliente que procesa gran cantidad de formularios de pedidos con su solución y nos convencimos”.
Aunque ésta es la primera vez que trabaja con ReadSoft, DuocUC conocía a la empresa a través de su participación en ferias internacionales. “Este software tiene mayores funcionalidades y permite automatizar mucho más los procesos, así como conectarlo directamente con una base de datos y realizar validaciones de datos. Pudimos observar que el software era completo y la empresa uno de los líderes mundiales en el tema de captura de datos”, señala Igor.
Mejor información más rápidamente
A partir de Octubre del 2005, DuocUC compró la licencia de ReadSoft Documents for Forms, programa de automatización de documentos de ReadSoft, cuyos beneficios -según afirma el profesional- se observaron rápidamente.
“El proceso de digitación se demoraba cerca de dos semanas e implicaba que en cada sede tenían que trabajar cuatro a cinco personas digitando casi el día completo los datos. Ahora una sola persona escanea las encuestas en cada sede, lo que toma aproximadamente uno o dos días. La disminución de costos fue importante y también ganamos en tiempo y grado de exactitud, lo que en síntesis implica una mayor productividad”, afirma el Jefe de Explotación y Mantención de Sistemas de DuocUC.
Además de las encuestas que evalúan los servicios, la calidad de los profesores y acceso a las autoridades, DuocUC ha utilizado ReadSoft Documents for Forms para la corrección de las denominadas pruebas transversales en su Escuela de Construcción, obteniendo excelentes resultados, lo que es fundamental ya que no puede generarse ningún margen de error.
“El personal de la Escuela de Construcción quedó muy satisfecho, lo que nos llevó a volver a utilizar la solución en el segundo semestre”, cuenta Igor.
Soporte constante y oportuno
ReadSoft Documents for Forms captura y valida automáticamente la información contenida en formularios y la envía a un sistema de destino en el formato apropiado para cada aplicación. En el caso de DuocUC, cada sede posee un escáner a través del cual la información es enviada a la casa central donde el software interpreta las casillas y entrega los resultados. El proceso completo hoy demora cuatro días versus los 10 días que tardaba el anterior sistema de digitación.
Para implementar esta solución, DuocUC contó con el soporte continuo de Readsoft, que los asesoró en la compra de cada escáner y el diseño de los formularios. “Siempre nos están llamando para ofrecer apoyo, otras empresas no lo hacen y hay que insistir para que te visiten, en cambio en ReadSoft han tenido una muy buena disposición, son oportunos y rápidos. Hace un tiempo atrás tuvimos que cambiar un equipo que estaba muy viejo y al reinstalar el software en la máquina nueva nos saltamos un paso y no funcionaba, llamamos a ReadSoft, sus ejecutivos se conectaron vía web y nos configuraron la parte que nos faltaba”, explica Igor.
Desde su elaboración en 1991, la solución para la captura automática de formularios ha continuado desarrollándose, ampliando su aplicación a la captura de facturas y la interpretación, verificación, validación y transferencia de información de documentos recibidos por correo electrónico, web, fax y papel.
“Sabemos que esta herramienta puede hacer muchas cosas más y el próximo paso será aplicar un poco más de programación para aprovechar esas capacidades. Además, estamos conscientes de que a través de esta solución se pueden procesar facturas electrónicas, una alternativa que el área de finanzas está comenzando a evaluar con ReadSoft”, señala el ejecutivo.
“También planeamos extender su uso al área de extensión y difusión, encargada entre sus funciones de las visitas de los colegios, donde los alumnos rellenan manualmente gran cantidad de cupones; ése es un proceso que se sigue digitando manualmente y que dentro del 2007 esperamos digitalizar mediante ReadSoft Documents for Forms, extendiendo los beneficios del software”, finaliza el Jefe de Explotación y Mantención de Sistemas de DuocUC.
