Más de 30 empresas asistieron al Open House 2006 que Xerox de Chile presentó a sus clientes para mostrar las novedosas herramientas de software destinadas al manejo de documentos. Una de las soluciones exhibidas fue “Documentos Valorados”, que hace más eficiente el proceso de firma de documentos como cheques, vales vista, contratos y finiquitos, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes o cuando quienes están autorizados para firmar no se encuentran físicamente disponibles.
Ser una solución eficiente para las empresas que necesitan firmar gran cantidad de documentos de pago ha hecho que la solución “Documentos Valorados” de Xerox esté siendo mejorada constantemente. Esta fue desarrollada por la marca hace ya algunos años, pero recientemente fue reestrenada con mejoras significativas. Una de ellas fue el cambio de plataforma cliente/servidor a formato web, permitiendo optimizar funciones como autorización de firma remota y consultas al sistema en línea, por parte de usuarios autorizados.
El objetivo, según José Luís Pérez, BPS Specialist de Xerox, es hacer más simple, ágil y transparente un proceso que muchas veces se vuelve engorroso, especialmente cuando el firmante responsable está de viaje o se encuentra lejos de la sucursal donde se requiere su rúbrica urgente para efectuar un pago impostergable. Asimismo, hace más rápido el proceso de firma de cientos de cheques, contratos o vales vista, en el caso de instituciones bancarias, compañías de seguros y empresas que contratan personal para faenas determinadas durante el año, como las productoras de frutas en la época de cosecha, que pueden llegar a varios cientos o miles de contratos y finiquitos en plazos muy cortos.
Seguridad y eficiencia a toda prueba
La solución de Xerox permite generar la firma de documentos de pago -cheques- de forma remota, lo que posibilita a un firmante reconocido (y previamente definido por la empresa y autentificado por el sistema), a distancia y a través de Internet, autorizar el uso de su firma por un tesorero que la empresa define para actuar como interlocutor en este tipo de transacciones. Generalmente, como indica el ejecutivo de Xerox, en una compañía existen varios niveles de usuarios autorizados dependiendo de los montos a pagar, además de un tesorero a cargo de asignar estos documentos remotos para que se firmen. “De esta manera, los firmantes autorizados ingresan a una página web luego de recibir un e-mail con una URL (link al sistema), donde se les informa que existen documentos esperando ser aprobados. Después de autentificarse, pueden autorizar todos o algunos de los documentos requeridos dentro de una nómina y una vez que el tesorero tiene la confirmación de aquéllos autorizados, emite la impresión de los mismos”, explica.
La impresora láser (con tóner magne-tizable para la impresión del código de barras CMC7, que valida el cheque emitido) puede manejar de modo independiente las distintas bandejas de papel, asignando cada una a un diferente banco o cuenta corriente. El sistema es capaz, incluso, de generar cheques nulos dentro de una nómina si algún firmante no autoriza su pago. Asimismo, en el reverso del cheque es posible registrar qué factura se está pagando con él.
Sobre la seguridad de estos documentos y sus firmas, el ejecutivo señala que son altamente confiables gracias a que los usuarios tienen distintas atribuciones dentro del sistema. El ‘tesorero’, por ejemplo, sólo recibe un archivo con una nómina de documentos, asigna a los firmantes que van a autorizar su impresión y luego de generada no puede repetir la impresión bajo ningún concepto. Otros niveles de usuario, son los ‘firmantes’, que autorizan la emisión de documentos, y la creación de otros usuarios por parte del ‘administrador’. Como se aprecia la seguridad es el pilar de esta solución para evitar todo tipo de fraudes.
Octubre de 2006
