La Dirección del Trabajo (DT), sometida a la supervigilancia del Presidente de la República a través del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, es un servicio público descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propio. Esta entidad centra su esfuerzo de modernización institucional en la gestión interna y en el mejoramiento de la atención a los usuarios, dentro de lo cual el rol que juega la incorporación de TI es central. En esta línea estratégica, la entidad estatal incorporó una solución multifuncional de impresión Lexmark con el objeto de optimizar sus procesos en el área y reducir costos. Héctor Muñoz, Jefe del Departamento de Informática de la DT, nos entrega más antecedentes sobre este proyecto.
El proceso de modernización de la DT se relaciona de forma directa con las definiciones gubernamentales en el tema y, en el último tiempo, se ha proyectado de manera innova-dora en distintos ámbitos. Fue así como a principios del 2005 la repartición pública licitó una solución de impresión para las 94 oficinas del país, lo que permitiría que al menos hubiese una impresora láser en cada una de estas reparticiones, disponible para sus casi 1.500 usuarios conectados.
La renovación apuntaba fundamentalmente a aumentar la calidad del servicio y disponibilidad de las soluciones de impresión en la mayor par-te de las oficinas a costos similares al monto que la entidad invertía entonces por este concepto. Según explica Muñoz, con anterioridad la DT mantenía un contrato de servicios con otra empresa, pero con un parque de equipos láser reducido, lo que se complementaba con la compra de impresoras inkjet por parte de la entidad. “En regiones sólo existía una solución de impresión en ciudades grandes y capitales regionales, mientras que el 50% restante no tenía impresoras láser. Además, no existía mucho control y se gastaban demasiados cartridges”, sostiene.
Uno de los requisitos fundamentales exigidos por la entidad era que la so-lución ofreciese máquinas multifun-cionales y que esencialmente permitiesen resolver en forma simultánea la problemática de copiado e impresión. “Más allá de que incorporaran escáner, cada una de éstas debía tener la capacidad de operar sistemas de cuota para impresión y fotocopiado, con pool de administración central”, agrega el profesional.
La licitación fue adjudicada a Lex-mark Chile, empresa que ofreció -junto con su canal corporativo Olidata- un aspecto diferenciador fundamental: un profesional técnico responsable para que administrara al interior de la entidad los diferentes tipos de requerimientos.
“La solución que contratamos es de servicios de impresión, por lo tanto los equipos no son nuestros y el costo se maneja por volumen de impresión, lo que implica cero gasto en tóner y repuestos, por ejemplo. Además, este sistema implica que el servicio debe estar 100% operativo permanentemente en todo el país”, enfatiza Muñoz.
Equipos ‘todo en uno’
El contrato por tres años incluye 162 máquinas en tres diferentes modelos, los cuales están operativos desde Abril. El primero de ellos es el multifuncional láser monocromático Lexmark X422 (15 unidades), con una velocidad de 22 ppm y dúplex automático (impresión por ambas caras). Este equipo permite imprimir, copiar escanear, faxear y scan to e-mail, así como integración con workflow.
El segundo modelo T632 (139 unidades) imprime hasta 40 ppm; ofrece amplia variedad de opciones de manejo del papel, avanzadas opciones de acabado y disponibilidad de cartucho de alto rendimiento. Junto con ello cuenta con memoria estándar de 64 MB ampliable, procesador de 350 MHz, resolución de 1200 dpi y conexión de red Ethernet.
El tercer modelo, T634 (8 unidades), en tanto, imprime hasta 45 ppm, cuenta con opciones de acabado y disponibilidad de cartucho de alto rendimiento. Su memoria es de 80 MB, procesador de 500 MHz, resolución de 1200 dpi y conexión de red Ethernet.
“Ambos equipos, T632 y T634, además de imprimir, tienen capacidades de fax, escáner, copiadora, scan to e-mail e integración con workflow, pues fueron acondicionados como multifuncionales a través de los modelos X4500”, añade Muñoz.
“Nuestra idea es conectar las líneas telefónicas a estos equipos, eliminando los fax entre las oficinas y unificando con ello el sistema, además de eliminar de paso las valijas, lo cual nos permitirá ahorrar mucho tiempo”, explica el ejecutivo. “También existe la posibilidad de digitalizar una gran cantidad de documentación histórica que existe al interior de la repartición, un tema no menor si se considera el actual espacio físico que ello requiere”, añade.
Nuevas posibilidades de desarrollo
A juicio del Jefe de Informática, en el corto plazo deberían comenzar a verse beneficios tales como reducción de costos, mayor control de impresión, ahorro de tiempo en muchos procesos y, por ende, un mejoramiento considerable del servicio. “La gran ventaja de esta solución es que ofrece un alto grado de integración, porque se están abriendo una serie de nuevas posibilidades de desarrollo y de combinación de nuevos elementos”.
Otro beneficio importante, a su parecer, es el tema del soporte, ya que Lexmark y Olidata estandarizaron íntegramente el servicio de impresión, ahorrándole a la DT dicho trabajo y permitiéndole mantener su enfoque en la labor principal de la entidad. “Lo que viene más adelante es asignar cuotas por usuario, ya que la red puede ser autentificada”, afirma.
Aunque la implantación de este tipo de procesos resulta siempre crítica y complicada, según aclara el profesional, su evaluación del servicio es bastante positiva y satisfactoria. “Lexmark ha respondido a tiempo y de manera adecuada. Verdaderamente ha asumido cada uno de estas problemáticas de manera eficiente, ofreciendo más personal y equipos en los casos requeridos”.
Durante estos primeros meses, los principales requerimientos han apuntado al área de capacitación e introducción de esta tecnología. “Básicamente lo que los usuarios hacen es imprimir, pero estas herramientas prestan una serie de otras utilidades, incluso en la misma área de impresión, que estamos seguros los funcionarios aún no han descubierto”, comenta. Es así como la institución estatal está desarrollando un plan especial denominado “Discovery Print”, que aporta el proveedor, con el objeto de determinar las principales necesidades y requerimientos de los demandantes a fin de aprovechar al máximo las potencialidades de la solución.
Agosto de 2005
