DHL a nivel mundial cuenta con el más amplio alcance en la industria, con operaciones en más de 220 países y territorios y más de 120 mil destinos; una mega estructura que plantea múltiples desafíos. Tanto en Chile como en el resto de los países, el proceso de facturación es fundamental para atender los requerimientos de los clientes. Basada en esta premisa y en el trabajo en conjunto que realiza la empresa con sus clientes, DHL Global Forwarding Chile, la unidad de negocios líder en transporte de carga aérea y marítima, buscó un sistema que cumpliera con los estándares técnicos y de operación para mejorar su proceso en el país. A principios de 2007 DHL Global Forwarding Chile conoció la experiencia de la subsidiaria de Brasil con la solución Signature Facturación Electrónica, de South Consulting, y decidió aplicarla en Chile. Richard Troncoso, Jefe del Departamento de Informática de DHL Global Forwarding en Chile, nos cuenta los avances que han experimentado desde que aplicaron esta nueva herramienta.
La principal situación que enfrentaba el área de Tecnología de la Información de DHL Global Forwarding Chile respecto de la facturación es que si bien contaba con una solución y un proveedor que la sostenía, “debíamos buscar un proveedor que nos entregara una gestión más expedita hacia nuestra propia información y hacia nuestras principales acciones: nuestros clientes”, señala.
El acceso a la información se dificultaba hacia fines de cada mes, cuando era necesario realizar las aclaraciones de documentos, lo que implicaba un desgaste administrativo para la empresa.
La necesidad entonces era contar con una herramienta sólida, capaz de interactuar con el sistema global de la compañía, centralizada y que abordara la gestión de la información. “Fue por esta razón que empezamos a investigar qué ofrecía el mercado nacional y consultamos también con nuestros pares en Latinoamérica, para conocer su experiencia”, indica.
De esta forma, la oficina local conoció la experiencia de DHL Global Forwarding en Brasil, la que hace un par de años había implementado la herramienta Signature de South Consulting, proveedor chileno especialista en el desarrollo de productos tecnológicos para el intercambio seguro de documentos basado en firma digital y servicios de consultoría para la implementación de sus productos, que desde el año 2001 lidera importantes proyectos en Chile, México y Brasil.
“Tomamos contacto con los ejecutivos de South Consulting en el país e iniciamos las primeras reuniones, en las que conocimos las aplicaciones de la suite Signature, la que desde un principio nos llamó la atención por la gestión sobre la información que permitía. Junto con esto, a primera vista destacaba la simpleza de su interfaz y técnicamente planteaba una implementación transparente”, enfatiza.
A nivel del proveedor, a juicio del ejecutivo, South Consulting demostró ser una empresa ordenada, con procesos que no estaban orientados meramente a realizar una tarea, sino más bien a entender a cabalidad la situación de DHL Global Forwarding. “Ellos entendieron que nuestra necesidad pasaba por contar con un servicio que nos ayudara a realizar una mejor gestión de la información tanto hacia nuestros clientes como hacia el interno de la organización”, agrega.
Soporte integral
La aplicación de la herramienta partió con el traspaso del antiguo al nuevo proveedor, etapa en la cual trabajaron directamente con un consultor de South Consulting. “La experiencia fue muy positiva porque el equipo de South Consulting nos ayudó con todo el soporte que necesitábamos”, resalta Troncoso.
En este proceso, tras establecer las metas que era necesario alcanzar, abarcando tanto temas comerciales como técnicos, se realizó la implementación en muy corto tiempo -cerca de dos semanas- y en ésta participaron dos consultores de South Consulting. “En todo este tiempo mantuvimos reuniones semanales, mientras que el contacto telefónico y por e-mail era diario, lo que agilizó bastante la operación”, asevera el profesional.
Funcional y estable
Concretamente, la instalación consistió -en una primera etapa- en un servidor en la plataforma de DHL Global Forwarding, unido a la plataforma central de South Consulting con módulos para la generación y recepción de documentos, todo esto administrado a través de un portal. En la segunda etapa se abordó el área de libros contables, módulo que fue implementado a principios de marzo de este año. En la actualidad están trabajando en el área de gestión con iniciativas para optimizar el proceso de recepción, aprobación y actualización de los documentos a los sistemas de administración de DHL Global Forwarding.
Signature Facturación Electrónica está compuesta por el producto Signature xDoc, que interactúa con el sistema emisor de documentos para la generación y firma electrónica de éstos, notificándolos posteriormente a la entidad tributaria. Además gestiona los documentos que recibe de sus proveedores, dejándolos disponibles para ser inyectados en los sistemas de cuentas a pagar. También está compuesta por Signature Server, herramienta colaborativa y punto reencuentro de clientes y proveedores que funciona como repositorio final de los documentos electrónicos generados y recibidos, capaz de almacenarlos, validarlos y enviarlos al destinatario por correo electrónico o proveerle el acceso a través de un portal; con una interfaz web que permite administrar y configurar el producto, a través de un motor de búsqueda y gestión de documentos.
“Con el paso de los meses hemos ido descubriendo las ventajas de la herramienta, que destaca por ser funcional, estable, fácil de administrar y amigable con cada tipo de usuario, porque define distintos perfiles de operación. Sumamos a esto, la presencia en países latinoamericanos que tiene South Consulting, lo que para una empresa como DHL es muy importante”, declara Troncoso.
Esta herramienta esta siendo considerada y estudiada para verificar su adaptabilidad en otras subsidiarias donde la legislación local permite la facturación electrónica.
