Poco a poco los documentos electrónicos están ganando terreno a nivel público y privado. Se trata de un área que crece sostenidamente, a gran velocidad, y que se incorpora cada vez con más fuerza a grandes sectores de la industria y a mercados verticales en expansión. Para que logre masificarse, los expertos aseguran que sólo resta que las instituciones y los distintos poderes del Estado respalden su validez, un proceso en el que se está avanzando de la mano del desarrollo de servicios cada vez más eficientes y seguros. Acerca de la introducción de los documentos electrónicos en distintas áreas, su éxito y desarrollo futuro, conversamos con destacados proveedores de este mercado, en el desayuno organizado por Revista Gerencia.
A nivel mundial, la incorporación de los documentos electrónicos en empresas e instituciones inyecta dinamismo a la economía y mueve positivamente la aguja de la competitividad de los mercados. En otras palabras, Wenceslao León, Gerente de Tecnología y Desarrollo de MG Empresas, indica que “es un motor de crecimiento, que agiliza los procesos a todo nivel”.
En Chile, sectores como el minero, retail y en general los grandes contribuyentes operan con factura electrónica de manera intensiva. De hecho, la penetración de los documentos tributarios electrónicos (DTEs) -incluida la factura electrónica- es superior al 40%. En otras áreas, como el segmento de las empresas de seguros, llevar las pólizas a formato digital implica un cambio que permite imprimir gran velocidad a la forma de vender.
En el mundo público, la incorporación de los documentos electrónicos también está avanzando. Por ejemplo, los tribunales laborales y de familia ya trabajan con expedientes electrónicos, y el Conservador de Bienes Raíces de Santiago está implementando un sistema que permite a las personas comprar cualquier documento que necesiten a través de Internet; por ejemplo, la escritura de una propiedad, garantizando su validez a través de la firma digital avanzada que contiene.
“Otra señal que indica que los documentos electrónicos están introduciéndose con fuerza en el mercado chileno es -como señala Willy Montenegro, Key Account Manager de NetSec Chile- que gremios como la Asociación de Notarios está estudiando un proyecto relacionado con acelerar procesos documentales, llevándolos desde el mundo físico al digital”.
Un paso adelante también es la entrada en operación de la licencia médica electrónica, que a juicio de Isabel Almarza, Gerente Comercial de Microsystem, “logró ser impulsada gracias al apoyo gubernamental, que después de diez años de análisis le dio el vamos”.
Más rapidez y menos costos
El principal beneficio para las compañías, además del ahorro en papel, trámites y costos en almacenamiento es, según Pedro Cortés, Gerente Comercial de Acepta.com, “la aceleración de sus procesos y la simplificación de las tareas asociadas a su manejo”. Asimismo, explica el ejecutivo de NetSec, esta transformación trae implícita una sinergia importante, que significa ahorros, flexibilidad y más capacidad para generar un mayor número de negocios.
En la medida en que las empresas comiencen a trabajar intensivamente con documentos electrónicos, se harán evidentes también ventajas como la calidad de vida en el trabajo. Esto porque, de acuerdo a la opinión de Andrés Cave, Gerente General de E-Sign, “gracias a estos sistemas las personas ganan tiempo, no requieren moverse de su escritorio para acceder a los archivos que necesitan para trabajar y logran administrar la documentación en línea de una manera mucho más segura y eficiente”.
Pero también está la posibilidad de crear nuevas áreas de negocios a partir del manejo de la documentación electrónica. Y según el ejecutivo de E-Sign, esta tecnología es una plataforma de base, que permite a las empresas desarrollar servicios adicionales y crecer en su horizonte de facturación.
Ganando la confianza del mercado
Uno de los requisitos más importantes de un documento electrónico es que inspire confianza en los usuarios y que esté respaldado por las instituciones y las empresas. “Eso implica comenzar a empujar el modelo de externalidad de red, que significa motivar el uso de un producto o servicio, como por ejemplo la telefonía celular, que se extendió a medida que se hizo necesaria la comunicación móvil. Y lo mismo ocurre con los documentos electrónicos. En la medida en que exista la necesidad, la gente empieza a usarlo, pero para que eso ocurra se requiere que se genere confianza, que existan prestadores especializados en firma electrónica para que ese documento sea confiable, y que las distintas instituciones lo validen como tal”, explica Andrés Cave.
Como proveedores, Aliosha Bertini, Gerente de Tecnología de Paperless, precisa que “es fundamental asegurar que las implementaciones de sistemas de documentos electrónicos aseguren un proceso totalmente online, de principio a fin, de manera que el usuario realmente se vea beneficiado por esta tecnología, y que no reciba un servicio a medias, donde la mitad del proceso es vía web y la otra es necesariamente física”.
La educación es fundamental para seguir masificando los documentos electrónicos a nivel de empresas e instituciones. Es lo que hacen firmas como Signature South Consulting, ya que -como asevera Joseph W. Daly, Gerente de Consultoría y Servicios de la compañía- “para que los clientes confíen es fundamental que entiendan conceptos claves como la validez de la firma electrónica digital, por ejemplo”. Asimismo, Boris Tirado, Gerente Comercial Area Digitalización y Nuevas Tecnologías de Microdat, y Secretario General de Digital AG (Asociación de Empresas de Digitalización y Gestión Documental), también recalca que “se requiere de un ente gubernamental que garantice oficial y públicamente la seguridad de los documentos electrónicos que se emiten”.
Los proveedores coinciden en que desde el momento en que exista un ordenamiento y claridad jurídica y legal, el potencial de los documentos electrónicos se capitalizará como lo ha hecho en los países desarrollados. Esa señal, acompañada del servicio de calidad actualmente disponible, es el paso que falta por dar para que este mercado despegue en forma definitiva y se masifique a todo nivel.
Wenceslao León,
MG EMPRESASWilly Montenegro,
NETSECIsabel Almarza,
MICROSYSTEMPedro Cortés,
ACEPTA.COMAndrés Cave,
E-SIGNAliosha Bertini,
PAPERLESSJoseph W. Daly,
SIGNATURE SOUTH CONSULTINGBoris Tirado,
MICRODAT Y DIGITAL AGRevolución en el punto de venta
Con el rápido desarrollo de los documentos tributarios electrónicos (DTEs) en nuestro país, pronto los consumidores deberán empezar a prepararse para autogestionar sus compras en distintos puntos de venta. Un ejemplo de esto es Zervo, el nuevo modelo de venta que acaba de lanzar la empresa Copec cien por ciento autoservicio, incluyendo el pago a través de boletas o facturas electrónicas. Así se completa un ciclo de venta auto-gestionado, donde antes el autoservicio consideraba el pago a un cajero, y boletas o facturas de papel.
Los principales beneficios del sistema están orientados al consumidor, que gana en autonomía -al no depender de una persona que lo atienda- en rapidez y en mejores precios. Además, mejora la transparencia, producto del pago automático y el modelo Transbank que incluye.
