No contar con procesos digitales significa carecer de información actualizada para apoyar la toma de decisiones relacionada con el “core” del negocio, algo que las empresas hoy no se pueden permitir. Por esta razón es fundamental -según Patricio Fonseca Mora, Gerente General de Cynersis Chile- la automatización de los procesos documentales de una organización, sin lo cual, ante un alto flujo de documentos, cualquier búsqueda, modificación o estrategia de un nuevo producto para una compañía, resultará muy costosa en tiempo y análisis de dicha información de modo manual. Esta empresa suma ya 14 años en el mercado nacional como un integrador tecnológico con una vasta experiencia en este tipo de proyectos.
¿Cuál es la propuesta y experiencia de la compañía en este sentido?
Como representante de las principales marcas de clase mundial, como Xerox, HP, Microsoft, Oracle, Adobe, LifeSize, Dell, SUN, ZScaler y Belarc, podemos integrar soluciones de valor para nuestros clientes. Destaca, por ejemplo, el trabajo realizado junto a Xerox con aplicaciones para diversos nichos de negocios, como MultiPrint By Xerox, modelo de cajeros automáticos para impresión distribuida de altos volúmenes de documentos para universidades, premiado los últimos años por la compañía. También podemos resaltar los proyectos de BPM (Business Process Management) realizados con esta marca: usando diversos productos hemos plasmado soluciones de digitalización y manejo documental con un alto grado de automatización y eficiencia para el negocio del cliente, e incorporando, además de los documentos, todo lo relacionado con videoconferencia corporativa, ya que nuestras soluciones se integran a los procesos del negocio, almacenando todo tipo de conferencias, reuniones, capacitaciones o seminarios internacionales y permitiendo a los usuarios realizar streaming o manejar dichas imágenes en tiempo real a nivel web o de repositorio digital.
¿Cómo abordan los proyectos de procesos documentales?
Nuestros servicios consisten en realizar un levantamiento de requerimientos a cada cliente, analizando los diversos procesos y cómo funcionan estos relacionados con sus herramientas; por ejemplo, si se integran con el CRM o ERP o si tienen algún grado de automatización o todos son manuales. Luego se hace una propuesta valorizada, y el cliente siempre podrá disponer de un piloto evaluativo de la solución propuesta, lo que permite tomar una muestra o un proceso y digitalizarlo con todas las variables y beneficios que nos entrega el mundo tecnológico.
¿Qué beneficios obtienen las empresas con este servicio?
Son variados, destacando el que nuestras soluciones siempre consideran el respaldo y soporte por todo el período que duran estos proyectos. Además, no siempre están los presupuestos disponibles y para eso Cynersis incluye financiamiento a 36 meses. Así el cliente no debe afectar su flujo de caja para modernizar sus procesos, sino que sólo paga un arriendo mensual bajo leasing operacional, y dichas cuotas o rentas se llevan a gastos de operación.
El impacto sobre la productividad es medible en varios frentes, como: optimización de los tiempos; mayor seguridad, ya que los documentos al ser digitalizados están respaldados y ofrecen alta disponibilidad, pues se aplica una estrategia de almacenamiento adecuado; y modernidad, porque la organización percibe que cuenta con herramientas de última generación que le dan valor a su gestión. Otra ventaja fundamental es que se integran procesos que antes nunca habían conversado, evitando de esta forma la redundancia de trabajo e información y la re-destinación de recursos humanos a labores propias del negocio. Además, los procesos críticos quedan sujetos a una aprobación digital segura con un workflow diseñado para que se cumplan ciertas normas antes de emitir un documento; y los recursos se recuperan sólo en algunos meses, pues además de las variables mencionadas, el retorno viene por la percepción de los clientes de las empresas que optimizan sus procesos, ya que ellos serán los más beneficiados al momento de interactuar con su proveedor.
