La Contraloría General de la República (CGR) es un órgano superior de fiscalización que tiene como misión institucional garantizar el cumplimiento del ordenamiento jurídico, la protección y debido uso del patrimonio público, la preservación y fortalecimiento de la probidad administrativa y la fidelidad y transparencia de la gestión financiera del Estado. Actualmente, se encuentra en un proceso de reforzamiento y actualización tecnológica para hacer sus procedimientos más rápidos y eficientes, destacando los nuevos sistemas de tramitación electrónica de documentos; de control de auditorías; de control de obras, y el de administración de personal del Estado.
Uno de sus más recientes proyectos realizados durante el año 2009, fue la digitalización de casi 1.500.000 documentos correspondientes a tarjetas o fichas de antecedentes del personal del Estado. Este trabajo fue adjudicado mediante licitación pública a Maxhuber, empresa que durante siete meses digitalizó la documentación e implementó, en conjunto con los equipos de trabajo de CGR, un software de administración de archivos digitales para la búsqueda y visualización de éstos.
Jorge Cruz, Jefe del Proyecto, Maxhuber.
Mauricio Santibánez, Consultor Tecnológico del Proyecto, Maxhuber.
El Archivo General de Contraloría almacena, entre otros documentos, fichas históricas, algunas que datan del año 1925, con antecedentes del personal de Estado, las cuales eran buscadas en un proceso manual, mediante un sistema de catalogación interna. Este proceso requería de un tiempo significativo de búsqueda y se realizaba de forma centralizada.
Era fundamental entonces contar con un sistema moderno que no sólo ordenara toda esta información, también debía tener la funcionalidad de permitir acceder a ella de una forma rápida y sencilla, que no implicara un desgaste para los funcionarios. “Fue por esta razón que decidimos digitalizar las fichas e implantar un software de gestión documental para su administración, todo enmarcado en la política de digitalización y mejora de procesos implementada por el Contralor General”, afirma Luis Lara, Jefe del Centro de Informática. De este modo, la Contraloría General de la República llamó a licitación pública para que un experto en el área proveyera estos servicios.
Automatizando los procesos
El Proyecto Digitalización de Documentos, denominado Hipnos, que en su primera etapa contempla las Tarjetas Vida Funcionaria, implicó que Maxhuber digitalizara 1.452.623 imágenes, lo que correspondía a 541.946 documentos de funcionarios, considerando, además, la restauración de algunas dado su nivel de deterioro por el uso y antigüedad, para posteriormente cargar los archivos en formato PDF en el repositorio documental de la Contraloría.
Para facilitar el manejo de este volumen de información se implementó un software de administración de archivos digitales que permite la búsqueda y visualización de las tarjetas.
Según destacan en esta entidad del Estado, actualmente las fichas digitalizadas y la solución que las administra permiten que el personal que debe utilizarlas, lo haga sólo en un par de minutos, optimizando su gestión y, al mismo tiempo, brindando un eficiente servicio.
