El grupo de empresas Complementos Recourse opera principalmente en dos segmentos de negocios: subcontratación de servicios y externalización de los procesos de remuneraciones y administración de personal. Dentro de este ámbito cuenta con una amplia cartera de clientes y empleados, respecto de los cuales debe manejar una gran cantidad de documentación de respaldo de la relación laboral, como contratos, finiquitos, pagos previsionales y comprobantes de pago de sueldos, entre otros de trascendencia legal. Por tal motivo, hace un par de años decidió digitalizar dicha información con DocuRed de Alniti, a fin de garantizar un servicio más expedito, oportuno, seguro y eficiente. Acerca de esta aplicación, conversamos con Jorge Campos, Gerente de Operaciones y Tecnología de Complementos Recourse.
Este grupo de empresas cuenta en el área de subcontratación con 22 mil personas que prestan servicio a diversos clientes principalmente del sector retail y financiero, en materia de promoción y reposición de mercaderías, call center y evaluación de antecedentes financieros, entre otras.
Cuenta con 17 sucursales y cerca de 60 oficinas entre Arica y Punta Arenas, constituyendo una de las principales empleadoras del país.
Como parte de esta labor, una de sus principales tareas se concentra en mantener debidamente actualizadas las carpetas de antecedentes laborales de sus trabajadores.
“Uno de los principales objetivos de la firma es contar con tecnología que nos permita ofrecer a los clientes la posibilidad de acceder a información y ser parte directa de nuestros procesos”, afirma Campos. Es así como, según sostiene, la mayoría de sus aplicaciones están diseñadas para ser operadas en un ambiente web que posibilite otorgar un acceso preferencial a sus clientes.
Hace unos dos años, Complementos Recourse decidió digitalizar sus documentos con el sistema DocuRed de Alniti, tomando en cuenta que las carpetas constituían archivos físicos almacenados en diferentes lugares. “Debido a las exigencias legales, antiguamente teníamos que mantener copias de toda la documentación solicitada por la entidad fiscalizadora, ante lo cual reiteradamente repartíamos fotocopias al por mayor”, recuerda.
“Además, los clientes requerían conocer el estado de los pagos previsionales, entre otras cosas, motivo por el cual decidimos implementar una herramienta de digitalización que nos permitiese contar con archivos en línea, de manera rápida, expedita y segura”, declara.
Flexibilidad garantizada
Equipo de trabajo que implementó el sistema DocuRed: José M. Zapata, Subgerente de RRLL; Roxana Berrios, Jefe Unidad de Contratos; Julio Castillo, Ingeniero de Sistemas a cargo del proyecto; Luis Martínez, Subgerente de Sistemas; todos de Complementos Recourse.
Para seleccionar la solución de gestión documental, Complementos Recourse analizó las propuestas de varios proveedores internacionales y la oferta de una compañía nacional, que correspondía a Alniti. “Las propuestas externas eran paquetes de software con escasa posibilidad de adecuarlos a los requerimientos operacionales de nuestra empresa. Si deseábamos llevar a cabo algún tipo de cambio, prácticamente estábamos rompiendo la estructura del paquete”, sostiene el profesional. “En cambio con Alniti, pudimos encontrar la flexibilidad necesaria para hacer modificaciones al sistema de manera de que éste se pudiera integrar adecuadamente a nuestras aplicaciones y a los procesos operativos de administración y gestión del negocio, es decir, nos permitía crecer disponiendo de la tecnología conforme a nuestra necesidades y las mejores prácticas de mercado”, añade.
Los principales desafíos de la implementación tuvieron relación con la forma en que la compañía administra y gestiona las carpetas de los trabajadores, y con las adecuaciones que se tuvieron que realizar en el sistema DocuRed para que se integrara, tanto a los procesos operacionales, como a la plataforma de aplicaciones. “Una vez que la documentación generada por los distintos sistemas comenzó a quedar digitalizada, se debió incorporar al sistema el stock de información existente en las carpetas físicas de los trabajadores, que por las características propias de nuestro negocio constituye un volumen importante de documentación”, expresa el ejecutivo.
Sin embargo, gran parte del éxito de esta integración, afirma, se basó en la enorme flexibilidad de DocuRed. “La reingeniería a los procesos operativos desarrollada por nuestra empresa se respetó cabalmente y, por ese lado, no existió ningún tipo de complicaciones con el proveedor. Alniti es una empresa sumamente profesional que involucró los recursos necesarios para sacar adelante este proyecto”, agrega.
Seguridad, agilidad, eficiencia y economía
El software de gestión de documentos DocuRed permite guardar y rescatar, en forma rápida, segura y oportuna, todo tipo de documentos digitales. Estos se pueden visualizar desde cualquier punto de la red de la organización o a través de Internet. DocuRed posibilita que los documentos originales sean almacenados en lugares alejados, ahorrando costos de almacenamiento.
En forma adicional, permite compartir expedientes de manera segura, sin peligro de extravío de los documentos originales.
Campos señala que al implementar esta solución se acabó la problemática asociada a la multiplicidad de copias y papeles (generando las economías propias de la distribución digital), y se pudo contar con información oportuna y en línea, especialmente ante procesos de fiscalización y auditoría. “A mi juicio, el principal beneficio consiste en entregar a nuestros clientes una herramienta que les permita acceder, a través de Internet, a la documentación laboral de nuestros trabajadores, con los cuales otorgamos el servicio”, sostiene Campos.
La solución, que se aplicó en el área de Operaciones y Tecnología, se administra en la Subgerencia de Relaciones Laborales, que dirige las áreas de contratos, finiquitos, archivo y comparendos.
“Por el lado del área de subcontratación, nuestros servicios vía web ofrecen, mediante DocuRed, acceso a los clientes para conocer diferentes tipos de información que establece la nueva reforma laboral, lo que les permite tener garantía del cumplimiento de nuestra empresa en estas materias laborales.
A su vez los trabajadores tienen acceso directo a su información laboral y de remuneraciones”, concluye el Gerente de Operaciones y Tecnología de Complementos Recourse.
