Cosméticos Avon, frente a la necesidad de imprimir millones de boletas mensualmente, se sumó, con el apoyo tecnológico de Xerox, a la modalidad de contribuyente electrónico del SII, siendo actualmente la única empresa en Chile certificada para emitir boletas de venta en forma electrónica. Antes de la implementación de este proyecto, ellos usaban boletas tradicionales con timbre de cuño e impresoras de matriz de punto. Para saber más sobre estos avances conversamos con Rodrigo Valenzuela, Supervisor del Area de Contabilidad de Cosméticos Avon.
Cosméticos Avon es una empresa líder a nivel mundial en venta directa de productos de belleza. Hoy la compañía presenta un crecimiento sostenido en ventas, llegando a cerca de 6 millones de clientes a lo largo del país, lo que ha impulsado fuertemente la impresión de boletas. Para enfrentar este nivel de operaciones en forma eficaz, principalmente en lo que se refiere a la emisión y control de boletas de venta y honorarios, Cosméticos Avon se sumó en compañía de Xerox al proyecto de boletas electrónicas que el Servicio de Impuestos Internos ins-tauró, transformándose en una de las compañías pioneras en el país en adherir a este proceso.
En conjunto ambas empresas desarrollaron y probaron el software que hoy es capaz de soportar mensualmente la impresión y emisión en línea con el SII, de más de 200 mil boletas de honorarios y millones de boletas de venta.
Menor tiempo, mayor ahorro
“La elección de Xerox para llevar a cabo este proyecto se debió, en primer lugar, al prestigio comprobado que tiene esta empresa, con la cual Cosméticos Avon mantiene relaciones comerciales desde 1990, así como también a la seguridad que nos brindaba el equipo técnico que presentaron en la licitación”, señala el Supervisor del Area de Contabilidad de Cosméticos Avon, quien encabeza este proyecto.
Es así como en Marzo del año 2004 se plantearon los objetivos y se dio inicio al Proyecto de Boletas Electrónicas de Avon, el cual se dividió en tres subproyectos: boletas de honorarios por cuenta de terceros; Factura Electrónica y boleta de compra y venta electrónica.
Aparte de la automatización del proceso de timbraje de facturas, notas de créditos y libros de compras y ventas, mediante la implementación del sistema “Mantenedor DTE” en ambiente web, desarrollado por Xerox, se implantó la emisión e impresión de las boletas de compra y venta, que fue para Avon la más significativa en términos de resultados. Antes de la implementación de este proyecto, ellos usaban boletas tradicionales con timbre de cuño e impresoras de matriz de punto, lo cual, operacionalmente, presentaba serios problemas de atasco, compaginación y reemisión de boletas.
El desafío para el equipo Avon – Xerox fue el desarrollo de aplicaciones informáticas para dar solución a los requerimientos del SII tratando de ser lo menos inva-sivos en el Sistema Factu-rador AIRS usado por Avon, dado lo complejo de este último.
En Noviembre del 2005 estaba todo dispuesto para dar inicio al piloto en su etapa de prueba, y finalmente en Diciembre se comenzó con el proyecto en producción, siendo hoy la única empresa, de las participantes del piloto, que tiene validado el modelo completo y está en producción.
Beneficios comprobados
Sin duda la asesoría de Xerox y de sus especialistas fue un factor fundamental en el éxito de este proceso ya que en dos fases de este proyecto no existía experiencia previa, sumando a esto la complejidad de la operación de Avon.
En términos de costos de impresión se lograron ahorros por arriendos de máquinas, mantenciones, suministros y otros, que alcanzaron un 10% en el primer año y hasta un 15% en el tercer año. Sin contar el desarrollo de un site de impresión manejado por Xerox, que ha liberado recursos y dejado en manos de los expertos el proceso de impresión de toda la compañía. En términos de operaciones, sólo con el cambio a boleta electrónica, Avon logró disminuir los tiempos de impresión en un 20%.
Está claro que todos ganan con la implementación de esta nueva tecnología, ya que las consejeras y clientes reciben una boleta más legible y de mejor calidad que la anterior.
Desde el punto de vista tributario existe una mayor transparencia frente al organismo fiscalizador (el SII), al estar en línea con su sistema.
Y, finalmente, está la ganancia económica para la compañía que la pone en marcha, ya que se logró la disminución de costos de impresión y mejoras de tiempo en el proceso de facturación.
Junio de 2006
