La empresa sanitaria Aguas Andinas, controlada por el consorcio hispano-francés Aguas de Barcelona-Suez Lyonnais, es la compañía del rubro más grande presente en nuestro país. Como una forma de disminuir los fuertes gastos operacionales en materia de hojas y archivos, además de la duplicación de documentos, la empresa implementó, hace algunos años, una solución de manejo electrónico de la información provista por Imagen. Para saber más detalles sobre esta iniciativa, conversamos con Luis Quezada, Jefe de Proyectos de Informática de Aguas Andinas.
Desde hace un par de años, el aumento ex-ponencial de la cantidad de PCs dentro de la compañía, unido a la aparición de Internet y los e-mails, produjo la migración de los altos flujos de copiado a impresiones, aumentando los costos operacio-nales, debido al gasto de hojas y archivos. “En la oficina de partes, por ejemplo, existía un gran volumen de información diaria (ingreso y salida de documentos), que implicaba archivar, buscar y contratar incluso otras dependencias fuera de la empresa para guardarla, todo lo que resultaba un procedimiento muy lento”, asegura Quezada.
Por tal motivo, la Gerencia de Sistemas de Aguas Andinas, a través de su unidad de Desarrollo, decidió reemplazar la catalogación, archivo y búsqueda de información por sistemas electrónicos de administración de documentos (EMDS). Luego de analizar varias alternativas, eligieron la suite Hu-mmingbird y su módulo DM (Document Mana-gement), implementado por la empresa local Imagen. “La razón fundamental de esta selección fue la sencillez en el uso que tiene esta herramienta, además de que es muy intuitiva, lo que permite ser utilizada por cualquiera y adaptarse fácilmente a ella. Además, la solución es muy completa y permitía crecer en el tiempo a través de otros módulos e integrarse con cualquier base de datos o sistema”, agrega. El proyecto partió entre 1997 y 1998, y se instaló primero en el área de archivo técnico, que tenía cerca de un millón de planos, para luego pasar a la ofi-cina de partes, abastecimiento, proyectos domiciliarios y públicos.
Sistema integrado que genera bibliotecas virtuales
“Ahora la oficina de partes está limpia, cuando llega la correspondencia se digitaliza de inmediato y, con ello, no se necesita sacar copias o enviarlas a otras dependencias”, asegura el ejecutivo. Junto con posibilitar consultas y visualización de documentos desde cualquier PC, la suite Hummingbird DM, permite generar bibliotecas virtuales para consulta de acuerdo con las necesidades de la organización. El módulo DM es un sistema integrado que proporciona la habilidad para controlar, organizar y compartir información rápida y segura, de manera que los usuarios puedan aprovechar su valor intrínseco de conocimiento. La gestión documental beneficia a las organizaciones reduciendo drásticamente el tiempo buscando información, protegiendo el activo intelectual, mejorando la seguridad documental, aumentando la capacidad de colaboración y agilizando el proceso de revisión y aprobación de documentos.
El EMDS permite también a la organización capturar, di-gitalizar, indexar y recuperar cualquier documento (imagen digitalizada, correo, fax, listados, reportes) del archivo central de documentos. Con esta herramienta, la documentación estará disponible para los usuarios autorizados de forma controlada y segura, a través de la Intranet, ya que registra las consultas y acciones realizadas a los documentos recibidos o generados e identificando al empleado al que corresponde cada uno.
Construida sobre plataformas abiertas, la solución posee integración con cualquier herramienta de oficina existente en el mercado, como Microsoft Office, Lotus Notes, entre muchas otras. Además, la aplicación incluye acceso y funcionalidad completa bajo cliente-servidor o vía web.
Mayor seguridad, productividad y atención
Junto con entregar la recuperación de espacios destinados a archivar documentos, aumentar la productividad a través de consultas directas, mejorar el cuidado de la documentación original y la atención de los clientes, el sistema incrementa la seguridad de los expedientes mediante el respaldo en medios magnéticos. “Además, desde el punto de vista del usuario, hemos ahorrado mucho en tiempo, ya que el plazo que se demoraba en ir a buscar un documento disminuyó dramáticamente, pues antes se perdía media hora y hoy se tarda a lo más un minuto”, enfatiza Quezada. Afirma que la persona que administraba la información también perdía tiempo al sacar copias y después archivar el documento nuevamente. “Además ahorramos en la cantidad de papel y copias de las circulares utilizadas, que antes había que pasarle a cada empleado. Ahora se envía de forma digital”.
Respecto al servicio de postventa ofrecido por Imagen, con más de 11 años de presencia en el mercado local, Quezada sostiene que éste ha sido muy eficiente, con tiempos de respuesta óptimos y buena disponibilidad, además de que hasta la fecha el compromiso y profesionalismo de su equipo ha sido un gran aporte para consolidar la plataforma dentro de la compañía. “Nos apoyaron con los problemas de instalación que tuvimos en un principio y cuando cambiamos la base de datos, fueron ellos los encargados de realizar todo el proceso de migración”, acota.
El ejecutivo indica que la operación funcional de parte de los usuarios ha necesitado entrenamiento, debido a que constantemente surgen nuevas funcio-nalidades y a que anualmente se requiere una actualización del software. “En este sentido, Imagen ha entregado una buena capacitación y cada vez que hay upgrade tecnológico, ellos nos entregan instrucción sobre nuevas capacidades y nos hacen recomendaciones sobre los requerimientos técnicos del equipamiento”, concluye.
Diciembre de 2003
