“Con el propósito de agilizar y mejorar la eficiencia en el proceso de otorgamiento de créditos hipotecarios, el Banco Santiago implantó la herramienta de workflow “Ultimus” de la empresa Access Time. Para conocer en detalle los beneficios logrados con esta solución y su proceso de puesta en marcha, conversamos con Alberto Salinas, Gerente Senior Operaciones de la entidad financiera. “
Sin duda que, por la gran cantidad de trámites que involucra, para un banco el otorgamiento de un crédito hipotecario es uno de los negocios más lentos y complejos. Por este motivo y convencido de la necesidad de revertir esta situación, el Banco Santiago buscó un sistema que rediseñara dicho proceso y automatizara este flujo de información, optando, finalmente, por la herramienta «Ultimus», que le ha permitido acortar de manera significativa los tiempos de aprobación y entrega de estos créditos y, por ende, diferenciarse dentro del mercado.
Un control permanente del negocio
Antes de implementar la mencionada solución, Salinas explica que «el área de créditos hipotecarios o comercial del banco era la que tenía bajo su cargo supervisar todas las diligencias y papeleo que implicaba la solicitud de un préstamo, proceso que demoraba entre tres a cinco meses, aproximadamente, dependiendo de cada caso”. Al momento de decidir cambiar este escenario, la institución evaluó las soluciones de ocho proveedores, seleccionando la de Access Time por su conveniente relación
precio/performance y por su vasta experiencia en el tema de workflow y bancos. Como precisa Salinas, «esta herramienta cumplía nuestras expectativas en cuanto a contar con un sistema que hiciera un seguimiento de todo el proceso de tramitación de un crédito hipotecario, automatizando el flujo de datos, definiendo plazos estándares para cada etapa y coordinando las acciones de los distintos actores responsables de realizar determinadas tareas». El ejecutivo agrega que de esta manera «podemos conocer en cada momento el estado de la tramitación del negocio, además de acceder a información estadística para analizar su evolución».
El trabajo de implantación duró alrededor de cinco meses, a lo que siguió la capacitación de los usuarios, la cual fue bastante simple, gracias a que la herramienta es muy flexible y amigable, actúa dentro de un entorno de PCs y permite diversas aplicaciones como, por ejemplo, el envío de correos electrónicos. Asimismo, no fue necesario efectuar renovaciones en equipos, ya que «Ultimus» se ajustaba a la arquitectura de hardware y software que poseía el banco.
Ahorros de tiempo y mejores resultados económicos
Todo lo anterior se ha traducido en importantes beneficios para el Banco Santiago, destacando entre ellos ahorros significativos en tiempo en el otorgamiento de un crédito. En la actualidad, comenta Salinas, «demoramos cerca de un mes y medio en una transacción o hasta dos meses y medio si es un caso complejo, lo cual es bastante menos que lo que requeríamos antes para conceder un préstamo hipotecario». El ejecutivo añade que «ello ha derivado en una mayor satisfacción de nuestros clientes y del personal del mismo banco, además de mejores resultados económicos, lo cual nos tiene altamente satisfechos». Asimismo, otro factor muy valorado por la institución es poder disponer de información de todos los créditos a toda hora, lo cual es una fortaleza que permite mantener un control eficiente en la gestión. Salinas concluye que «estos beneficios, sumados a la fluida relación que existe con Access Time, han potenciado la confianza depositada en este proveedor y reafirmado que la decisión adoptada fue la correcta».
