Aerocardal nació en Chile como una empresa familiar destinada a dar servicio aéreo para transporte ejecutivo y vuelos ambulancia. Con los años profesionalizó su negocio y comenzó a experimentar una tasa de crecimiento del orden del 14% anual. Este crecimiento y la necesidad de contar con información precisa de sus procesos, la llevaron a adquirir el ERP SAP Business One y su herramienta XL Reporter. Tras aproximadamente dos años de la implementación realizada y contando hoy con el servicio y soporte de SOLINT, los ejecutivos de Aerocardal: Max Kaufmann, Gerente de Administración y Finanzas; Christian Vivanco, Jefe Departamento IT; y Alejandro Vega, Jefe de Administración y Finanzas; nos cuentan los detalles de este proyecto y los beneficios que obtuvieron luego de su puesta en marcha.
Aerocardal y FBO son dos empresas que forman parte de un mismo negocio familiar que inició en Chile la familia Kaufmann, hace más de 20 años. La primera -Aerocardal- es una compañía aérea de transporte de ejecutivos y vuelos ambulancia. FBO, por su parte, es un terminal aéreo privado que atiende a las máquinas propias y a todos los vuelos ejecutivos que llegan del extranjero.
Una tasa sostenida de crecimiento y la complejidad del negocio, provocaron que hacia fines del 2003 los ejecutivos de Aerocardal comenzaran a evaluar la necesidad de contar con una herramienta que estuviera a la altura del nuevo escenario que vivía la empresa. Hasta ese momento trabajaban con un sistema que básicamente atendía aspectos financieros, pero que no ofrecía soluciones para la gestión, que era donde radicaban los principales requerimientos del negocio.
De esta forma, iniciaron un largo proceso de búsqueda y evaluación para dar con un sistema que les permitiera gestionar el negocio y controlar todo el movimiento que estaban generando. “En este contexto evaluamos ocho software para pequeñas y medianas empresas, con distintas rangos de precios y procedencias, hasta que llegamos a la solución SAP Business One, el ERP que actualmente maneja toda la gestión de la empresa”, recuerda Vivanco.
Conocieron en detalle las características de la herramienta, recibieron a los profesionales de SAP y del partner en sus instalaciones, y terminaron por decidirse por este ERP, parte integrante del cual es el XL Reporter, herramienta orientada a Inteligencia de Negocios, informes y presupuesto.
“Lo que más nos atrajo de la propuesta fue que el sistema SAP era el único que nos ofrecía una serie de módulos asociados a una misma plataforma. Habían otras alternativas, pero todas implicaban adquisiciones e implementaciones por separado, con lo cual se disparaban los costos y los tiempos para dejar operativa la herramienta”, comenta Kaufmann.
Junto con esto, destacan la trayectoria de la marca SAP y la robustez de la herramienta. Así, en Noviembre del 2004 se inició la implementación y en Enero del año siguiente ya estaban operando con el nuevo sistema.
Una solución avanzada
La implementación se inició con un levantamiento de procesos de la empresa, que fue diseñado entre los profesionales de SAP y el integrador, en el marco del cual se desarrolló un esquema de trabajo que incorporó desde abastecimiento hasta la ejecución de los servicios. En este contexto, se realizaron entrevistas a las personas que trabajan en los distintos departamentos de Aerocardal, para poder conocer todas las aristas del proceso.
En concreto, lo que se obtuvo fue una solución avanzada, que funciona como una herramienta financiera de análisis que permite a las empresas ganar nuevos niveles del control sobre sus operaciones, trabajar con bases de datos unificadas y análisis de datos financieros en tiempo real y en cualquier formato. Se trata, en definitiva, de un modelo diseñado específicamente para las Pymes, orientado a la integración de todas las operaciones del negocio, desde la gestión de la relación con los clientes, las ventas, los inventarios y la producción, hasta las finanzas.
En su estructura, contempla los módulos de Compras, Ventas, Finanzas, Producción, Bancos y Tesorería, CRM, Instalación, Configuración y XL Reporter, entre otros. Este último, corresponde a una herramienta de Business Intelligence que posibilita que la información de SAP Business One esté disponible de manera inmediata en Microsoft Excel, a la vez que elimina el tiempo necesario para la actualización, exportación y el reformateo de datos.
Tras la implementación realizada, “SOLINT, quien provee actualmente el servicio de soporte sobre estas aplicaciones, ha demostrado un know how que nos ha ayudado mucho a aprovechar todo el potencial de la herramienta, además sus profesionales siempre han estado presentes apoyándonos”, explica Vega.
Destaca también el profesionalismo demostrado por el equipo de SOLINT, conformado por ejecutivos con una clara orientación a la entrega de soluciones integrales que resuelvan las problemáticas reales del negocio de los clientes.
Nuevas perspectivas para el negocio
En la actualidad, Aerocardal trabaja completamente integrada a este sistema, lo que le ha permitido medir con precisión la rentabilidad de sus operaciones. “Antes de SAP -explica Kaufmann- la información que teníamos estaba dispersa y recién accedíamos a ésta varios meses después de ocurridas las operaciones. SAP Business One ha significado contar con información precisa, siempre disponible, accesible y muy confiable en su exactitud. Con esto, empezamos a mirar el negocio desde otra perspectiva y hemos podido conocer nuestras debilidades y fortalezas como empresa”.
Los ejecutivos subrayan el hecho de que hoy día ya trabajan con indicadores financieros y tienen un control presupuestario, lo que les permite iniciar nuevos proyectos asociados a SAP Business One, como la creación de indicadores de gestión de sus procesos operativos. “Queremos vincular aquellos índices no financieros dentro del ERP y la ventaja es que SAP permite incorporar estos datos anexos al sistema, lo que nos abre múltiples posibilidades”, concluye Vivanco.
