Ana María Larraín, Senior Finance & Administration Manager ADP Latin America Hispanic Countries.
A mediados de 2013, la transnacional ADP adquirió las filiales de Chile, Argentina y Perú de PayRoll S.A., reconocido proveedor del mercado nacional en outsourcing de recursos humanos, pago de remuneraciones y servicios de bienestar para colaboradores. El objetivo de esta compra era ampliar la oferta de soluciones y prestaciones a sus clientes de América Latina.
Justo en ese momento, ADP debía evaluar cuál era la mejor estrategia para integrar corporativamente a estos tres países a la Región, que incluía además a Brasil como matriz en esta área territorial.
“Entre esas evaluaciones debíamos implementar un software ERP”, recuerda Ana María Larraín, Senior Finance & Administration Manager ADP Latin America Hispanic Countries. “PayRoll contaba con un sistema antiguo, poco actualizado, y que no estaba acorde a los requerimientos que necesitaba nuestra organización. Tampoco nos permitía pensar en un crecimiento sostenido”, añade.
La idea, explica la ejecutiva, era dejar atrás un sistema contable y optar por un software de gestión que cumpliese con las normativas requeridas a nivel corporativo en cuanto a información automatizada, seguridad de datos y segregación de funciones, entre otros beneficios. “Lo que pretendíamos era lograr una mayor automatización de los procesos”, resume Ana María Larraín. “Con el antiguo sistema trabajamos de manera manual, lo que demandaba mucho tiempo del personal”, agrega.
Fue así como la compañía decidió adquirir el software ERP Protheus, desarrollado por Totvs. Uno de los motivos principales que los llevó a optar por esta solución, relata la profesional, fue la excelente experiencia que había tenido ADP Brasil con esta herramienta. “Lógicamente, junto al nivel de desarrollo que tenía el sistema en dicho país, también lo incorporamos para lograr un alineamiento corporativo”, precisa.
Automatización y seguridad
La ejecutiva explica que, actualmente, con la puesta en marcha del sistema, la integración con Brasil es automática. “La matriz tiene ahora acceso directo a nuestras bases de datos locales y, a la vez, nos permite como filial poder reportar con normas internacionales de contabilidad y así hacer reportes consolidados con el resto de la corporación”.
De acuerdo a lo que señala Ana María Larraín, la principal ventaja que ha aportado esta herramienta a las tareas cotidianas se traduce en un alto nivel de automatización de sus procesos y seguridad de los datos. “Uno de los aspectos que más me llamó la atención de este software es la gran flexibilidad operativa que entrega, ya que posibilita adaptar el ERP a las necesidades concretas de nuestro negocio”, indica.
Concretamente, la ejecutiva explica que ADP maneja una gran cantidad de iniciativas y requiere hacer proyecciones y planificaciones sobre el movimiento de esta cartera de proyectos. “El sistema nos permite ingresar los datos de una venta y luego hacer el control de todos los proyectos; en este sentido, y con la información que necesitamos, somos capaces de llevar a cabo los pronósticos financieros requeridos”, sostiene.
Otro aspecto destacable, a su juicio, es que este software otorga un importante nivel de confianza ya que garantiza altos márgenes de seguridad. “Nosotros vendemos seguridad a nuestros clientes. Es así como, por ejemplo, hace un año realizamos la consolidación de nuestro nuevo y moderno data center regional con nuestro partner global IBM, un hito que fue muy importante para nosotros ya que nos permitió modernizar toda la infraestructura tecnológica. En ese sentido, la idea era tener un ERP equipado con esta marca, lo cual nos permitía garantizar que toda nuestra información financiera hoy en día es segura y confiable”, asevera.
Apoyo y compromiso
El proyecto de adquisición de un nuevo ERP comenzó en 2013 (cuando ADP ya era socio de PayRoll) con todo un proceso de estabilización, el cual tuvo como finalidad comenzar paulatinamente a bajar las políticas corporativas a nivel local. Recién en 2104, un año después de la adquisición, ADP decidió evaluar la implementación de un software ERP.
Luego de una etapa de planificación, que incluyó un completo levantamiento de procesos, en enero de este año se puso en marcha definitivamente el sistema. “Me gustaría destacar el nivel de compromiso demostrado por Totvs con este proyecto. Teníamos un plazo muy acotado de tres meses para implementarlo, el cual era bastante agresivo y ambicioso, pero lo logramos en tiempo récord con su apoyo y dedicación. Finalmente, el éxito se debió a que fuimos partners en esto”, resalta la ejecutiva.
Hasta la fecha, evalúa la profesional, la herramienta de gestión ha funcionado adecuadamente, tanto a nivel de usuario como de sistema. “Además, todavía hay una serie de facilidades que no hemos utilizado y que esperamos ir descubriendo poco a poco, luego de estabilizar la primera parte del proyecto”, añade.
Durante la última fase de implementación de la solución, Totvs puso a disposición de ADP un consultor técnico “in house” de manera permanente para apoyar y consolidar todo el proceso de integración. “A esto se sumó, además, que pudimos hacer validaciones no solo con este consultor, sino que también con especialistas contables, los cuales verificaron que los módulos financieros se reflejen correctamente en la contabilidad, entre otras cosas”, concluye Ana María Larraín.
Ficha del Proyecto
•Problemática:ADP PayRoll requería consolidar e integrar la operación regional de las nuevas empresas filiales, mantener el nivel de crecimiento sostenido y cumplir con normativa corporativa en cuanto a información automatizada, seguridad de datos y segregación de funciones, entre otros.
•Solución:Implementación de software ERP Protheus de Totvs, que incluyó, además, un completo levantamiento de procesos.
•Empresa proveedora:Totvs es un proveedor top de soluciones de negocios para empresas de todos los tamaños, siendo considerado una de los principales actores en ERP Suite del mundo.
