Falabella es una de las tiendas por departamentos más grandes de Chile y Sudamérica, con presencia en Argentina y Perú. Su origen se remonta a 1889, cuando Salvatore Falabella abre la primera gran sastrería en el país. Más tarde, Alberto Solari le da un gran impulso a la tienda al incorporar nuevos productos y puntos de venta. En 1960, Falabella inicia su etapa de expansión en Santiago y regiones y 20 años después lanza CMR Falabella, para satisfacer la demanda de sus clientes por un sistema de pago más cómodo y flexible. Dentro de este proceso, la tecnología y los sistemas de información han jugado un papel relevante. Uno de ellos es el sistema de inventario de UNGASoft, que le ha permitido llevar una administración y control eficiente sobre sus activos. Para conocer los beneficios que le ha reportado a Administradora CMR, una de las empresas que componen el holding, conversamos con los ejecutivos de Falabella Erica Guamparito, Subgerente de Operaciones, y Patricio Ahumada, Encargado de Inventario; junto a Pedro Hidalgo, Gerente General de UNGASoft.
Antes de implementar el sistema de inventario de UNGASoft, Administradora CMR Falabella gestionaba sus activos a través de una herramienta basada en planillas básicas y que requería digitar una gran cantidad de información. Como señala Erica Guamparito, “el ingreso de datos al sistema era lento, por lo tanto contar con la información necesaria para analizar comportamientos o tendencias requería de un poco más de tiempo. Necesitábamos contar con un sistema funcional y eficiente, lo que nos motivó a buscar una nueva alternativa”.
Dentro de las distintas opciones del mercado, UNGASoft destacó por ofrecer un sistema amigable, fácil de operar y claramente especificado. Otra ventaja, según la ejecutiva de Administradora CMR Falabella, es que está adaptado a las necesidades de su empresa.
Antes y después de UNGASoft
Luego de la implementación del software de inventario de UNGASoft en Administradora CMR Falabella, uno de los primeros cambios fue la obtención de reportes diarios, con información actualizada al minuto. “Este fue un gran salto, porque el sistema antiguo nos proveía de información menos actualizada”, indica la Subgerente de Operaciones de Administradora CMR Falabella.
Según Patricio Ahumada, “otra ventaja es la incorporación de la tecnología de código de barras. Cuando ingresa un equipo se le adhiere una etiqueta con un código de barras, el cual contiene un número de serie -el mismo del fabricante- ubicado en un lugar estratégico del equipo, para permitir un monitoreo rápido en las tiendas y oficinas administrativas. Antes, cuando no usábamos este sistema, debíamos anotar el número de serie y, además de la demora que eso ocasionaba, había un margen de error importante por la confusión de caracteres y fallas de digitación”.
Como señala Pedro Hidalgo, el software está instalado para tres usuarios en forma concurrente, con una base de datos central SQL Server. Operativamente, funciona en la bodega central y cada vez que se despacha un equipo hacia una sucursal se escanea el código de barras para identificarlo correctamente y así generar la guía de despacho automáticamente. A su vez, el módulo de inventario incluye un área de recepción de equipamiento, que permite ingresar un equipo con la factura o guía de despacho correspondiente. Adicionalmente, el sistema cuenta con un control de garantías y alarmas para alertar respecto a vencimientos y vigencias de las garantías o contratos de mantención.
El módulo de administración de inventario permite trasladar los equipos y llevar un historial de todos sus movimientos hasta el momento en que son dados de baja, es decir, el software cumple el ciclo completo, de principio a fin, administrando y controlando los activos desde que entran en vigencia para ser utilizados hasta que terminan su vida útil.
Respuestas oportunas y satisfactorias
El sistema de inventario de UNGASoft maneja una gran cantidad de activos en Administradora CMR Falabella, entre ellos muebles, impresoras, computadores de escritorio y notebooks. Este alto nivel de requerimientos ha hecho necesario realizar varias adaptaciones al software, con el objetivo de responder a las demandas de los usuarios de Falabella.
Por eso, para Erica Guamparito uno de los grandes beneficios del sistema han sido las constantes adaptaciones del software y el servicio postventa del proveedor. “Cada vez que hemos tenido dudas o dificultades, UNGASoft nos ha entregado una respuesta oportuna y satisfactoria, y eso es una garantía que nos permite trabajar tranquilos”.
En opinión de la ejecutiva, gracias a este sistema de inventario la información de cada equipo que ingresa, una vez escaneado e identificado con su código de barras, se envía a contabilidad inmediatamente. “Eso nos permite tener un perfecto control de qué guía y qué factura corresponden a cada producto, y ese simple proceso, antes de tener imple-mentado este software, demoraba más. Además, cuando llega un equipo es posible hacer un seguimiento ordenado; en Administradora CMR Falabella nada es estático, todo es muy dinámico y gracias a este sistema de inventario todo el movimiento de nuestros activos está bajo control”.
Julio de 2004
