El 2001 Abastible enfrentó un cambio en su plataforma de informática, que tenía por objetivo evolucionar desde un negocio meramente administrativo a uno de generación de nuevos negocios. La instalación resultaba todo un éxito hasta que llegaron a la unidad de medidores y descubrieron que el ERP que tenían no era compatible con el volumen masivo de transacciones que exigía la unidad. En ese contexto conocieron la solución Synergi@ Comercial 4i de Synapsis, una alternativa que destacó por su flexibilidad y por la experiencia del proveedor en la implantación de sistemas similares en otras compañías. Para conocer las ventajas de este sistema, con el cual funcionan desde el 2003, entrevistamos a Víctor Aranda, Jefe Comercial Granel de Abastible.
Enfrentada a la necesidad de encontrar una solución eficiente para su Unidad de Medidores, que por un lado respondiera a todos los requerimientos operativos del negocio y, por otro, le entregara los beneficios de la gestión; Abastible optó por separar esta área del proceso de implementación del nuevo ERP y sondear en el mercado una mejor alternativa. “Se formó un equipo para encontrar una solución que nos diera la seguridad de que nuestros procesos se desarrollarían con la misma o mejor velocidad con que se hacían hasta ese momento. Originalmente teníamos una herramienta que en términos de operación respondía a nuestras necesidades, pero que estaba totalmente desactualizada en el tema gestión, un requerimiento básico para enfrentar el alto grado de competitividad que atravesaba el negocio”, comenta el Jefe Comercial Granel de Abastible.
En esta evaluación se encontraron con una serie de proveedores que ofrecían herramientas de gestión, pero la oferta de Synapsis con su solución Synergi@ Comercial 4i destacó ampliamente sobre las otras por su alto grado de flexibilidad y por la probada experiencia de la compañía integradora en el mercado chileno. “Synapsis es una de las empresas que cuenta con la mayor cantidad de clientes en Chile, lo que garantiza su experiencia en el mercado y una alta expertise técnica. Por otro lado, conocimos los resultados de compañías como Chilectra, Aguas Andinas y Esval, que estaban muy satisfechas con la solución, y todo eso nos hizo decidirnos finalmente por esta alternativa”, recuerda Aranda.
Una implementación exitosa
En Octubre del 2002 se formó un equipo multidisciplinario compuesto por dos gerencias de proyectos, con seis representantes por el lado de Abastible y seis por Synapsis, y se puso en marcha la etapa de implementación. “Lo primero fue diseñar en detalle el proyecto, basados en lo que queríamos lograr, y luego nos ceñimos a él”, explica. Seis meses más tarde, durante los primeros días de Abril del 2003, el sistema estaba listo para empezar a operar. “Fue un proceso llevado con mucho profesionalismo por parte de las dos empresas y que nos permitió finalizar con éxito dos semanas antes de la meta que nos habíamos propuesto y ajustados estrictamente al presupuesto establecido, más aún, con costos inferiores a los planificados”, agrega el ejecutivo.
En concreto, lo que se implementó fue la solución Synergi@ Comercial 4i, un producto modular, con pantallas autoexplicativas y de fácil utilización, que permite la operación descentralizada, a través del acceso remoto a las aplicaciones mediante la red interna de la compañía (Intranet) y redes públicas (Extranet), en los puntos que Abastible tiene a lo largo de todo Chile.
Al final de todo este proceso, Aranda destaca la experiencia a nivel personal y técnica que se generó. “Armamos un equipo de trabajo muy afiatado, con metas claras y con mucho compromiso. La gente de Synapsis estuvo con nosotros en todo momento, apoyándonos con un servicio de primer nivel, que hasta ahora destaca como uno de los mejores que hemos tenido en Abastible”.
Mejor servicio
Luego de la implementación vino la etapa de aprendizaje, donde empezaron a descubrir las amplias potencialidades que les ofrecía el sistema. “El 2003 fue un año de ajustes para el área de medidores porque Synergi@ nos brindaba una serie de beneficios que debíamos aprovechar y que superaron en un 100% la promesa que en un principio nos hizo Synapsis. Tuvimos un gran volumen de información que mostró todos los errores que estábamos cometiendo y que significó un gran impacto para la empresa y abrió todo un proceso de análisis”, asevera el Jefe Comercial Granel de Abastible.
A nivel del impacto, Aranda explica que este tipo de evoluciones siempre generan efectos al interior de la organización, pero en este caso los clientes no sufrieron las consecuencias del cambio por lo que la compañía tampoco se resintió.
En la actualidad, la implantación de Synergi@ Comercial 4i le ha permitido a Abastible optimizar su gestión comercial y operativa, aumentando la cantidad y frecuencia de la comunicación con sus clientes y mejorando la calidad de sus servicios como facturación, control de morosidad, recaudación y gestión de la medida, entre otros.
“Contamos con un nivel de manejo de clientes bastante claro y simple, que nos permite levantar en una sola pantalla todos los datos de un usuario, sólo con digitar su respectivo código de cliente. Junto con esto, hemos simplificado las capacitaciones y mejorado procesos de facturación que antes demoraban varios días y que hoy se resuelven en un par de horas, además de agilizar significativamente los tiempos de análisis de lecturas y la corrección de datos”, añade.
En términos de atención al cliente, los últimos focus group realizados por la compañía instalan al área de medidores como una de las mejor evaluadas, con muy pocos reclamos en los últimos años.
“Empezar a manejar nuestros propios datos fue un cambio radical para nosotros. Actualmente, realizamos gestión en el tema operativo y técnico y tenemos la seguridad para iniciar otros proyectos que no están asociados a Synergi@, pero que gracias a esta herramienta podemos explorar”, concluye Aranda.
