Primero tómese algo de tiempo para entender BPM (Business Process Management) y sólo así comprenderá porqué se desarrolló BPMN (Business Process Model and Notation).
La globalización está demandando mayores exigencias, tanto a las empresas como a las organizaciones, en su capacidad de reacción frente a los cambios exigidos por el mercado, que pueden ser en el tipo de demanda o de regulaciones.
La capacidad que tienen éstas de adaptar sus ofertas de bienes y servicios es parte fundamental del nuevo concepto de valor para los clientes. Los productos en sí mismos no son lo suficientemente atractivos, porque generalmente existe una sobre oferta, y el elemento diferenciador radica en los servicios asociados. Estos desafíos incluyen el cumplimiento de regulaciones internas, externas e internacionales enfocadas en control de calidad, prevención del fraude y el cuidado del medioambiente. Introducir procesos en las organizaciones que les permitan entrar en un círculo virtuoso de mejora continua para dar cumplimiento a estas exigencias, a través del tiempo, son los desafíos actuales que éstas experimentan y quieren enfrentar con BPM.
El concepto de BPM, como disciplina de gestión por procesos, es amplio; tiene objetivos claros y bien definidos:
• Lograr o mejorar la agilidad de negocio en una organización: Concepto que se entiende como la capacidad que tiene una organización de adaptarse a los cambios del entorno a través de los cambios en sus procesos integrados.
• Lograr mayor eficacia: Se entiende como la capacidad de una organización para lograr, en mayor o menor medida, los objetivos estratégicos o de negocio.
• Mejorar los niveles de eficiencia: Eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados, es decir, el grado de productividad de un resultado. El término está relacionado con los indicadores de productividad en cuanto a calidad, costos y tiempos.
Hoy no basta que una organización sea sólo eficiente, porque si no es capaz de adaptarse a los frecuentes cambios impulsados por la globalización no es eficaz; no logra cumplir con los objetivos exigidos por los mercados.
La pregunta crucial es entonces: ¿qué instrumentos están utilizando las empresas para lograr mayor agilidad, eficacia y eficiencia? La respuesta es mayor control y eficiencia en la capacidad de cambio en sus procesos de negocio, porque a través de los procesos se crea valor para los clientes. ¿Cómo hacerlo? A partir de principios de los años 90 nace la idea en los países industrializados de integrar las diferentes disciplinas de gestión corporativas directamente con la operación de los procesos.
Definimos BPM en forma abreviada como una “disciplina de gestión por procesos de negocio y de mejora continua apoyada fuertemente por TI”.
¿Cuándo entra en acción BPM? En organizaciones nos encontramos con las siguientes situaciones de la vida real que inducen a un proyecto de BPM:
1.Procesos que deben ser rediseñados y/o mejorados en su rendimiento con apoyo de TI.
2.Levantar y documentar procesos actuales, con la finalidad de automatizarlos u otros fines, como por ejemplo preparar una certificación de ISO 9000.
3.Introducir un nuevo proceso en la organización.
Ciclo de BPM
A continuación se presenta un modelo que describe el ciclo de BPM (ver diagrama), pensado para ser aplicado para cada proceso por separado o en forma independiente. Cada proceso puede encontrarse en un estado diferente del ciclo, el cual comienza a partir de dos posibles constelaciones:
•Un proceso actual que debe levantarse y documentarse y/o rediseñarse.
•Se debe introducir un nuevo proceso no existente en la organización.
En la fase de “Levantamiento del Proceso” primero se debe recoger la información sobre cómo está organizado el flujo de trabajo.
En la etapa de “Documentación del Proceso” el conocimiento adquirido en la etapa de levantamiento se documenta en un modelo de procesos que refleja la situación actual. La documentación resultante comprende los diagramas de los flujos como con BPMN, fichas de descripción, y procedimientos que se utilizan para ejecutar el trabajo.
Las debilidades identificadas en la fase de “Análisis de Mejora” o las desviaciones que muestra el “Monitoreo del Proceso” son por lo general el punto de partida para un rediseño de procesos.
La etapa de “Implementación del Proceso” abarca tanto la implantación técnica como también las adaptaciones organizacionales que se requieren. La gestión del cambio y la estrategia de comunicación constituyen elementos fundamentales a considerar para el éxito del proyecto. El modelo técnico en BPM se implementa por medio una Suite de BPM (Business Process Management Suite, BPMS).
Las fases desde el “Levantamiento del Proceso” hasta la “Implementación del Proceso” se administran por lo general por medio de la organización de un proyecto, mientras que el “Monitoreo del Proceso” se concibe como un proceso continuo y forma parte de todas las operaciones. Las actividades más importantes de “Monitoreo del Proceso” son el control constante de las operaciones y su respectiva evaluación de los indicadores. De acuerdo a la escuela de BPM, si se detectan problemas puntuales debieran corregirse de inmediato o en línea. Si hay recursos disponibles es posible solucionar problemas estructurales sin necesidad de formular un proyecto; pero si sus causas no están claras o son complejas, se hace necesario planificar e implementar un proyecto de mejora y rediseño.
Con esta breve explicación de cómo funciona el ciclo de BPM, se dará cuenta de la importancia que tienen los modelos de procesos en BPM y la relevancia que puede adquirir un estándar de modelamiento como BPMN. El ciclo BPM muestra en sus principales fases cómo funciona el círculo virtuoso de mejora continua de los procesos. Para aplicarlo es necesario:
•Asignar responsabilidades a los procesos y a cada uno de sus pasos.
•Emplear métodos de análisis y gestión en él.
•Contar con el apoyo de soluciones adecuadas de TI.
Lograr una coordinación fluida entre estos tres componentes es tarea de gestión por procesos (BPM-Governance), la que se encuentra por sobre cualquier proyecto de BPM y tiene por consiguiente la misión de introducir la gestión por procesos de mejora continua.
BPMN
Desde un inicio, el principal objetivo en el desarrollo de BPMN fue disponibilizar una notación gráfica, estandarizada, que permitiera automatizar los procesos en forma más rápida a partir del diseño gráfico. A través del Instituto Internacional de Normalización OMG, del cual son miembros la mayoría de los proveedores más importantes de TI, BPMN se difundió rápidamente a nivel mundial y casi todos los proveedores, grandes o pequeños, académicos o consultores, empezaron a adoptar este estándar.
A partir de la nueva versión 2.0, la sigla BPMN, oficializada en enero de 2011, cambia levemente de nombre de “Business Process Modeling Notation” a “Business Process Model and Notation”. Si se interesa en saber qué significa este misterioso acrónimo BPMN, se lo puedo explicar: BPMN es una especificación que se encuentra documentada en un manual no muy fácil de entender y que puede bajar sin costo como PDF del sitio web de la OMG. La versión 2.0 cuenta con más de 500 páginas en inglés. Todos los objetos, sus descripciones y sus respectivas reglas de utilización, se encuentran definidos en estos documentos.
Paradojalmente hasta la versión 1.2 no se podían mapear los modelos directamente en un entorno técnico, porque aún no estaban definidos los atributos técnicos. Debido a esta falencia existieron muchos problemas en convertir (mapear) los modelos a lenguajes de ejecución como BPEL. Recién con la versión 2.0 existe un metamodelo que permite ejecutar directamente los modelos de BPMN.
Estos dos hechos importantes de la nueva versión, es decir, estandarización y habilidad de ejecución directa, conllevan los siguientes beneficios:
•Para las organizaciones aumenta el grado de independencia de las herramientas de BPM, porque si cambian no tienen que volver a capacitar en otras notaciones. Al 2010 existen más de 60 herramientas de modelación de BPMN con tendencia en aumento.
•La comunicación con otros socios de negocio que hayan adoptado BPMN será mas rápida, fluida y expresiva.
•Se puede esperar que nuevo personal traiga el conocimiento de BPMN.
•Institutos de capacitación, universidades y empresas consultoras invertirán recursos para formar profesionales en esta notación. Empresas privadas desarrollarán soluciones basadas en este estándar.
Si se logra entender los conceptos detrás de BPMN, se pueden construir fundamentos sólidos para diseñar buenos modelos y, de esta forma, cerrar la brecha entre la capa de negocio y la capa de TI. Finalmente podemos concluir que existe una relación muy fuerte entre el nuevo estándar BPMN y BPM porque los modelos de procesos se necesitan en todas las capas de los procesos y en casi todas las fases del ciclo de BPM.
Sobre el autor
Bernhard Hitpass Heyl es autor de la versión hispana del libro internacional BPMN 2.0 Manual de Referencia y Guía Práctica
