Considerado el primer software chileno especializado en la gestión de proyectos, ProactiveOffice.com está instalado desde el año 2004 entregando soluciones y agregando valor a todos aquellos que necesitan gestionar sus iniciativas y digitalizar su PMO (Project Management Office).
ProactiveOffice.com se caracteriza por su interfaz de fácil uso y con la capacidad de adaptarse a las necesidades de los usuarios de cualquier organización. Gracias a esto, ha logrado entregar visibilidad a las jefaturas y gerencias en relación al avance de los proyectos y los costos involucrados durante su ciclo de vida.
Según Sergio López, Founder & CEO de la empresa, “esto se ha conseguido distribuyendo de manera colaborativa el trabajo de ingresar los avances y tiempos invertidos en las actividades que conforman los proyectos de nuestros clientes, entregando indicadores gráficos, curvas S y de valor ganado, y generando cartas Gantt que permiten tener a la vista los estatus del portafolio completo”.
Entre sus principales funcionalidades destacan la gestión de horas, disponibilidad de recursos, porcentajes de avance de actividades, control de costos e integración con diferentes aplicaciones web y dispositivos móviles, que permiten la estandarización de manera natural y el registro de la información propietaria de las compañías. Además la plataforma se ha flexibilizado para ser adaptable a metodologías como PMI.org, Six Sigma y Scrum, entre otras.
“Gracias a este software incrementamos la rentabilidad de los proyectos sin incurrir en mayores gastos y, además, hemos logrado maximizar la eficiencia y proactividad de los recursos contratados y subcontratados por nuestros clientes”, agrega el CEO de ProactiveOffice.
Un caso de éxito
A dos años de haber implementado ProactiveOffice.com, la Gerencia de Operaciones, Calidad y Proyectos de Cencosud Administradora de Tarjetas se manifiesta altamente satisfecha con los resultados obtenidos. Con un volumen de actividades que suma alrededor de 120 proyectos vigentes al año y más de 30 personas enfocadas en ello, la empresa requería de una herramienta que permitiera que el trabajo diario en este ámbito fuera sencillo, de manera de no incorporar una mayor carga laboral, y flexible, proveyendo la movilidad necesaria. Fue así como -explica Leonidas Díaz, Jefe de Area PMO-, tras analizar las opciones disponibles en el mercado, optaron por el software nacional ProactiveOffice.com como el sistema adecuado para apoyar la metodología que ya se había definido para la gestión y control de los proyectos.
Hoy el ejecutivo valora “la flexibilidad del servicio entregado por ProactiveOffice, que al operar en plataforma web, junto con favorecer su uso intuitivo y ahorrar así recursos en capacitación, nos permite acceder remotamente desde cualquier lugar, lo que flexibiliza la labor de los usuarios, que pueden reportar las horas de trabajo o cambiar el estatus de determinado proyecto, incluso desde su casa o en medio de una reunión”.
Otras de las ventajas para la Administradora de Tarjetas han sido el uptime y la diversidad de reportes: “No hemos tenido ninguna caída que nos haya impedido acceder a la herramienta, y los reportes predefinidos se ciñen en un 90% a nuestras necesidades”, indica.
Además, enfatiza Díaz, destaca la capacidad de desarrollo de ProactiveOffice, pues “hemos solicitado bastantes configuraciones puntuales y no ha habido ningún problema o carga extra de trabajo para obtenerlas. Este proveedor ha cumplido con todas las condiciones que acordamos a nivel comercial y técnico”.
Con ProactiveOffice.com, concluye el ejecutivo, la compañía hoy puede saber quién o quiénes están trabajando en determinado proyecto, en qué estado va, los costos asociados, etc., además de conocer la capacidad de recursos disponibles para iniciar nuevas actividades”.
