Una de las primeras decisiones que deben tomar las organizaciones que inician un proyecto de mejoramiento de sus procesos de software tiene relación con la necesidad de contar con herramientas que apoyen la administración de sus procesos, así como la institucionalización de los mismos.
En primer término, es necesario distinguir con absoluta claridad los dos aspectos mencionados. El primero, se refiere a la existencia de un almacenamiento en el cual la compañía mantenga sus procedimientos, métodos, plantillas, etc., que conforman su proceso. En segundo término, está la decisión de establecer un lugar en el cual puedan almacenarse los productos o artefactos que los proyectos van generando mediante el uso de los procesos definidos.
Una herramienta inadecuada no resolverá sus problemas, los agravará
Muchas organizaciones piensan que la adquisición de una herramienta de software, ofrecida como CMM “compliant”, es la llave maestra que las llevará a alcanzar uno o dos niveles de madurez en un corto tiempo y con un mínimo de esfuerzo. Esto, debido a que la herramienta de software así lo promete. Quienes han seguido esta estrategia, casi indefectiblemente, a poco andar se han dado cuenta que las cosas no han cambiado en nada y, peor aún, ahora tienen más problemas que antes. Por lo general, estos proyectos terminan abandonándose con los consiguientes costos humanos y económicos. A través de la historia, no hay evidencias de que el mejoramiento de la calidad en cualquier aspecto haya sido sólo por el uso de herramientas y no haya llevado aparejado un importante esfuerzo de parte de las personas que participaron en dichos procesos.
Es válido recordar el principio que dice que una organización no puede sacar un buen provecho de la tecnología más allá del nivel de madurez en que se encuentra. Por lo tanto, aquélla que está comenzando con sus procesos de mejoramiento no logrará ganancias significativas por el sólo hecho de incorporar las herramientas más sofisticadas del mercado.
En el otro extremo, el administrar los procesos y productos de manera casi enteramente manual, usando sólo las herramientas de oficina disponibles en la mayoría de las empresas, puede resultar demasiado complejo para la mantención, actualización, control de versiones, difusión, etc., de los procesos y productos. Esto puede llevar a ver en los procesos las causas por las cuales los proyectos están aumentando el tiempo de desarrollo. En consecuencia, es necesario tener un justo equilibrio entre madurez de los procesos y herramientas de apoyo.
¿Cómo decidir qué tipo de herramienta debo considerar en mi proyecto de mejoramiento?
Un claro conocimiento de cuál es el problema que tengo que resolver es el aspecto fundamental para tomar una acertada decisión. En ello inciden elementos tales como el tamaño de la organización; tipos, tamaños y cantidad de proyectos; claridad sobre los procesos que se requieren; fases y cantidad de ciclos de vida de-finidos; nivel de madurez de la organización; y distribución geográfica de los equipos de trabajo; entre otros. Una vez definidos los aspectos anteriores, especifique sus necesidades respecto de aspectos funcionales, de costos, necesidades de capacitación y esfuerzo de institucionalización asociados a diferentes herramientas.
Si usted es la persona que debe asignar el presupuesto para el proyecto de mejoramiento o entregar las recomendaciones para que alguien tome esa decisión, entonces, debe contar con los elementos de juicio suficientes para que su recomendación sea acertada. Para ello, lo más seguro es recurrir a una asesoría especializada que le dé las garantías de confianza y seriedad que el tema requiere.
Las lecciones aprendidas
Como recomendación general, extraída de muchas compañías que han recorrido el camino de mejoramiento de sus procesos, podemos afirmar que, por lo general, adquirir una herramienta es fácil, pero, adquirir la herramienta adecuada, en el momento adecuado, con las funcionalidades adecuadas y el precio adecuado…no es nada fácil.
Julio de 2004
